Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Два исходных пункта инвентаризации времени. Прежде чем вы приступите к оценке результатов анкет, вы должны определить, в каком виде вы могли бы получить итоги. В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.

Анализ сильных сторон

Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

В этом смысле вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

- Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

- Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные вам принципы самоменджмента!

Анализ слабых сторон

Как только вы вскроете свои личные слабые стороны, вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую вы держите в руках!

- Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени». После того как бы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:

А — Была ли работа необходимой?

Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».

— Да — Нет

Б — Были ли оправданы затраты времени?

— Да — Нет

В — Выло ли целесообразным выполнение работы?

— Да — Нет

Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?

— Да — Нет

Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.

2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ƩПД).

3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым вы дали ответ «нет» (ƩАн, ƩБн, ƩВн, ƩГН).

4. Проведите расчеты по следующим соотношениям:

а) ƩАн/ƩПд * 100%

Если окажется, что более чем на 10% ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

б) ƩБн/Ʃпд * 100%.

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п. — см. гл. 2 и 4);

в) ƩВн/ƩПд * 100%

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6);

г) ƩГ/ƩПд * 100%

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.п. — см. гл. 4 и 5).

Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!

Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!

- Обработка данных формуляра «Анализ помех».

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех».

Вопросы для обработки данных:

- какие «помехи» по вашей оценке были наиболее дорогостоящими?

- какие телефонные звонки оказались бесполезными?

- какие посещения были ненужными?

- какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

- какие посещения могли бы быть короче или эффективнее?

- кто наиболее часто и без пользы отвлекал вас от дел? какие срочные меры вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?

Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). Тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.

Анализ временных потерь

Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки вашего стиля. С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.

Потери времени при постановке цели Да Нет 1. Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности? 2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия? 3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел? 4. Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами? 5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)? 6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?
Потери времени при планировании Да Нет 7. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел? 8. Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы? 9. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех? 10. Принимаю ли я надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы? 11. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок? 12. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?
Потери времени при выработке решений Да Нет 13. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)? 14. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности? 15. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)? 16. Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения? 17. Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям? 18. Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям? 19. Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах? 20. Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?
Потери времени из-за плохой организации работы Да Нет 21. Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача становится все меньше? 22. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому? 23. Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я бы мог перепоручить выполнение соответствующей задачи? 24. Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол? 25. Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т.п.)? 26. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности? 27. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?
Потери времени в самом начале работы Да Нет 28. Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день? 29. Болтаю ли я с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе? 30. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами? 31. Прочитываю ли я в начале дня газеты? 32. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе? 33. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать? 34. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности? 35. Откладываю ли я часто важные дела? 36. Занимаюсь ли я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня? 37. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?
Потери времени при составлении распорядка дня Да Нет 38. Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности? 39. Знаю ли я, когда я более производителен — утром или вечером? 40. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности? 41. Планирую ли я благоприятное время дня для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности? 42. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами?
Потери времени при обработке информации Да Нет 43. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности? 44. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами? 45. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным? 46. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени? 47. Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками? 48. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае самых невероятных событий? 49. Использую ли я формуляры для рутинной работы?

Каков оказался ваш результат?