Кирилл Погодин - Ресторан выездного обслуживания (кейтеринг): с чего начать, как преуспеть

Несмотря на общую популярность японской кухни, на выездных мероприятиях ее заказывают редко, поэтому кейтеринг-фирмы не готовы иметь в своем штате специалиста по изготовлению суши. А вот блюда, допустим, немецкой кухни повара зачастую готовят с легкостью, так как это одна из самых популярных кухонь с достаточно простой рецептурой.

Если говорить о том, насколько точно соблюдается рецептура национальных блюд, то сейчас в России можно приобрести практически любые ингредиенты, разрешенные законом. Если мероприятие с клиентом разрабатывается и согласовывается заранее, то кейтеринг может организовать поставку некоторых ингредиентов и продуктов из-за рубежа, в том числе напитков. Однако если клиент не столь щепетилен или имеет ограниченный бюджет, можно предложить заменить некоторые ингредиенты  блюд на более экономичные. На качество еды это особенно не повлияет. Например, в салатах возможна замена французского сыра на его российские аналоги.

С некоторыми специфическими ингредиентами действительно возникают сложности. Речь о тех продуктах, которые привозятся из-за границы ограниченным числом поставщиков. Это могут быть, например, специфические напитки или французские трюфели. Поэтому заказы на подобные ингредиенты необходимо размещать заранее, и соответственно клиент должен утверждать праздничное меню заблаговременно.

Ограничение по масштабу мероприятия может быть лишь в том случае, когда в меню присутствуют блюда, которые сложно приготовить на большое число гостей из-за рецептуры или специфики подачи. Некоторые просто нельзя готовить заранее, а необходимо подавать гостям сразу. Например, итальянское карпаччо из лосося, которое быстро тает, или блюда из баранины, которые можно подавать только горячими, так как в холодном виде их есть просто невозможно.

Достаточно часто кейтеринг-службе приходится выходить далеко за пределы изучения меню и рецептов: ведь кроме еды на выездных мероприятиях огромную роль играют сервис (персонал) и оформление. Для полноценной грамотной организации этномероприятия необходимо знать и традиции – для некоторых наций, например, является недопустимым обслуживание официантами женского пола. Также стоит обращать внимание на цветовую гамму, элементы декора, принятые в той или иной стране.

По мере развития кейтеринговой компании так или иначе приходится сталкиваться с запросами на все более и более крупные мероприятия. Масштабным можно назвать любой банкет или фуршет, существенно отличающийся от обычной загруженности конкретной компании. Для кого-то трапеза на 100 человек – особый случай, для кого-то обслуживание 5000 человек – обычное дело. Тут все индивидуально. Но в любом случае работать в такой ситуации приходится не так, как обычно.

Первое и важное – это график подготовки. Он позволяет менеджеру контролировать ситуацию и в непривычных условиях ясно понимать, какой резерв времени у него есть, успеет он выполнить все необходимые действия с нормальной скоростью – или надо работать быстрее.

График оформляется в виде таблицы и включает три основных показателя: время, исполнителей и действие.

1. Время. Обозначая временные рамки для той или иной операции, лучше всего использовать получасовые блоки. С одной стороны, за полчаса можно сделать довольно много. С другой – это достаточно короткий промежуток времени, что позволяет не растягивать выполнение задачи и успешно его контролировать. Тридцатиминутки не должны содержать запаса времени – его следует отложить на конец подготовки (он пригодится в случае форс-мажора). Все должно проходить в бодром темпе. Нельзя создавать ситуацию, когда персонал будет расслабляться, зная о временном буфере.

2. Исполнители. Поделите официантов на удобные управляемые группы численностью 7 ± 2 и закрепите их за старшими официантами (бригадирами, супервайзерами). Это следует сделать сразу после того, как на площадку приехало оборудование и прибыл персонал, иначе в течение какого-то времени менеджеру придется иметь дело с неуправляемой толпой.

3. Действие. Все действия необходимо разделить по «географическому» признаку на производимые в зале и в техническом помещении. Кроме того, они будут основными и вспомогательными (инструктаж, питание, переодевание персонала); последовательными (один этап которых следует за другим) и сквозными (например, отпаривание чехлов на стулья, которое может длиться в течение всего времени подготовки параллельно с другими действиями).

Возьмем для примера график подготовки ответственного мероприятия на 700 человек, которое обслуживают 20 официантов и 20 официанток, разделенные на 4 группы по 10 человек. На каждые две разнополые группы приходится по одному супервайзеру напрямую (подчиненному менеджеру мероприятия, который в процессе подготовки общается только с ними, отслеживает выполнение графика и отдает распоряжения. Супервайзеры же следят, чтобы персонал делал все в обозначенные сроки. У них на руках нет графиков! Не стоит им давать информацию о том, что в их компетенцию не входит. Если супервайзер не знает, что поручит ему менеджер в следующие полчаса, у последнего появляется возможность изменять график по мере необходимости.

Преимущество работы по графику заключается в следующем: менеджеру не приходится беспокоиться о том, что он успевает, а что нет, не нужно помнить обо всем. Он просто ставит перед супервайзерами задачи, по истечении 20–30 мин спрашивает, все ли готово, а если в сроки уложиться не удается, решает, за счет каких блоков компенсировать отставание. Если у менеджера отобрать график, он, конечно, справится и даже вовремя начнет мероприятие, но будет испытывать гораздо больший стресс и определенно станет работать менее эффективно.

Не менее важен и пакет документов. График – инструмент, позволяющий работать спокойно и результативно, но это лишь один из многих документов, необходимых менеджеру во время ивента. Он непременно должен письменно изложить всю информацию, которую в качестве руководителя проекта аккумулирует у себя, чтобы потом передать в соответствующие подразделения компании, которые благодаря этому будут знать, что делать. В противном случае менеджеру придется лично руководить всеми процессами. Нет плана расстановки мебели? Будет указывать, куда ставить столы. Отсутствует описание сервировки? Собственноручно накроет хотя бы первый стол. Нет списка арендуемого оборудования? Займется приемкой привезенного… Если же все необходимые «бумажки» готовы, то с расстановкой мебели отлично справится супервайзер, официанты без труда сервируют столы, а технический менеджер благополучно примет оборудование.