Алексей Гладкий - Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

«Располагающая» атмосфера на предприятии

Еще одной причиной бухгалтерской нечестности может являться отсутствие должной трудовой дисциплины и деловой атмосферы в компании. Если сотрудники полдня занимаются посторонними делами, значительную часть рабочего времени посвящают пустым обывательским разговорам, опаздывают на работу, то сама такая обстановка может породить у бухгалтера мысли о легкой наживе. И его можно понять: сотрудники занимаются лишь бы чем, на фирме царит разгильдяйство, директор думает непонятно о чем – а ведь ответственность несет в первую очередь главный бухгалтер. Как тут не соблазниться и не реализовать «под шумок» какую-нибудь несложную схему «сравнительно честного отъема денег», как говаривал небезызвестный Остап Бендер!

Поэтому, если вы не хотите впоследствии получить неприятные сюрпризы, старайтесь постоянно следить за деловой атмосферой, царящей на предприятии, и не допускать фривольности и излишней расслабленности в трудовом коллективе. Хороший руководитель всегда должен держать руку на пульсе событий и работать в плотном контакте с главным бухгалтером предприятия – такой подход к делу поможет предотвратить возникновение проблем.

Большинство обывателей, услышав вопрос, который вынесен в заголовок данной главы, наверняка ответят: чего тут непонятного – бухгалтер имеет возможность украсть везде, что угодно и как угодно. По правде говоря, они недалеки от истины: действительно, у бухгалтера для злоупотребления своим служебным положением возможностей более чем достаточно. В этой главе рассмотрим наиболее распространенные способы бухгалтерских злоупотреблений.

Этот вид злоупотреблений нередко встречается на предприятиях, имеющих большое количество покупателей или заказчиков (от 100 до нескольких тысяч и больше). Характерный пример – фирма, занимающаяся средне– и мелкооптовой торговлей товарами народного потребления (продукты питания, парфюмерия, бытовая химия, книги, одежда, обувь и т. д.), которая работает непосредственно с предприятиями розничной торговой сети. Причем товар отпускается покупателям не на условиях предоплаты, а с отсрочкой платежа (например, 5, 10 или 15 банковских дней, по мере реализации и т. д.).

Не секрет, что далеко не все покупатели строго выполняют договорные обязательства и рассчитываются с поставщиком вовремя. При этом всей информацией о задолженности владеет только бухгалтерия. И здесь открывается широкое поле для злоупотреблений.

Например, фирма «Рога и копыта» задолжала вашей компании некую сумму, причем в ближайшее время погасить ее не сможет. Работник бухгалтерии вашей фирмы (это может быть как главный бухгалтер, так и бухгалтер по расчетам с контрагентами) связывается с бухгалтерией либо руководством должника и требует погасить задолженность. При этом он сообщает, что при невыполнении этого требования о ситуации будет доложено руководству, и не исключено, что задолженность будет взыскиваться в судебном порядке.

В ответ представитель фирмы «Рога и копыта» предлагает вашему бухгалтеру лично встретиться и обсудить ситуацию. На этой встрече бухгалтеру делают предложение, от которого ему трудно отказаться. А именно: он не предпринимает никаких действий по взысканию задолженности в течение определенного времени (например, трех месяцев), и за это ему будет выплачиваться своего рода «пеня», разумеется – строго конфиденциально и неофициально. Размер «пени» может варьироваться в зависимости от специфики конкретной ситуации (размер задолженности, жадность бухгалтера-«оборотня», финансовые возможности должника и др.). Например, если задолженность составляет $1000, то за каждый рабочий день просрочки бухгалтеру вполне могут предложить 0,3 % от этой суммы, то есть $3 в день. Если считать, что в месяце 20 рабочих дней, то за месяц это составит $60, а за три месяца – $180. Неплохая прибавка за ничегонеделание, не правда ли? Все это время деньгами вашей компании будет распоряжаться кто-то другой, а бухгалтер за свое преступно-молчаливое согласие будет получать наличные. По истечении этого срока должник тихо-мирно погашает свою задолженность (в противном случае его договоренность с бухгалтером может быть продолжена), и вся эта история остается не замеченной руководством.

