Евгений Мироничев - К черту офис! Построй глобальный бизнес с удаленной командой

• Никаких звонков, кроме очень и очень важных вопросов. Трубка телефона не поднимается в течение рабочего дня.

• В случае срочных вопросов, в которых требуется участие руководителя, для связи используется онлайн-мессенджер или СМС.

• Ответ на входящие сообщения приходит в течение 4 часов.

• При обсуждении должны использоваться логические аргументы, а не эмоциональные.

По моему опыту информирование команды о режиме своей работы действительно помогает. Например, новому члену команды я сообщаю, в какое время я обычно отвечаю на письма и на сообщения, а также сообщаю о том канале связи, который сейчас более приоритетный. Также я всегда сообщаю, что отвечаю с задержкой, в режиме так называемого «замедленного чата», и не стоит сидеть и ждать моего ответа.

Кратко:

– Сформулированные и записанные правила общения помогают сделать коммуникации более эффективными.

И когда ведется умственная работа, то неудивительно, что в совокупности набор, казалось бы, мелочей может оказывать значительное влияние на производительность.

СТОЛ. Должен быть широким и стоять в удобном месте. Подумайте о том, чтобы стол не был громоздким. Один из вариантов: раскладывающийся в длину кухонный стол. Он стоит недорого, складывается и передвигается. Ящики или тумбочку лучше купить отдельно. Если работаете стоя, то для ноутбука дешевым вариантом подойдет картонная коробка или этажерка, поставленная на стол. А если рядом есть стена, то может быть достаточным прикрепить две широких полки на стене: одну для монитора (или ноутбука), вторую, чуть ниже, для клавиатуры и мышки.

КРЕСЛО. Должно быть удобным лично вам. Необходимо, чтобы оно регулировалось по высоте, не стесняйтесь взять с собой рулетку и измерить высоту разных кресел в магазине, т. к. пропорции не всегда получается оценить правильно в другом интерьере. Попробуйте присесть на кресло или стул, чтобы удостовериться, что ноги стоят на полу под прямым углом. И обратите внимание на подголовник и на материал (чтобы было комфортно сидеть в разной одежде, в жару). Хорошо подходит тканевый материал.

ВОЗДУХ. Любая деятельность, а в особенности умственная, требует постоянного притока свежего воздуха. Поэтому, если есть возможность, не надо запираться в маленькой комнате, а если все-таки помещение небольшое, то задумайтесь о том, чтобы установить в стене т. н. «приточный» клапан или принудительную вентиляцию. Кондиционер тоже нужен, но он только охлаждает воздух, не обеспечивая его приток. «Почему-то программисты дышат больше обычных людей, и здесь [в новом офисе] рассчитано 60 куб. м на человека в час, с 10-кратным запасом», – рассказывал о новом офисе компании Борис Нуралиев, директор компании «1С», в интервью газете «Ведомости»34.

ТЕМПЕРАТУРА. Каждому комфортна своя температура, ее лучше подбирать опытным путем. Но уверяю, что производительность при +30 и при +15 градусах тепла может значительно отличаться. Ученые в США проводили эксперимент и выяснили что наименьшее число ошибок оператор компьютера совершает при 25 градусах тепла.

ЗВУКИ. Если не получается создать подходящий звуковой фон, который вам помогает работать, то, используйте. Есть более дешевый вариант: беруши или просто наушники-«затычки». Многим лучше думается в тишине, но некоторым, бывает, хорошие идеи приходят только после «погружения» в звуковой шум. Для качественного переносного звука используйте bluetooth колонку JBL Flip или подобные.

МОНИТОР. Если даже у вас ноутбук с большим экраном, монитор с диагональю 22 и более дюймов на постоянном месте работы поможет работать более эффективно за счет удобства и большего объема информации на экране. Почти все современные ноутбуки позволяют подключать внешний монитор или даже два, таким образом, можете на одном экране работать, а на другом открывать документы, видео, Skype.

ДВИЖЕНИЕ. Сидеть на одном месте не очень хорошо, поэтому врачи рекомендуют каждые 30—40 минут подниматься и немного двигаться. Существуют различные приложения для телефона, напоминающие о том, что необходимо сделать перерыв. Вы уже наверняка знаете, что сидение в течение нескольких часов значительно повышает риски смерти от разных болезней. Но недавние исследования ученых также показали, что риск, вызванный продолжительным сидением в течение 8 часов, может быть устранен, если человек в этот же день двигался более 1 часа35. Поэтому пользуйтесь преимуществом удаленной работы – двигайтесь, ходите, занимайтесь спортом, делайте перерывы, когда удобно.

