Алексей Гладкий - Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Главный бухгалтер настаивает на том, чтобы мы отказались от проведения платежей с помощью бумажных документов (платежных поручений), и предлагает скорее перейти к использованию системы проведения электронных платежей типа «Банк – Клиент». Чем это может быть вызвано и нет ли здесь какого-нибудь подвоха?

Использование системы проведения электронных платежей типа «Банк – Клиент» очень удобно и выгодно с разных точек зрения. В частности, использование этой системы позволяет получать банковскую выписку и осуществлять платежи прямо с рабочего места, что избавляет бухгалтера от нужды ездить с этой целью в банк. Однако есть одно «но»: на бумажных платежных документах ставит свою подпись руководитель предприятия, тем самым лично проверяя все платежи. Электронный платеж бухгалтер формирует и отправляет в банк самостоятельно, без участия директора. Поэтому если вы решите перейти к использованию системы типа «Банк – Клиент» (что очень желательно – нужно идти в ногу со временем), то каждый платеж бухгалтер должен согласовать с вами как с руководителем предприятия. Каждый день после получения банковской выписки бухгалтер должен предоставлять ее расшифрованную копию, после чего следует лично просмотреть все отправленные платежи и убедиться в том, что каждый из них предварительно был согласован с вами.

Работая над данной книгой, автор менее всего стремился представить бухгалтера предприятия как какого-то злодея, одержимого мыслью о сиюминутном богатстве и желающего постоянно обманывать руководителя компании и ее учредителей. Разумеется, большинство работников бухгалтерской службы – честные и порядочные люди, несущие на себе тяжкое бремя ответственности перед государством за финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Тем не менее среди бухгалтеров встречаются недобросовестные работники, а если говорить прямо – откровенные мошенники, в угоду личной выгоде наносящие немалый ущерб родному предприятию. Самое плохое, что для осуществления своих темных дел они активно применяют бухгалтерские знания, прекрасно понимая, что руководитель такими знаниями не обладает.

Хочется верить, что изучение этой книги поможет вам своевременно обращать внимание на сомнительные моменты, связанные с работой вашего бухгалтера.

Автор выражает надежду, что предложенный материал был полезен и интересен читателю. Предложения и пожелания отправляйте по адресу [email protected]

Предлагаемый материал ориентирован в первую очередь на руководителей и учредителей предприятий, которые не знакомы или очень поверхностно знакомы с бухгалтерским учетом. Как неоднократно упоминалось, бухгалтеру сложнее обмануть руководителя, который хотя бы в общих чертах владеет основами бухгалтерского учета, поэтому данная информация наверняка многим окажется полезной.

Бухгалтерский учет – это система получения и обработки экономический информации, которая предназначена для расчета показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также контроля и управления этой деятельностью. Данные бухгалтерского учета не только используются внутри компании, но и предоставляются в иные организации: налоговые органы, вышестоящие организации, банки и другие финансово-кредитные учреждения, контрагенты, страховые организации и др.

Безусловно, на каждом предприятии бухгалтерский учет имеет характерные особенности. Однако в любом случае он включает в себя несколько основных элементов.

– Документация – элемент, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Например, сделка купли-продажи в большинстве случаев подразумевает оформление следующих документов: договор (контракт), платежный документ, подтверждающий факт оплаты за поставляемые товарно-материальные ценности (выполненные работы, указанные услуги), товарно-сопроводительный документ (накладная), счет-фактура, приходный складской ордер. Важнейшее место в составе документации предприятия занимают первичные документы.

– Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными документами, а договор либо протокол согласования цен – нет. Формы первичных документов утверждаются законодательно и обязательны к применению. Первичный документ является основой для создания бухгалтерской записи.

