Глеб Архангельский - Хронометраж: система персонального управленческого учета

Так как же все это в итоге выглядит? Достаточно просто. Небольшой листок бумаги, в который записывается ход дня (можно с длительностями дел, можно с помощью надписей на почасовой сетке, как в органайзере). Это — самый тонкий слой аналитики, просто фиксация происходящего для «поддержания тонуса». На этом же листочке удобно делать различные мелкие записи и пометки в течение дня. Потом они могут очень помочь при необходимости восстановить в памяти картину дня, вспомнить что-нибудь важное, найти потерянный телефон, и т. п.

Если чувствуется необходимость что-то улучшить (Д2), придумывается отслеживаемый показатель (Д1), значение которого в конце дня отмечается на листочке. Например, «время на написание отчета – 2:30». Удовлетворенно отмечается улучшение по сравнению с предыдущим днем, при отсутствии улучшения – придумываются оргвыводы («купить шоколадку и награждать себя кусочком за каждые полчаса работы», «вывесить график работы над отчетом на всеобщее обозрение», и т. п.). В конце недели, перед планированием на следующую неделю, дневные листочки обозреваются, подводятся итоги недели, анализируется ее ход, делаются выводы на будущее и записи в дневник. Когда данные, находящиеся в листочках, могут превратиться в информацию (а это может случиться в любое время), листочки извлекаются, соответствующие расходы времени выписываются куда-нибудь в Excel и анализируются. Например, через год после написания первого отчета при планировании работы над вторым выясняется время, потраченное на первый, и определяется производительность труда, что позволяет планировать более точно.

Итак, ваши практические действия:

1. Распечатать нарисованную в Word табличку, или просто взять чистую бумагу, и начать учет своего времени. Без напряжения и попыток сразу что-то менять.

2. Фиксировать каждые 30-40 минут расходы времени с точностью до 5 минут. Если необходимость это делать забывается – не удивляться и начинать учет с того момента, в который вспомнилась.

3. Сразу или через 1-2 недели начать создание собственной аналитики. Совершать с ее помощью «ковровые бомбардировки» всего личного времени в течение 4-6 недель. Разрабатывать залежи времени, изгонять воров, налаживать учет и контроль.

4. Когда «вестибулярный аппарат» начнет работать уверенно и четко, начать «чистку» аналитики и создание экономной системы персонального управленческого учета.

5. С помощью определения информации по Уотермену совершать «точечные удары» по участкам, требующим повышения эффективности

6. Присоединиться к тайм-менеджерскому сообществу сайта www.improvement.ru, чтобы делиться любым недоумением, сомнением, вопросом, советом, опытомс людьми, которые не только учат организации времени, но и сами делают.

7. Находить все новые и новые резервы эффективности, и радоваться жизни, которой стало больше, потому что стало больше времени, которое и есть – жизнь.

Теперь директор ЗАО «Иванов И.И.» избавлен от головных болей и опасений. Он отслеживает эффективность не напрягаясь, «в фоновом режиме», безошибочно чувствуя, где у него похищают время и как можно этого избежать. Он умеет совершать «ковровые бомбардировки» для профилактики и «точечные удары» для достижения управляемости. Он полностью контролирует ситуацию.

Всякой серьезной новой мысли требуется некоторое время, чтобы органично включиться в картину мира… Если вы еще не уверены, стоит ли начинать хронометраж, или хотели бы недельку-другую «собраться с духом» – есть очень простой рецепт, как это сделать. Его предложил один из участников тайм-менеджерского сообщества в ответ на вопрос начинающих «Как перестать лениться?»

Вы распечатываете и ставите себе на рабочий стол небольшой календарик-пинарик (от слова «пинать»). Отличие от обычного календарика: над графиком текущего года изображен список цифр – годы от вашего рождения примерно до текущего; под графиком – от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости от вашего возраста и уровня оптимизма. Заведя пинарик, вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно – с лирическими воспоминаниями. Затем таким же манером вычеркиваете прожитые дни текущего года. Пинарик готов к употреблению.

Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером – вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще, особенно в нижнюю строчку.

И через неделю вам очень захочется начать хронометраж!

Архангельский Г.А. Скорая тайм-менеджерская помощь. Деловой Петербург, приложение ДП-Персонал, 12'2000—01'2001. http://www.improvement.ru/2skoraya.shtm

Гранин Д.А. Эта странная жизнь. http://www.improvement.ru/bibliot/graneta/index.shtm

Альтшуллер Г.С. О системе Любищева. http://www.improvement.ru/bibliot/altshull.shtm

Козловский С.В. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность. http://www.improvement.ru/bibliot/kozlovsk.shtm

Зайверт Л. Ваше время — в ваших руках. М: Интерэксперт, 1995.

Бабий А. Хронометраж или Алгебра любви-3. http://www.improvement.ru/bibliot/babiy.shtm