Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с местожительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и другом в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

Подводя итоги: так как наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно, потому что она необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, очень важно то, насколько качественно она составлена. От этого зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

5.2. Подготовка дел к хранению. Экспертиза ценности документов Порядок уничтожения дел

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

1) экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

2) оформление дел;

3) описание документов постоянного и долговременного хранения;

4) обеспечение их сохранности;

5) передачу дел в архив учреждения, т е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и иную, имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и контроля за исполнением документов.

Наиболее тесно регистрация связана именно с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления определяется профессиональным термином «экспертиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

1) изобретений и открытий;

2) документов с повторяющейся информацией;

3) научно-технической документации;

4) производственных автоматизированных систем управления;

5) редакционных документов и т. д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относится юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

1) должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

2) должностное лицо, ответственное за архив организации;

3) специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

4) специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем экспертной комиссии – секретарь организации или сотрудник службы Документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности (но не реже 2 раз в год) и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются: