Юрий Лукаш - Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса

Налоговые чиновники обязательно попытаются подотчетные денежные средства в крупных суммах истолковать в качестве выданного работнику беспроцентного займа. Причём если срок подотчета не установлен, то объявят его равным 1–3 дням и насчитают материальную выгоду от экономии на процентах, облагаемую налогом на доходы физических лиц (подп.1 п.1 ст.212 НК РФ). В такой ситуации немаловажную роль сыграет приказ о подотчетных лицах (с их перечнем, разумеется).

Следует также иметь в виду, что если работник уволился, не отчитавшись по подотчётным суммам, то налоговые чиновники требуют, чтобы такая сумма была включена в доход работника. Кроме того, организации придется сообщить в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности (п.5 ст.226 НК РФ), поскольку в противном случае возможно наложение штрафа по статье 123 НК РФ.

Конечно с юридической точки зрения это может быть квалифицировано как хищение, но поскольку вернуть деньги можно через суд в течение трёх лет и все это время долг «подотчётника» должен числиться в бухгалтерском учёте, то налоговые чиновники будут настаивать на своём.

Распространена практика, когда работники сначала тратят деньги, а затем отчитываются за них, и уже после этого им компенсируют расходы. Конечно, законом это не запрещено, но такая компенсация не является авансом, а работник в этом случае не является подотчетным лицом, поскольку ему просто не за что отчитываться перед своей организацией. По существу в таком случае работник кредитует организацию и в зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговые чиновники могут объявить работника либо заимодавцем (если документы оформлены на организацию), либо продавцом (если документы оформлены на работника). В первом случае страдает организация, поскольку налоговые чиновники доначислят ей доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, то у работника проблем не возникнет. Если в первичных документах указан работник, то налоговые чиновники попытаются утверждать, что работник сначала приобрел товарно-материальные ценности для себя, а затем перепродал их организации. Если в зависимости от вида товарно-материальных ценностей не получится с доводом о приобретении их работником для себя, то налоговые чиновники выдвинут тезис о приобретении работником этих товарно-материальных ценностей с целью последующей перепродажи. В любом случае работнику придется начислить налог на доходы физических лиц, а у организации не только возникнут сложности сразу с тремя налогами, но ее еще оштрафуют за то, что она не подала сведения по налогу на доходы работника-продавца, не примут к зачёту налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника. Во избежание такой ситуации необходимо ввести в организации порядок, согласно которому все первичные документы оформляются только на организацию и указать об этом в указанной выше памятке для работников. Можно также проводить покупки через работников, имеющих деньги в подотчете.

Если из-за нулевых остатков по кассе нет возможности выдать деньги в подотчет задним числом, надо составить приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками, свойственные только данной организации и в них указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения. Об этом же не лишним будет упомянуть и в учетной политике организации.

Кроме вышеизложенного в рамках рассматриваемого круга вопросов истины ради отметим, что согласно НК России одним из условий вычета НДС является оплата товаров (работ, услуг), а за счет каких денег она будет произведена – собственных или заемных – при этом значения не имеет. Более того, положительные решения судей имеются и в тех случаях, когда «подотчётник» рассчитывался собственными деньгами – свое решение судьи обосновали тем, что, по сути, между фирмой и работником заключается договор займа, но по нему не соблюдена письменная форма, которая, кстати, в данном случае и не требуется согласно пункту 1 статьи 808 ГК РФ.

Учитывая изложенное, в случае необходимости можно оформить подотчетную сумму как заем организации у своего работника. Причем договор лучше составить в письменном виде. Причем, оформить заем можно как до, так и после покупки. Если заем оформлен до покупки, налоговые чиновники смогут убедиться в том, что работник потратил не свои собственные деньги, а деньги организации по месту работы. Одолженное с момента заключения договора является собственностью заемщика (ст. 807 ГК РФ). В договоре также можно предусмотреть, что «подотчетник» (заимодавец) передает средства по договору не организации, а непосредственно поставщику товаров. Таким образом, он становится просто связующим звеном между фирмой-покупателем и фирмой-продавцом. Поэтому принять НДС к вычету можно в день покупки независимо от срока возврата займа. Если заем оформлен после покупки, то будет сложнее доказать, что это деньги организации, а не ее работника. В этом случае договор займа с работником должен быть заключен не позднее того дня, когда работник будет отчитываться перед своей организацией. При этом руководитель организации должен составить заявление с просьбой зачесть денежные средства, полученные от работника, в счет погашения задолженности по подотчетным суммам. Таким образом, получится, что фирма погасит долг перед сотрудником заемными средствами, предоставленными им же. Поэтому вернуть долг придется уже не за приобретенный товар, а за предоставленный заём. Право поставить НДС к зачету в этом случае очевидно.