Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

Подводя итоги: знания секретаря в области управления документами электронной почты являются очень важными на современном этапе развития любого предприятия. Очень важно понимание того, что в современном мире все больше информации имеет электронный вид и ряд документов необходимо хранить, а от устаревшей информации необходимо избавляться.

Современный электронный офис во многом определяет лицо фирмы, он обеспечивает прием, передачу и обработку информации всех видов. Естественное стремление руководителей к автоматизации документационного обеспечения управления ведет к увеличению энергонасыщенности офиса. Это обстоятельство во многом определяет требования необходимой подготовки персонала и, в частности, секретаря к технической эксплуатации разнообразной электронной аппаратуры.

Эксперты считают, что надежная работа электронного офиса на 75 % зависит от качества электропитания, и большинство отказов офисной аппаратуры возникает из-за ее непрофессиональной эксплуатации. Значительная роль в обеспечении указанного качества отводится рядовому пользователю, от которого не требуется специальной инженерной подготовки, но необходимы простейшие знания и навыки в области основ электропитания офисной техники.

Обязательными являются те знания, которые определяют эффективную и безаварийную эксплуатацию аппаратуры в офисе, а также информационную и личную безопасность персонала. Это:

1) основные понятия о питающей электросети и разновидности автономных источников электропитания;

2) совместимость параметров аппаратуры с параметрами питающей сети;

3) перегрузки в аппаратуре и питающей сети, возникающие из-за неграмотной эксплуатации (допустимые токи и мощности, предохранители, защитное заземление и др.);

4) основы безопасной эксплуатации аппаратуры.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В нашей стране и странах ближнего зарубежья применяется совместимая промышленная сеть электропитания (известная ранее как единая). Эта сеть, как правило, обеспечивает подачу энергии к аппаратуре по трем проводам, т. е. по трем фазам. Такое подключение целесообразно для питания мощного промышленного оборудования Трехфазная сеть может применяться в мини-типографиях офиса, если предусмотрено питание мощного специального оборудования. Однако в большинстве случаев на рынке оргтехники предлагается однофазная аппаратура. Для подключения ее к электросети необходимо два провода, один из которых – провод питания, а второй – провод обратного тока – нулевой, он через систему электропроводки соединен с земной поверхностью.

Питающее напряжение между проводами меняется и по направлению, и по величине с частотой 50 раз в секунду – 50 Герц (Гц, Hz – англ.). В ряде стран используют 60-герцовую сеть питания. Для оценки величины переменного напряжения применяют некоторое среднее значение, которое характеризует его эффективность при работе аппаратуры. Эффективное, или действующее, напряжение, например в России, равно 220 вольтам (В, V – англ.). Из-за влияния других приборов часто возникают отклонения от 187 В до 243 В. Это соответствует допустимым отклонениям: +10 % и –15 % от 220 В. Частота обычно меняется не более чем на 1 Гц.

В ряде стран используют другие стандарты сети. Пониженное напряжение безопаснее в местах с влажным климатом.

Внутри предприятий может применяться собственная электросеть с параметрами, отличными от общепринятых значений. Так, напряжение может быть постоянным, а не переменным. Это позволяет использовать эффективные сетевые фильтры и резервное аккумуляторное питание с целью информационной защиты офиса.

Современные производители оргтехники поставляют на рынок универсальную аппаратуру, пригодную для питания от сетей разных стандартов. Совместимость достигается применением новых высоких технологий изготовления оргтехники. Пользователь должен учитывать разницу стандартов путем соответствующей установки переключателей на панелях питания приобретенных приборов, хотя в ряде случаев в аппаратуре предусмотрено автоматическое переключение. Например, надпись на панели модуля питания видеокамеры: 100—240 V 50/60 Гц означает, что допустимо подключение к сетям питания как российского, так и зарубежного стандартов по диапазонам напряжений и частотам сети.

Особое внимание надо обращать на указания типа сети на панелях модулей питания приборов. Например: знаки ~ или АС свидетельствуют о том, что применяется только сеть переменного напряжения, а знаки = или ОС, – только сеть постоянного напряжения, например питание от аккумуляторов, через выпрямительный адаптер и т. п. Встречаются и «всеядные» приборы оргтехники по отношению к типу сети. Тогда указывают: ~/= или АС/ОС. При включении прибора он автоматически адаптируется к типу питающей сети и ее параметрам.