Следует отметить, что формы выплаты вознаграждения вашему бухгалтеру со стороны компании-должника могут быть не только денежными, но и иметь, так сказать, натуральное выражение (в зависимости от возможностей должника). Это могут быть, например, две канистры бензина ежемесячно (если, конечно, у вашего бухгалтера есть автомобиль), или кирпич для дачи, или устройство его сына в институт и т. д. Поэтому каждый руководитель должен хотя бы в общих чертах владеть ситуацией о задолженности (досконально знать все при большом количестве клиентов невозможно, да и не нужно) и проблемных клиентах (которые часто оплачивают полученные товары либо услуги с опозданием).

Периодически рекомендуется устраивать своему бухгалтеру по расчетам либо главному бухгалтеру выборочные проверки: например, просить предоставить полную информацию о расчетах с проблемными клиентами (либо конкретно называть требуемых клиентов) с указанием размера общей и просроченной задолженности, причинах возникновения просроченной задолженности и предполагаемых сроках погашения. Если выяснится, что бухгалтер своевременно не предпринял никаких мер по погашению просроченной задолженности (в частности, не довел информацию о возникновении такой задолженности до руководства), то к этому следует отнестись с должной внимательностью и предельной строгостью.

Кроме того, можно в приказном порядке обязать бухгалтера докладывать вам о просроченной задолженности в день ее возникновения. Это позволит постоянно контролировать состояние расчетов с проблемными клиентами. Бухгалтер не сможет скрыть просроченную задолженность с целью получения личной выгоды, если эта задолженность контролируется руководством.

Поскольку бухгалтер является работником, от которого нередко в определяющей степени зависит порядок платежей и распределения финансовых средств компании, потенциальные получатели денег могут предлагать ему самые разные откаты за «правильные» платежи.

Следует отметить, что опытный бухгалтер согласится далеко не на каждое такое предложение. Он будет принимать только те из них, которые заведомо не должны вызвать никаких подозрений у руководства.

Пример такого предложения – откат за перечисление денежных средств за участие в каком-либо семинаре (по исчислению НДС, по расчету таможенных платежей, по многовалютному учету и т. д.). Как известно, такие семинары в настоящее время не проводит только ленивый, и многие из них отнюдь не дешевые (особенно если семинар рассчитан не на один, а на два и более дня), поэтому и сумма отката очень даже привлекательна.

Еще полбеды, если ваш бухгалтер получил откат за оплату семинара, но при этом посетил этот семинар и получил там знания, которые будут полезны для выполнения должностных обязанностей. На практике бывает гораздо хуже: деньги за семинар перечислены, бухгалтер получает за это неплохой откат и затем один или несколько дней не появляется на работе, мотивируя это тем, что он находится на семинаре. Директору и невдомек, что на самом деле никакого семинара нет, деньги у него попросту украдены, а бухгалтер организовал себе небольшой оплачиваемый отпуск. Причем бухгалтер может сам выдумать такую схему и привлечь для ее реализации кого-либо из своих знакомых – тогда речь будет идти уже не об откате, а просто о разделении полученной суммы поровну. Кроме этого, главный бухгалтер может организовать подобное «посещение семинара» не для одного себя, но и еще для кого-нибудь из бухгалтерии, например «пойти на семинар» вместе со своим заместителем, приняв его «в долю» (разумеется, сумма оплаты и последующего вознаграждения соответствующим образом увеличится).

Поэтому, если ваш бухгалтер говорит, что он желает посетить семинар (курсы, занятия и т. п.), который нужно оплатить, к этому следует отнестись внимательно. Рекомендуется сразу же выяснить для себя следующие моменты.

– Действительно ли бухгалтеру необходимо посетить этот семинар? Может, тема семинара никак не касается того, чем занимается ваше предприятие? Например, если вы торгуете строительными материалами, а бухгалтер желает посетить семинар, посвященный вопросам уплаты НДС на предприятиях общепита, то это следует расценивать как тревожный сигнал.

– Кто проводит семинар? Имеет ли право организация, которой необходимо перечислить деньги за участие, проводить подобные мероприятия? Не будет лишним поинтересоваться у своих коллег – руководителей предприятий, слышал ли кто-нибудь из них о такой организации или, может быть, посещал ее семинары.