Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Сформулируйте свои цели и распределите временные траты

Когда вы дойдете до состояния, в котором способны представить себе, почувствовать, пощупать и вкусить свою волшебною жизнь, сформулируйте собственные цели и распределите время по соответствующим статьям так, чтобы превратить их в реальность.

Запишите свои R.E.A.D.Y.-цели – реалистичные, волнующие, ориентированные на действие, директивные, истинно ваши. Затем распределите время – свой самый важный ресурс – так, чтобы они заняли достойное место в вашем календаре. Тщательно продумывайте каждую задачу и каждый проект, прежде чем включить их в свой график. И всякий раз спрашивайте себя: «Как эта задача или проект продвинут меня вперед к достижению целей?».

Будьте бдительны: не допускайте проникновения в ваш график дел, которые не приближают вас к целям.

Как вы инвестируете свое время? Как эти инвестиции соотносятся с вашими целями? Посмотрите на свой календарь – это ваше заявление об инвестиционной политике. Что он говорит о ваших временных тратах? Может, вы попусту расходуете время? Если да, то остановитесь! Добейтесь максимальной отдачи от каждого часа каждого дня, выбрав такую тактику временных инвестиций, которая подходит вашему стилю продуктивности. Время – невозобновляемый ресурс. Инвестируйте его с умом – и достигнете поставленных целей.

Есть работа монотонная, затратная по времени, и на ее выполнение большинство из нас переводит дни. А есть и другая работа, настоящая, которая продвигает нас ближе к поставленным целям. Откорректируйте свой перечень задач так, чтобы концентрироваться именно на ней.

Прежде всего проверьте свои допущения. Может, вы принимаете решения, за какую работу взяться, исходя из ошибочных, обманчивых, необоснованных предположений? Может, они мешают вам выполнять ту работу, которая согласуется с вашими личными целями?

Затем взгляните на текущий перечень задач. Что вам следует перестать делать? Осмотрите придирчивым взглядом все свои проекты и спросите себя, в какой степени каждый из них еще актуален, напрямую связан с вашими целями и обещает высокий уровень рентабельности временных инвестиций. Вычеркните те проекты и задачи, которые не заслуживают внимания, – вы точно не пожалеете об этой утрате.

И в конце задайте себе вопрос: «Что мне следует начать делать? Какие проекты и задачи необходимо добавить к моему перечню дел, чтобы я мог добиться своих целей?». Вот и добавьте их.

Предоставьте выполнение рутинной работы кому-нибудь другому, кто не мечтает о такой волшебной жизни, как у вас. Сфокусируйтесь на настоящей работе, которую вам действительно необходимо выполнить.

Руль управления вашей жизнью – в ваших руках. Перестаньте просто реагировать на происходящее и перейдите к ответным действиям – продуманным, целенаправленным и осознанным.

Для начала верните контроль над собственным рабочим порядком. Принимайте решения, к выполнению какой именно задачи приступить, только после того, как ответите на три вопроса: о необходимом времени, доступных инструментах и ресурсах и имеющемся запасе энергии. Выключите звонки, гудки и трели всех ваших электронных устройств. Пусть технологии обслуживают вас, а не наоборот – вы их.

Затем обуздайте электронную почту. Используйте «Алгоритм имейл-проворности», чтобы навести порядок в ящике входящих сообщений: превратить письма в задачи, переслать их соответствующим лицам или просто удалить. Активнее применяйте сервисы и инструменты для работы с электронной почтой, чтобы упростить и ускорить процесс имейл-коммуникации – пусть почтовая программа трудится на вас.

Далее перестаньте перекладывать бумажки. Выстройте себе систему поиска документов, которая позволит находить любую информацию за считаные секунды.

И наконец, революционизируйте свой подход к собраниям. Если ваше участие в том или ином совещании нельзя назвать самой разумной временной инвестицией, скажите «нет». Помните: каждый раз, когда вы говорите «да» чему-то одному, вы тем самым говорите «нет» чему-то другому.

Перестаньте просто реагировать на происходящее – это не только утомительно, но и не поможет вам сделать свою жизнь такой, о какой вы мечтаете. Предпринимайте ответные действия.

Люди любят помогать окружающим. У меня ушло много времени на то, чтобы поверить в сей факт и выключить звук внутреннего голоса, который твердил: «Все нужно делать самому». Но это правда: люди хотят быть полезными, вносить свой вклад в общее дело и делиться своими навыками с другими.

Поэтому не стесняйтесь обращаться за помощью. Научитесь делегировать полномочия эффективно: определите, что именно можно и нужно перепоручить другому; затем сделайте это как следует – не торопитесь сбросить с себя «груз» и сбежать; и в завершение настройте коллег на успех. В итоге и вы, и ваша организация добьетесь гораздо большего, если вы преодолеете свое внутреннее сопротивление делегированию и в полной мере задействуете таланты, умения и знания ваших товарищей по команде.

Станете ли вы тратить день на посадку растений у себя во дворе, инвестируя в них время и деньги, если знаете, что впоследствии их так ни разу и не польете? Конечно, нет.

Успех похож на цветок, на живое существо – ему также требуется регулярная забота и поддержка. Планирование – вот та поддержка, в которой нуждается ваш успех. Лучше и проще всего составлять план «послойно»: начиная с месячного и далее переходя к недельному и ежедневному.

Месячное планирование позволяет удерживать в поле зрения общую картину ваших целей, обязательств и приоритетов, а также гарантирует, что в вашем графике учтено все, что действительно для вас важно.

Недельное планирование помогает фокусироваться на проектах и задачах, которыми следует заняться в ближайшие дни. Оно освобождает мозг от несвойственной ему функции все помнить и подсказывать. Недельное планирование позволяет также контролировать реализацию проектов, собирать и обрабатывать информацию, которая скапливается за неделю, и упорядочивать ее.

И наконец, ежедневное планирование обеспечивает возможность полноценно фокусироваться на работе, которую вы намерены сегодня выполнить. Оно помогает минимизировать влияние отвлекающих факторов и контролировать появление проектов, конкурирующих с уже утвержденными за ваше внимание.