Кейт Кинан - Делегирование полномочий

Принять окончательное решение и расстаться с тем, что вы считаете своей собственностью, не так уж и легко. Надо иметь мужество, чтобы гарантированно подвергнуться риску и позволить постороннему человеку сделать работу, которую при обычных обстоятельствах выполнили бы вы, особенно учитывая то, что полную ответственность за результаты все равно несете вы. Человеку по природе своей свойственно испытывать сомнения и быть нерешительным, когда есть необходимость позволить другому действовать на свое усмотрение. Приходится справляться с опасениями, что привлеченный исполнитель совершит непоправимую ошибку, чего сами вы никогда бы не допустили. Присутствует также страх утратить контроль. Никогда не стоит забывать о том, что:

• вы не единственный, кто способен выполнять задачи, обычно входящие в ваши обязанности;

• если результаты задания соответствуют требуемым стандартам, не столь важно, что способ выполнения отличается от наработанного вами;

• вы не утратите контроль над работой в целом, если поделитесь ее частью.

Верьте, что мудрый выбор и успешное делегирование задания непременно дадут хорошие результаты.

Первая демонстрация доверия далека от искреннего чувства спокойной уверенности. Доверие создается постепенно, шаг за шагом, от поручения менее важных заданий и в конечном счете более важных. Например, вы вряд ли доверите организацию презентации Валету. Но после того как он успешно справится с заданием по инвентаризации архива, перед ним можно поставить и вышеупомянутую задачу.

Только от вас зависит, удастся ли вам настроиться на волну доверия.

• Всегда выполняйте данные обещания. Если уж вы обещали, что обеспечите поставку определенного оборудования, выполните это при любых обстоятельствах.

• Регулярно демонстрируйте, что вы по достоинству цените усилия, направленные на достижение результата. Это так просто: стоит только произнести волшебное слово «спасибо», искренне и без посредников.

• Никогда не позволяйте тем, кому поручено выполнение задания, взять ответственность на себя, если что-то пошло не так, как предполагалось. Не допустите, чтобы исправление ошибок стало всеобщим достоянием. Наоборот, публично защитите исполнителя от возможных колких замечаний посторонних лиц.

Люди не должны испытывать ни малейших сомнений в вашем покровительстве и поддержке, если в случае возникновения проблемы они вам доверятся. Полагая, что вы, вероятнее всего, подведете их при первых признаках неудачи, они вряд ли будут прилагать максимум усилий для выполнения задания.

Столь же необходимо вселить в сотрудника уверенность в том, что вы полагаетесь на его способности и поэтому поручили ему такое ответственное задание. Когда он почувствует доверие с вашей стороны, то поймет, что вполне может доверять и вам.

Нельзя лишать людей права на ошибку. Конечно же, не хотелось бы, чтобы сотрудники допускали ошибки, особенно если этого можно избежать. Важно установить правило: в случае возникновения непредвиденных обстоятельств не нужно бояться признаться в этом. Например: «Если возникают какие-то трудности, пожалуйста, не держите это в тайне; немедленно сообщите мне, и мы устраним возникшую проблему». Это даст ощущение уверенности в том, что вы не будете чрезмерно критичны и что ваше отношение всегда будет конструктивным и полезным, каковы бы ни были обстоятельства.

Если вы открыто не заявили о своей готовности и желании подставить плечо, подчиненные вряд ли придут к вам со своими проблемами из-за боязни негативной реакции. Скорее всего, они даже попытаются скрыть случившееся. В итоге, обнаружив застарелые проблемы, вам придется выпутываться из кризиса, который с самого начала можно было не заострять. А это не только окажет негативное влияние на вашу собственную работу, но также послужит причиной отчаяния и падения духа самого исполнителя. Уверенность в искреннем уважении обычно рождает взаимное чувство и положительно влияет на усердие и старание сотрудника как доказательство преданности и полной отдачи делу.

Поскольку наряду с заданием передается определенная часть полномочий и ответственности, необходимо быть уверенным, что они будут использованы строго по назначению. Независимо от сложности задачи всегда лучше заручиться согласием и определенными обязательствами человека, на котором вы остановили свой выбор. И чем больше обязательств принимает на себя исполнитель, тем выше шансы мероприятия на успех.

Чтобы согласиться принять поручение и сопряженную с этим ответственность, люди должны быть заинтересованы в его выполнении, должны гореть желанием и обладать определенными способностями. Наличие способностей при отсутствии желания, скорее всего, приведет к неудовлетворительному завершению. Один доброволец стоит сотни принужденных, поэтому нужно приложить усилия и потратить время, дабы убедиться в искренности желания сотрудника взяться за выполнение поручения.

Чтобы добиться согласия, крайне важно вселить в будущих исполнителей уверенность в следующем:

• Им поручено задание особой важности. (Это переносит его в разряд требующих серьезного отношения и играющих важную роль в сложном комплексе работы в целом.)

• Они наделяются определенным уровнем автономности, в рамках которой они могут действовать для достижения конечной цели. (Это способствует проявлению индивидуальности, равно как и получению удовольствия от выполнения задания собственным способом.)

• Эта работа поручена именно им, потому что их уникальные способности могут проявиться в этом деле наилучшим способом. (Это только усовершенствует навыки подчиненных и повысит самооценку и самоуверенность.)

Вышеизложенное поможет людям проявить преданность делу, задание будет восприниматься как лично значимое, то есть такое, которым можно гордиться. При этом сотрудник не будет испытывать чувство стыда за то, что его умения используются только для того, чтобы освободить от работы кого-то другого.

Приверженность рождает сознательность, которая стимулирует людей преодолевать затруднительные и неприятные этапы с целью достижения окончательного успеха.

Если вам не удалось получить подтверждение о согласии и искреннем желании взяться выполнение поручения, нет гарантий, что оно будет выполнено надлежащим образом, если будет выполнено вообще – а это полностью нивелирует основные принципы делегирования.

Ваша главная и первоочередная цель – освоить основные этапы делегирования. Если вы не постигнете принципы правильного подхода к делегированию, то все усилия будут приложены впустую.