Владислав Волгин - Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

В системе каждый менеджер может провести полный и грамотный анализ по имеющемуся ассортименту, отследить товародвижение по каждому клиенту, по каждому поставщику, анализ продаж по любому промежутку времени – за полчаса, за час, за день, за неделю и т. д.

Система позволяет работать с внешними охранными системами, системами видеонаблюдения и т. д. Для кассовых операций также используется система.

Функции модуля «Товары»:

♦ закупки;

♦ бланки заявок на закупку;

♦ заказы;

♦ поступления;

♦ счета;

♦ корректировки;

♦ продажи;

♦ ценообразование;

♦ заказы;

♦ отгрузки;

♦ счета;

♦ корректировки;

♦ возврат: обработка/резервирование;

♦ возможность замены товаров;

♦ контроль фактического наличия запасов;

♦ внутренние перемещения по складам и филиалам;

♦ замены позиций;

♦ управление запасами.

Система способна автоматически формировать проект закупок товаров. Чаще всего операция закупки начинается с оформления бланка заявки (проекта закупки). Система располагает гибкими средствами создания этих бланков – с учетом категории поставщика и типа заказа на закупку. Можно выбирать различные бланки заявок, которые можно использовать в их готовом виде, дополнять, сокращать или перерабатывать. Программа также информирует о необходимости выполнения перезаказов, достижении максимального уровня складских запасов, видах заявок и состоянии обработки заказа изготовителем. Можно легко и точно заказывать именно то, что требуется. Очень важно, что заказ можно делать в формах, привычных для любых поставщиков и отсылать его по электронной почте или по факсу. Заказы на закупку могут быть созданы на основании бланков заявки, сформированы из других документов, например, ценовых листов, или введены вручную.

Можно свободно рассчитывать цены закупки: они могут быть взяты из прайс-листа, вычислены автоматически или введены вручную. Также возможно сезонное изменение цен.

Все закупки регистрируются и могут быть проконтролированы в любое время. Система хранит историю закупок по каждой номенклатурной позиции, а также ведет журнал выполненных расчетов. Кроме того, можно отслеживать изменение цен производителя.

В программе предусмотрено множество способов обработки информации как о продажах, так и о закупках: цены для частных клиентов, юридических лиц и независимых торговцев могут вычисляться автоматически или редактироваться вручную, и протоколируются для каждой строки заказа. Помимо истории закупок, в программе аналогичным образом ведется история продаж.

Можно быстро и легко создавать заказы на продажу и выставлять счета, перенося строки из имеющихся ценовых листов и каталогов производителей, объединяя отдельные заказы для осуществления комбинированных отгрузок, или же выставляя счета на частичные отгрузки. При необходимости счета и отгрузки могут оформляться и регистрироваться независимо друг от друга. Это позволяет делать частичные отгрузки с немедленным или отложенным выставлением счета, что обеспечивает полную свободу действий.

Часто случается, что некоторые позиции резервируются для целей продаж. В системе резервирование осуществляется на основании любого выбранного документа продажи. Резервирование может распространяться на заказ на закупку, имеющиеся складские запасы или на товары, которых в данный момент нет в наличии – в этом случае процесс резервирования просто сводится к оформлению бланка заявки. Программа автоматически закрепляет заказанные позиции за заказом на закупку.

Когда изготовители заменяют выпускаемые позиции на новые в других системах это приводит к большому объему дополнительной работы, но в системе замена товаров может быть сделана автоматически, на основании данных изготовителя: оператор утверждает требуемые замены и программа выполняет их, создавая архив замен и указывая все замененные позиции. Если товар, подлежащий замене, будет внесен в документ закупки или продажи, то при этом автоматически будет выведена информация о замене.

При необходимости все замененные позиции можно просматривать вместе с данными об их текущих остатках. Это позволяет получить полную картину текущего состояния дел и направить усилия на продажу замененных компонентов, чтобы освободить место для новых.

Система выполняет инвентаризацию быстро и без ошибок. При вводе позиций, которые должны быть записаны в инвентаризационную ведомость, система автоматически регистрирует все отклонения и обновляет содержимое ведомости. По выявленным расхождениям программа проводит автоматическое списание недостач и оприходование излишков. При этом доступно множество способов анализа данных, а результаты инвентаризации отражаются в модуле «Главная книга».

В системе есть специальная функция, позволяющая задать пределы колебаний цен: если они выходят за установленные рамки (например, больше 3–5%), система выводит соответствующее сообщение на экран руководителя.

В системе удобно реализован учет бракованной продукции: товар легко перевести в категорию брака, учесть как бракованный и проанализировать по поставщикам.

Статистика товародвижения по позиции показывает, например, что за ноябрь было продано 10 единиц товара за 3 дня. Потом 6 дней был перерыв – товара не было в продаже. Потом он появился опять, за 2 дня продано 10 штук, т. е. для анализа имеются точные параметры. Менеджер понимает, что на месяц и ему надо заказать не 10, а 50 штук.

Если приход не сходится с заказом, остается второй документ по недополученным товарам от поставщика. Если такое происходит по

2-3 закупкам от одного поставщика, можно отказаться с ним работать.

Некоторые возможности:

♦ гибкая настройка расчета цен закупок и продажи;

♦ хранение истории документов куплипродажи;

♦ хранение прайслистов производителей;

♦ связь с каталогами производителей;

♦ простота в управлении внешнеторговыми сделками;

♦ сезонная корректировка отпускных цен;

♦ показ наличия товара;

♦ возможность продажи товара, отсутствующего на складе (дополнительно);

♦ управление не складируемыми товарами;

♦ замена товара с показом истории замен;

♦ резервирование товара и создание требований на закупку при отсутствии товара на складе;

♦ расчет объема запасов при закупках и продажах;

♦ хранение заявок на продажу для выявления неудовлетворенного спроса;

♦ выдача предупреждений о недопоставках и не выставленных счетах;

♦ запрет продаж, осуществляемых с превышением максимально допустимого размера скидки, или с наценкой ниже минимального уровня (устанавливается в зависимости от статуса сотрудников фирмы);