Анна Клокова - Материальная ответственность работника

Памятка для подотчетного лица

1. Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000рублей по одному договору.

2. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.

3. Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.

4. Оформлять доверенность на покупку товаров с тем, чтобы выдали накладную и счет-фактуру.

Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, если водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.

Поэтому рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со статьей 183 Гражданского Кодекса РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения. Поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.

Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.

Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.

Кроме указанного приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, организация должна иметь согласованный с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе. В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.

В настоящее время вся наличность о поступающей денежной выручки в кассу организации ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

При расчетах с подотчетными лицами достаточно распространенной ошибкой является нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.

В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда в соответствии с пунктом 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 г. № 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.

Размер такого лимита установлен Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными денежными средствами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.

Несоблюдение лимита расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами в соответствии со ст. 15 КоАП РФ влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.

На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.

Можно привести следующие примеры, когда может быть превышен данный лимит:

а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);

б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;

в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;

г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;

д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.

Еще одной распространенной ошибкой является выдача подотчетному лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу, других денежных средств. Как было сказано выше, пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России от 4 октября 1993 года № 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом подразумевается, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).