ПЕРЕГРУЗКИ

Часто встречаемой причиной внезапных отключений аппаратуры в офисе и возгорания электропроводки является перегрузка в питающей сети. Ток, идущий по электропроводам, вызывает их нагревание. В допустимых случаях температура проводов не вызывает разрушения их изоляции, однако при токовой перегрузке возможно «срабатывание» системы зашиты, а при ее отсутствии – короткое замыкание проводов. Последнее и является причиной многих отмеченных неприятностей.

Офисный работник, включающий вилку шнура питания прибора в розетку сети, должен учитывать токи: потребляемый прибором и допустимый через розетку сети. Распространены ошибки включений через удлинительные провода с розеткой нескольких гнезд для вилок. Такие удлинители широко продаются и применяются на практике. Типовые удлинители обычно рассчитаны на ток через шнур до 16 ампер (А). Это значение может быть недопустимо превышено, если в розетки удлинителя включить одновременно несколько достаточно мощных приборов. Рассмотрим пример. Удлинитель, применяемый для включения компьютеров, нагружен на монитор (2, 2 А), на системный блок (2 А), обогреватель рабочего места секретаря (10 А), электрочайник (5 А). Суммарный ток составляет 19, 4 А. Провода шнура удлинителя разогреются до опасной температуры. В «лучшем» случае предусмотренный конструкцией токовый предохранитель компьютерного удлинителя-фильтра вовремя разорвет цепь и отключит все питаемые приборы. В «худшем» случае при отсутствии токовой защиты провода начнут гореть, пока не возникнет их «короткое» замыкание. Это вызовет или пожар, или простое выключение всей питающей сети. Другая неприятность – это довольно ядовитый запах от горелой изоляции проводов.

Когда значения потребляемых приборами токов не указаны на панелях питания, их легко вычислить по мощности путем деления величины мощности на напряжение питания. Например, для копировального аппарата мощностью в 700 ватт (Вт) при напряжении 220 В ток составляет 3, 1 А. В импортной аппаратуре мощность иногда указывают в виде произведения V ґ A, что равнозначно обозначению – Вт, это облегчает для пользователя понимание мощности как произведения напряжения и тока.

ОСНОВЫ БЕЗОПАСНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ АППАРАТУРЫ

Любой офисный прибор, включенный в сеть питания с действующим напряжением 220 В, представляет собой определенную опасность для пользователя. Реально в сети питания максимальное (амплитудное) напряжение достигает 300 В. Производители оргтехники стремятся максимально защитить только ведущие провода и элементы конструкции, которые доступны для касания человеком. Однако существуют причины, по которым изоляция может разрушаться. Одна из них – это «пробой». Известно, что в сети электропитания присутствуют помехи, мешающие нормальной работе аппаратуры. Помехи возникают из-за грозовых разрядов, при включении электронагревательных приборов, ламп люминесцентного освещения и прочих подобных причин. По статистике наблюдений очень кратковременные помехи в сети могут достигать напряжения более 1000 В. Для пользователя вредное действие таких помех обычно выражается в самопроизвольной перезагрузке компьютера, в выходе из строя приборов и их возгорании. При высоких напряжениях в сети изоляция может «пробиваться» и стать электропроводной. Разрушение изоляции происходит также вследствие износа. Опасное для жизни человека напряжение может попасть на кожу, а человек может стать звеном в цепи протекания сетевого тока.

Однако не следует преувеличивать опасность. В конструкциях всех современных приборов предусмотрено защитное заземление, которое надежно защитит человека в случае пробоя изоляции в цепи электропитания. В ряде случае на металлических корпусах приборов оргтехники, например компьютеров, ризографов, печатающих машин, имеется специальный зажим для провода защитного заземления. Провод заземления соединяет корпус прибора со специальной электрической цепью нулевого потенциала – земли. В аварийных ситуациях возникает «короткое замыкание» токоведущих проводов на цепь заземления. При этом потенциал доступного человеку корпуса прибора остается с нулевым (не опасным) потенциалом. В аппаратуре обычно «перегорает» предохранитель и отключает прибор.