Ольга Азарова - Искусство презентации за 30 минут

• Вынесите на обсуждение только те пункты, где существует расхождение мнений.

• Задайте вопросы, чтобы выяснить видение партнеров по каждому конкретному вопросу.

Что делать, если переговоры зашли в тупик, в зале нарастают раздражение и агрессия, обе команды устали, потеряли ориентацию? В таком случае председательствующий должен подвести предварительные итоги и объявить, по каким вопросам есть консенсус, а по каким – расхождение во мнениях, что уже достигнуто, а над чем еще предстоит поработать, то есть поставить задачу перед обеими командами.

После этого рекомендуется объявить дополнительный перерыв на полчаса. За это время обе команды должны в неформальной обстановке обменяться мнениями, выяснить, какие принципиальные вопросы должны быть решены, что для этого надо сделать, какие причины препятствуют заключению договора.

Не следует в такой обстановке удаляться в комнату для заседаний одной из команд, никакого проку в этом уже нет. В данный момент взаимодействие между командами важнее, чем взаимодействие внутри команды. Одна команда успеха не достигнет. Для этого нужны объединенные усилия всех членов обеих команд.

Золотое правило:

поддерживайте постоянный контакт с теми людьми, с которыми Вам постоянно приходится работать. Не забывайте поздравлять своих самых важных клиентов, партнеров с праздниками, днями рождения; найдите предлог, чтобы иногда позвонить, то есть поддерживайте контакты. Неформальные отношения рождают симпатию.

Условия завершения переговоров бывают двух видов: по достижении цели или по лимиту времени. Конечно, первый – наиболее предпочтительный. При этом будьте готовы, что переговоры могут продолжаться до поздней ночи, если обе команды имеют не так много времени для этой встречи и сильную мотивацию на успех. Если Вы готовы в чем-то уступить, остались мелкие, незначительные вопросы, предложите Вашим партнерам продлить переговоры на час-другой, чтобы подготовить подписание соглашения. Надо отметить, что переговоры, приведшие к соглашению в результате единственной встречи, – крайне редкое явление в большом бизнесе. Ваше стремление к соглашению будет однозначно положительно воспринято Вашими партнерами. Если же переговоры зашли в тупик и обе команды нуждаются в дополнительных консультациях, новой информации, есть смысл предложить закрыть первый раунд переговоров, зафиксировав в Меморандуме о намерениях (Memorandum of Understanding), подписанном руководителями обеих команд, все достигнутые соглашения и оставшиеся для дальнейшего обсуждения разногласия. Данная ситуация является вполне естественной и очень распространенной в деловом мире, особенно при трудных переговорах.

Определение условий и места следующего раунда, если это потребуется, обсуждается на уровне руководителей делегаций. Если первый раунд проходил на территории одного из партнеров, имеет смысл пригласить эту команду продолжить переговоры в компании второй стороны. Обычно в программу визита включается обзорная экскурсия по компании, поэтому партнерам будет небезынтересно познакомиться с компанией на месте. Если переговоры по каким-то причинам проходили на «нейтральной» территории, можно продолжить эту традицию дальше. Однако надо помнить, что переговоры на «нейтральной» территории обходятся обеим компаниям существенно дороже.

Заключительный ужин. Все или почти все переговоры заканчиваются совместным ужином. Беседы в неформальной обстановке, обсуждение, которое очень трудно закончить, помогают установлению хороших рабочих и дружеских контактов. Поэтому, каким бы ни был результат переговоров, Ваше поведение на ужине не должно быть ни агрессивным, ни чрезмерно фамильярным. Ужин – это часть переговоров, то есть работы, и эта работа тоже должна быть выполнена на высшем уровне. Используйте и эту возможность, чтобы понять цели и мотивы Ваших партнеров! Во время ужина уместно обменяться телефонами с коллегами, с которыми Вы наиболее интенсивно общались и к которым у Вас появилась чисто человеческая симпатия, сообщить некоторые сведения о себе, попросить прислать необходимые или не очень (для поддержания контактов) материалы, то есть готовить себя и своих партнеров к следующим переговорам.