– План счетов – элемент, который является ведущей составляющей бухгалтерского учета, его базой и основным структурным элементом. С помощью плана счетов производятся группировка и сортировка информации о финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования, что позволяет получать полную, достоверную и наглядную картину состояния активов и пассивов предприятия в денежном выражении. Типовой план счетов, действующий на территории Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными органами и обязателен к применению. Следует отметить, что в процессе финансово-хозяйственной деятельности каждый субъект хозяйствования может разработать собственный план счетов, составленный с учетом вида деятельности предприятия, особенностей организации учета на предприятии, специфики производственного процесса, формы собственности и иных факторов. Однако в любом случае внутренний план счетов предприятия либо организации должен базироваться на типовом плане счетов, действующем на территории Российской Федерации.

– Счет бухгалтерского учета – основной составной элемент плана счетов, предназначенный для отображения в денежном представлении информации об объектах бухгалтерского учета (активах и пассивах предприятия). Одно из важнейших назначений счетов – систематизация и группировка информации о финансово-хозяйственных операциях по экономически однородным признакам. Например, для учета наличных денежных средств в кассе предприятия в типовом плане счетов предназначен счет 50 «Касса», для учета безналичных денег на расчетном счете в банке – счет 51 «Расчетный счет», для учета основных средств – счет 01 «Основные средства», для учета сырья и материалов – счет 10 «Материалы» и т. д. Счет бухгалтерского учета может включать в себя субсчета, которые представляют собой подчиненные элементы счета и предназначены для более детального учета. Например, для счета 50 «Касса» можно открыть субсчета 50/01 «Касса рублевая», 50/02 «Касса доллары США» и 50/03 «Касса евро»; для счета 10 «Материалы» можно открыть субсчета 10/01 «Сырье и материалы», 10/02 «Покупные изделия и полуфабрикаты», 10/03 «Топливо» и т. д. Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными. На активных счетах увеличение оборота показывается по дебету, а уменьшение – по кредиту, при этом сальдо может быть только дебетовым; на пассивных счетах – все наоборот. Примеры активных счетов: 01 «Основные средства», 50 «Касса», 10 «Материалы» (например, поступление в кассу денежных средств отражается по дебету счета 50, а расходование – по кредиту; очевидно, что этот счет не может иметь кредитового сальдо, как не может в кассе находиться «минус сто рублей»). Примеры пассивных счетов: 02 «Амортизация основных средств», 80 «Уставный капитал». Примеры активно-пассивных счетов: 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

– Двойная запись – способ регистрации финансово-хозяйственных операций одновременно на двух разных, но экономически взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета в равных суммах. Чтобы было понятнее, этот способ можно сравнить с законом сохранения энергии: «Ничто из ниоткуда не берется и в никуда не исчезает». Иначе говоря, уменьшение сальдо (остатка) по любому счету одновременно ведет к увеличению сальдо (остатка) по другому счету на такую же сумму. Для примера рассмотрим такую ситуацию, как снятие со счета в банке 1000 руб. наличными. Очевидно, что после выполнения данной операции сумма на расчетном счете в банке уменьшится, а в кассе – увеличится. Для отражения операции по снятию наличных денег в банке и оприходованию их в кассу бухгалтер делает следующую запись: «Дебет счета 50 „Касса“ Кредит счета 51 „Расчетный счет“ на сумму 1000 руб.» (такая запись называется «бухгалтерской проводкой»; отсюда выражение – «операция проведена по учету»). Счета 50 и 51 являются активными, поэтому дебетовое сальдо после проведения операции по счету 50 «Касса» увеличится на 1000 руб., а по счету 51 «Расчетный счет» – уменьшится на 1000 руб. Счета, участвующие в бухгалтерской проводке, называются «корреспондирующими счетами», а сама проводка может называться также «корреспонденция счетов». Любая финансово-хозяйственная операция без исключения должна отражаться одновременно на двух счетах, один из которых показывает «что именно увеличилось (уменьшилось)», а другой – «за счет чего это произошло»; еще раз напомним, что сумма оборота по счетам будет одинаковой.