Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Если у вас почта на Gmail

Пожалуйста, выберите все прочитанные письма с помощью специального чекбокса и нажмите «Архивировать»[12], вся почта уйдет в Архив. Если необходимо, повторите эту процедуру несколько раз. Если писем слишком много, выберите «Все письма» в чекбоксе.

Не бойтесь, почта никуда не пропадает. Все, что нужно сделать, чтобы вернуть непрочитанные письма во «Входящие», – зайти во вкладку «Вся почта» (у меня она отображается в основном меню, а у вас, скорее всего, скрыта под словом «Еще») и с помощью того же чекбокса выбрать «Непрочитанные». А когда сверху появится клавиша «Переместить во входящие», нажать на нее.

Если вы пользуетесь Яндекс.Почтой

Войдите в ваш почтовый ящик и обратите внимание на клавишу «Добавить кнопку» (с изображением волшебной палочки). Нажмите на нее и в открывшемся меню выберите клавишу «Архивировать». Так в Яндекс. Почту будет добавлена функция помещения отработанных писем в Архив.

Выберите все прочитанные письма и архивируйте их.

Попрактикуйтесь с поиском. Попробуйте найти давнишнюю переписку с помощью общей поисковой строки и окна расширенного поиска.

Если вы пользуетесь почтовым клиентом

В последние несколько лет веб-интерфейсы почтовых сервисов настолько развились, что по функционалу не уступают самым навороченным почтовым программам. На мой взгляд, почтовые клиенты, которые ставятся на компьютер, годами там живут, накапливают гигантские архивы писем и потом начинают жутко тормозить, в ненужный момент выполнять архивирование и медленно включаться, ушли в прошлое.

Сама идея иметь Архив электронной почты на одном компьютере уже атавизм. Это настолько неудобно, насколько и громоздко. К тому же делает вас уязвимым в случае поломки компьютера или потери ноутбука.

Вы можете сказать, что IMAP-подключение позволяет иметь единый архив на нескольких устройствах, и будете правы. Но проблемы с медлительностью почтовой программы, у которой большой архив, это не снимает. К тому же использование почтовых клиентов накладывает повышенные требования на производительность офисных компьютеров или ноутбуков.

В общем, вы уже поняли: я всецело за отказ от почтовых клиентов для работы с электронной почтой. Даже если у вас многолетний архив из десятков тысяч писем, он может безболезненно переместиться из почтового клиента в веб-интерфейс сервиса электронной почты.

Подумайте, не пора ли переехать на Gmail? Это самый удобный и безопасный сервис электронной почты.

Вот несколько почтовых сервисов, которые можно считать подходящими или даже оптимальными:

• Gmail;

• Яндекс.Почта;

• Почта Mail.ru.

Для обзора я беру именно их, потому за ними – более 80 % российского сегмента пользователей электронной почты. Это не значит, что все сказанное ниже нельзя применить, если у вас почта на Yahoo! или другом сервисе. С вероятностью 99 % можно, даже если вы пользуетесь таким экзотическим сервисом, как, например, Zimbra.

Первым по популярности среди пользователей, которые ценят безопасность, скорость и удобство работы, идет почта от Google. Появившись после известнейших почтовых сервисов от Microsoft и Yahoo! Gmail очень быстро занял ведущую позицию. Еще в 2012 году, когда во всем мире насчитывалось 2,2 млрд пользователей электронной почты, почти 20 % (425 млн) из них выбрали сервис Gmail.

Для частных пользователей и для организаций Google предложил удобнейший веб-интерфейс. Организации получили также почту для отдельного домена, что и послужило причиной взрывной популярности.

Основные плюсы электронной почты от Google:

• высокое удобство использования (usability);

• высокая скорость;

• высокая стабильность;

• высокая безопасность.

Отдельно стоит выделить такой плюс Gmail, как отменная фильтрация спама. По статистике на него приходится до 90 % от общего числа электронной почты. Те, кто пользовались корпоративной почтой с не очень хорошей защитой от спама, знают, сколько мусорных писем поступает каждый день. С течением времени их становится все больше и очень часто приходится тратить прилично времени и сил просто на то, чтобы очистить почтовый ящик от ненужных сообщений, не говоря уже о том, что обилие спама дико раздражает.

Gmail избавляет от этой проблемы. Его спам-фильтры работают на очень высоком уровне. Интеграция со службой Google Disk, календарем, менеджером контактов и устройствами на Android делает почту от Google идеальным помощником.

Самой же удобной для нас функцией в Gmail будет возможность архивации прочитанных писем из «Входящих» в раздел «Вся почта».

Яндекс.Почта ценна тем, что имеет бесплатную версию для корпоративного использования. С недавних пор почта Google для доменов сделалась платной, и лучшим помощником малому бизнесу стала Яндекс.Почта. Она имеет классический интерфейс для этого вида сервисов, без каких-либо важных для нас особенностей. Яндекс.Почта, как и Gmail, умеет объединять письма по темам в цепочки, что очень помогает организовать переписку. Еще она привлекательна тем, что позволяет разнообразить дизайн почтового ящика, изменив его оформление (впрочем, как и Gmail). Дополнительный плюс – сервис Яндекс. Диск, в котором можно хранить файлы. Если Google Drive дает пользователю бесплатно 15 Гб, то Яндекс предоставляет бесплатно до 20 Гб.

А вот чем мне не нравится Яндекс.Почта, так это блоком новостей, который не убирается даже инструментом для удаления интернет-рекламы (плагин AdBlock бесплатен и доступен в магазине приложений для Google Chrome). Этот блок отображается слева внизу экрана, как раз под основным меню почтового интерфейса.

Представьте, что вы только что закончили работу с почтой. Можно немного передохнуть, а потом приступать к задачам, а тут взгляд упал на новости. Что будет дальше? Очевидно, если они заинтересуют, следующие несколько десятков минут уйдут на чтение.

Если вы откроете Яндекс.Почту, то можете заметить, что надпись «Сегодня в новостях» подчеркнута красным. А также то, что новости подбираются так, чтобы заинтересовывать как можно больше людей. Скорее всего, они смогут нас отвлечь, поэтому для личного пользования я Яндекс.Почту не рекомендую.

Для малого бизнеса она хороша как почта для доменов, потому что снимает все проблемы с организацией, администрированием, мобильным доступом к корпоративной почте. Ну и тем, что бесплатная, разумеется.