Анализ – самая, пожалуй, приятная часть переговоров, если Вы их выиграли, и самая неприятная в обратном случае. Анализ переговоров состоит из анализа всех составляющих переговоров: анализа подготовки, проведения, организации и, конечно, результатов переговоров. Анализ переговоров проводится всеми членами команды, и в это время «воздается всем сестрам по серьгам», поскольку цель анализа – найти причины и определить личный вклад каждого участника в успех/неуспех переговоров. Если Вы – руководитель команды, прежде всего, безотносительно к результату, поблагодарите своих коллег за работу на переговорах. Переговоры – это действительно тяжелый труд, и Ваши коллеги заслуживают добрых слов. Если переговоры прошли успешно, то есть Вы подписали соглашение или пришли к новому раунду, обязательно поздравьте своих сотрудников с хорошей работой, выразите свое одобрение, найдите слова поощрения для каждого. Помните: с этой командой Вам работать дальше! Сравните все Ваши прогнозы целей, стратегий, психологических портретов команды партнеров. Обдумайте: почему Вы пришли к такому выводу, какими мотивами руководствовались? Что оказалось в действительности? Детально разберите Ваши стратегии: что Вам помогло, какие соображения оказались неверными и почему? Если Вы приглашали консалтинговую компанию, определите ее вклад в успех/неуспех переговоров, оцените, насколько эффективной и экономически оправданной была эта помощь. Основной вопрос, который Вы должны задавать по каждому из вышеуказанных пунктов, – это вопрос «Почему?». Обсудите поведение и вклад каждого участника Вашей команды в открытой беседе. Поскольку игра была командной, то и анализ должен быть открытым и объективным. Не допускайте никаких недомолвок, закулисных разговоров! Только честный анализ будет полезен для успеха следующих переговоров.

Контрольный тест «Ключи победы».

Для успеха переговоров необходимо

Тест 1 Насколько я хороший дипломат?

Обработка результатов

Если Вы положительно ответили на все вопросы 1–7, можно с радостью отметить, что Вы – прирожденный дипломат. У Вас нет проблем ни с пониманием и уважением партнера по переговорам, ни с Вашим поведением на переговорах. Вы знаете, что и как сказать, чтобы убедить партнера. Если на какие-то из вопросов Вы ответили отрицательно, задумайтесь. В каждом вопросе заключен ответ.

Если Вы ответили отрицательно на вопросы 1–7 и положительно на вопросы 8–14, то Вы не самый лучший дипломат. Вероятно, вы сами об этом догадываетесь. Однако Вы на правильном пути. Наш курс поможет Вам преодолеть все трудности и приведет Вас к успеху на переговорах.

Отрицательные ответы на вопросы 8–14 свидетельствуют о Вашей критичности по отношению к самому себе, что является залогом успеха для воспитания первоклассного дипломата. Внимательно изучите курс, разберитесь в себе: чего Вам не хватает, чтобы более эффективно общаться с людьми. Причина лежит только в Вас, а не в посторонних обстоятельствах.

Тест 2 Насколько хорошо я умею участвовать в переговорах?

Обработка результатов

Если Вы на большинство вопросов ответили «Часто», у Вас явные проблемы с проведением переговоров. Вам необходимо для начала разобраться с основными, часто психологическими факторами, которые играют важную роль в успешных переговорах. Если большинство ответов «Редко» или «Никогда», у Вас неплохие результаты по участию в переговорах. Пройдите курс, посмотрите, как Вы могли бы улучшить свои показатели. Сравните свои ответы до и после изучения курса.

Тест 3 Насколько хорошо я умею общаться с людьми?

Обработка результатов

Вопросы 1–8. Если большинство ответов «ДА», это значит, что Вы действительно с удовольствием и позитивно общаетесь с людьми. У Вас много друзей, Вы любите и любимы. Задумайтесь над вопросами, на которые Вы ответили «НЕТ». В каждом вопросе заключен ответ! Если большинство ответов «НЕТ», Вы сами загоняете себя в клетку одиночества, у Вас проблемы с общением. Вы это сами понимаете, но ничего не делаете, чтобы исправить ситуацию. Почему? Вы остро нуждаетесь в помощи курса!