Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

Еще один вариант – мероприятия во время прогулки, в движении. Легко представить, как группа из 40–50 человек прогуливается и обсуждает тему, останавливаясь в случайных или заранее запланированных местах. Что если раздать всем наушники и микрофоны для дискуссий?

Есть и другие способы сделать мероприятия динамичнее.

Мастер Бу ушел и вернулся с большим таймером, на котором стояло время две минуты.

– Ограничение времени выступления приводит к чудесным результатам. Четко определите правила, например две минуты на выступление и пять минут на подведение итогов. Две минуты каждому спикеру, строго, без исключений, его нельзя прерывать. Опубликуйте правила заранее, чтобы участники не нарушали регламент. Конечно, модератор должен уметь корректно распоряжаться временем, прибавляя две-три минуты, если дискуссия вызывает живой интерес. Однако в целом важно выдерживать спартанский режим. Назовем это «интервальными event-тренировками» или «две минуты, и ушел».

В этот момент люди в черных костюмах, похожие на японцев, вынесли из зала стулья и столы. Остался один экран.

– В переводе с японского ПечаКуча – это «болтовня» или «бла-бла». И для нас это полезно как формат мероприятия и способ его ускорить при сохранении содержания. Выступающий представляет доклад-презентацию из 20 слайдов, каждый слайд демонстрируется 20 секунд, после чего автоматически сменяется следующим. Так продолжительность доклада ограничивается шестью-семью минутами. Доклады следуют один за другим. Количество обычно варьируется от 8 до 12.

Помимо оптимального количества времени, формат предполагает большую подготовку спикера к выступлению. А быстрые переключения слайдов соответствуют нашему нынешнему представлению о скорости изменения контента.

В этот момент зал наполнился молодыми девушками и парнями с флажками двух разных цветов. На одних написано «Голосуй за Бу», на других – «Голосуй за Шу».

– Это еще один формат, который у нас используется реже, чем хотелось бы. Это дебаты. Два спикера защищают разные точки зрения, на втором этапе им помогает зал или заранее выбранные секунданты. Этот формат может использоваться даже для корпоративных мероприятий.

Например, для прекрасного банка мы сделали дебаты двух вице-президентов. Один отвечал за розницу, второй – за интернет-банк. Первый отстаивал точку зрения о значимости личного общения, общения в физических офисах. Второй – переход банковских услуг в онлайн-зону.

В рамках своих представлений они смогли удачно показать свой банк, свои возможности, рассказать о новостях. При этом формат был новым и потому вызывал бурную реакцию у слушателей. Особенно на стадии их вовлечения в дебаты.

При этом все понимали, что всегда личное общение будет уживаться с интернет-банком. Противостояние поверхностное, но привносит интригу в сценарий мероприятия.

На этом закончим сегодня, – мастер Бу склонился в поклоне.

Футурологи были довольны и перешли к обсуждению будущего в сфере путешествий.

Однажды на верхнем этаже гостиницы «Пекин» проходило «быстрое свидание». Девушки и юноши пересаживались от столика к столику, знакомясь и делая пометки на листочках. Они с интересом посматривали на двух длинноусых старичков в одежде китайских мастеров.

– Смотри, Шу, в чем проблема традиционных конференций. Они созываются для того, чтобы возникали новые контакты, новые идеи для бизнеса, сделки, связи, приводящие к новым идеям. Но в большинстве случаев люди уходят с теми же контактами, что и пришли. Мы держимся привычного, зоны нашего комфорта.

Есть ли смысл писать статью «10 способов познакомиться на конференции»? Разве такие рекомендации работают? Разве кому-то помогли рекомендации «10 способов не есть после 20:00»?

Это задача организаторов – создать такие условия, в которых у участников не останется выбора, поскольку они поймут, что знакомство – часть сценария мероприятия. Надо сказать, что такое редко случается.

Мастер Бу и мастер Шу уселись за стойку бара «Та Й Маут», заказали себе по коктейлю с полезными травами и продолжили беседу.

– По аналогии со свиданиями не так давно появился формат speed netwоrking. Принцип тот же – два круга участников, ограниченное время на общение, перемещение за соседний стол. Это подходит не для всех аудиторий. Тем не менее, если стоит задача быстро познакомить всех со всеми, нет лучшего инструмента.

Есть еще два формата, которые я приберег на десерт.

Мастер Бу заказал себе второй коктейль и скептически посмотрел на Шу, еще потягивавшего первый. Прямо перед ними текло бесконечно движущееся Садовое кольцо. Бу нравилось жить в городе и наблюдать, как он живет в любое время года, дня и ночи. Вставая в четыре или в пять утра, он видел машины на дорогах и радовался этому. Возвращаясь поздно ночью, смотрел на другие автомобили и людей – дела в городе не заканчивались.

– Первый называется fishbowl conversation. – Бу взял листочек, ручку и нарисовал два круга стульев: внешний и внутренний. – Принцип следующий: выступающие сидят во внутреннем круге. Выступить может любой. Для этого один из стульев оставлен пустым. Если человек хочет присоединиться к дискуссии, сделать презентацию, он пересаживается во внутренний круг. В таком случае один из сидящих в центре покидает круг и пересаживается во внешний.

Это позволяет добиться двух целей: все находятся на одном уровне, мы демонстрируем, что мероприятие для равных. Нестандартная расстановка стульев ломает стереотипы, позволяя лучше сконцентрироваться на событии.

С другой стороны, мы регламентируем выступления, избегая ситуации, при которой говорят все одновременно. Все-таки выход во внутренний круг требует уверенности в том, что ты собираешься сказать. Вопросы спикерам и всем участникам можно задавать и из внешнего круга.

Второй формат – knowledge cafe, или world cafe. Формат воркшопа, который начинается с общей презентации или серии презентаций по проблеме. Фасилитатор задает вопрос или серию вопросов по итогам презентации. Далее все участники разбиваются на небольшие группы для обсуждения основного вопроса.

Центральная идея в том, что группы (как в формате speed networking) меняются местами, оставляя одного человека на месте. К нему подсаживается другая группа, и они начинают обмениваться идеями. Формат позволяет одному члену маленькой группы остаться на месте, чтобы заразить идеями новую группу. Принцип, лежащий в основе knowledge cafe, – убеждение, что креатив – коллективный процесс, а большинство стоящих идей – результат творчества нескольких человек, дополнявших идеи друг друга.