ВОДА. Очень легко увлечься интересной задачей и забыть про необходимость пить воду, поэтому лучше купить спортивную бутылку для воды и просто держать ее под рукой.

СОЦИАЛИЗАЦИЯ. На производительность может положительно влиять нахождение среди других людей. Это так называемый эффект «социальной фасилитации» (Social facilitation)36, открытый психологом Norman Triplett в 1897 году. В его эксперименте велосипедисты показывали лучшие результаты в присутствии других велосипедистов. Ученый объяснил этот эффект соревновательным инстинктом, который высвобождает дополнительную энергию. Но ряд его коллег обращают внимание также на то, что наличие пассивных наблюдателей вокруг увеличивает производительность только для простых рутинных задач, а вот для сложных и неопределенных задач производительность может, наоборот, ухудшиться.

Домашний офис – это хорошо для производительности, но все-таки требует некоторых затрат на создание и на обслуживание. И не всегда есть реальная возможность сделать его уютным просто физически. Или после прибавления в семье необходимо больше места для самой семьи. Один из вариантов решения такой проблемы состоит в совмещении использования коворкинга, кафе и работы дома.

Кратко:

– В организации рабочего места важна каждая мелочь. Ищите то, что помогает именно вам.

– При умственной работе необходима хорошая вентиляция и комфортная температура воздуха.

– Не забывайте про воду и необходимость регулярно двигаться.

Мне лично нравится работать в коворкингах – потому что там есть готовое рабочее место (монитор, стул и стол, принтер и сканер), но при этом нет никаких долгосрочных обязательств. При этом коворкинги совсем не хуже традиционных офисов, можно сказать, что в некоторых коворкингах даже свободнее и уютнее.

Коворкинг (от слова cowork – совместно работать) – это «офис на час», офисное пространство, как правило, открытое (т. н. open space – т. е. нет отдельных кабинетов, а одна большая комната с рабочими местами на открытом пространстве). В коворкинге работают фрилансеры из самых разных сфер и проектов, предприниматели, стартаперы и даже сотрудники некоторых больших компаний. Типичная ситуация в коворкинге: с одной стороны сидит небольшая группа предпринимателей, обсуждает идею нового сервиса, с другой стороны девушка-маркетолог в Excel делает анализ данных из веб-аналитики, а рядом с ней дизайнер в наушниках на планшете рисует персонажа игры.

Коворкинги являются неотъемлемой частью глобальной культуры и новой экономики совместного потребления (sharing economy) и для многих удаленных сотрудников представляют собой идеальный компромиссный вариант между домашним рабочим местом и традиционным офисом. Плюс человек – существо социальное, и многим психологически важно находиться среди похожих на себя, занятых похожими делами и общаться в среде коллег.

Наибольшее распространение коворкинги получили в больших городах. Первый коворкинг появился в Сан-Франциско, США, в 2005 году и назывался Citizen Space38. Конечно, и до появления коворкингов часть тех, кто работал удаленно, снимали рабочее место в офисе в субаренду или работали в офисе у друзей, но именно с ростом числа фрилансеров коворкинги превратились в отдельную индустрию. Если первым офисом Google и Apple были гаражи, то будущие лидеры глобальных рынков, несомненно, зарождаются сейчас именно в коворкингах.

Теперь, когда коворкинги развиты во всех крупных городах планеты, они уже являются не только офисным пространством, но и местом, где проводятся встречи, конференции и различные мероприятия. В большинстве коворкингов вы можете забронировать не только рабочее место, но и большой конференц-зал с оборудованием для презентаций, зал для приватных встреч. Таким образом, коворкинги обеспечивают все функции традиционных офисов с почасовой, ежедневной или ежемесячной оплатой на выбор. Кстати, многие традиционные компании уже стали размещать своих сотрудников в коворкингах. Например, в коворкингах сети WeWork уже работают сотрудники таких компаний, как Facebook, InBev, the Guardian, SoundCloud, KPMG, Visa, IBM39.