Рейналдо Полито - Как говорить правильно и без стеснения

Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:

• мотивировать каждого активно участвовать в собрании;

• уделить самое пристальное внимание мышлению группы;

• предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;

• сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;

• поддерживать атмосферу доброжелательности;

• поощрять неформальный тон, но без вульгарности;

• избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;

• демонстрировать надлежащее присутствие духа;

• задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;

• начать и закончить собрание вовремя;

• избегать личных нападок;

• обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;

• признавать важность каждого из участников.

Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.

1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.

2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.

Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.

Как вести себя в качестве участника собрания

Если вы знаете, как правильно вести себя в качестве участника собрания, то вероятность того, что ваши идеи возобладают, а вы произведете благоприятное впечатление, существенно повышается.

• Когда вам задают вопрос, отвечайте на него твердо, уверенно и убежденно.

• Говорите понятно и с такой скоростью, чтобы люди успевали за вашими рассуждениями.

• Если ваши знания и опыт могут оказаться полезными, просите слова без колебаний.

• Не отвечайте на вопросы, заданные другим участникам собрания, за исключением тех случаев, когда на них не могут ответить, а вы уверены, что ваша помощь окажется полезной.

• Придерживайтесь заданной темы и не ведите параллельных разговоров.

• Когда говорите, смотрите на всех собравшихся; когда слушаете, смотрите на того, кто говорит.

• Не создавайте напряжения, критикуя своих коллег или отпуская неуместные саркастические замечания.

• Если вам нужно опровергнуть какую-то идею, постарайтесь не задеть чувств присутствующих. Опирайтесь на дипломатию и понимание противоположной точки зрения.

• Не доминируйте на собрании; дайте и другим шанс высказаться.

Некоторые люди ошибочно думают, что для полноценного участия в собрании они должны много говорить. В некоторых ситуациях можно принимать активное участие, не говоря ни слова, поскольку внимание, с которым вы следите за дебатами, делаете заметки и просите что-то уточнить, красноречиво свидетельствует о вашем участии.

Если вы полагаете, что должны произнести на собрании хотя бы несколько слов, но не знаете, что сказать, вы можете делать комментарии – желательно одобрительные – относительно мнений других участников. Если вам нечего сказать, то не надо тратить слова на то, чтобы раскритиковать что-то.

Как разрешать деликатные ситуации на собрании

Как поступить с отсутствием интереса

Те, кому неинтересно, остаются безучастными. Они сидят по дальним углам, занимаясь посторонними делами (читают журналы и газеты или рисуют на листке бумаги), демонстрируя полное отсутствие интереса к обсуждаемому предмету.

В этом случае для решения проблемы задайте им вопрос и дайте определенный срок, чтобы они обдумали ответ на него и вернулись обратно.

Как избежать посторонних разговоров

Иногда присутствующие болтают с соседями, обычно на темы, которые не имеют ничего общего с обсуждаемыми на собрании.

Один из способов решить эту проблему – сделать паузу, чтобы эта болтовня оказалась самым громким звуком, а люди ощутили неловкость и замолчали. Если это не сработает, попросите человека высказать свое мнение, чтобы все присутствующие могли его выслушать.

Как контролировать «монополиста»

Такой человек всегда готов рассказать историю или анекдот, высказать свое мнение о чем угодно, он разговаривает громко и смеется. С такими людьми трудно иметь дело; чтобы взять их под контроль, вам надо быть сильной личностью и уделить этому делу пристальное внимание.

Один из вариантов – поговорить с таким человеком заранее и деликатно объяснить ему, что его поведение мешает успешному ходу собрания и активному участию в нем остальных присутствующих. Если это не сработает, попросите его выступить на собрании только тогда, когда подойдет его очередь, и прервите его, если он попробует сказать что-то в другое время.

Как мотивировать молчунов

Люди, хранящие молчание на собраниях, или стесняются, или не уверены, что их присутствие имеет смысл.

Чтобы помочь им активнее участвовать в собрании, просите их как можно чаще высказывать мнение по вопросам, связанным с их сферой деятельности, или относительно предложений других участников. Действуйте тактично, но твердо.

Как нейтрализовать пессимиста

Пессимисты считают, что ничего не сработает, все решения невыполнимы и никто не знает, что надо делать. Во всем они видят только плохое. Если вы попросите объяснить причину их несогласия, то для оправдания своего пессимизма они зачастую смогут привести вам хороший пример для сравнения.

Для решения этой проблемы попросите их просто сидеть, слушать и записывать свои предложения, воздержавшись на какое-то время от высказывания мнений.

Как избежать вмешательства «защитника»

Присутствующие этого типа всегда хотят получше объяснить, что только что сказали их коллеги: «То, что на самом деле Джон имел в виду, когда говорил…» Сначала попросите их дать коллеге высказаться. А затем пусть изложат собственную версию. Спросите выступавшего коллегу, правильно ли это объяснение и что именно он подразумевает.

Как справляться с отступлениями и возражениями

Вы замечали, как люди реагируют на то, что их идеи отвергают или критикуют? Независимо от того, правы авторы этих идей или нет, они преисполняются убежденности и начинают защищаться всеми возможными способами, чтобы их мнение победило. Это случается почти с каждым, независимо от истории его жизни или служебного положения. Это нормальная реакция.

Поскольку это предсказуемое человеческое поведение, высказывать возражения нужно с соблюдением определенных мер предосторожности.

Сослаться на свой собственный пример

Если вы сами пытались делать нечто похожее на то, что предлагает сейчас человек, отстаивающий свою идею, расскажите ему об этом, попытайтесь показать, насколько та идея была важна для вас и как было трудно убедить себя в ее ошибочности. Эта причастность даст вам право говорить на эту тему и продемонстрирует вашу солидарность с коллегой, который после этого с большей готовностью выслушает ваши соображения.

Согласитесь по ряду пунктов

Согласитесь с предложением по ряду пунктов и просто попросите разрешить вам предоставить дополнительную информацию. Это разоружит автора идеи, и он с интересом выслушает вас.

Пример: «Я полностью согласен с предложением Пола, касающимся поведения нашего производственного отдела и отдела продаж. Он совершенно случайно ошибся в приведенных цифрах; он выполнил все статистические расчеты, прочитал отчеты отдела продаж и точно оценил общие перспективы поведения рынка в будущем году. Я просто хотел бы добавить несколько деталей, которые могут помочь при принятии решений». (Пауза, подождите положительной реакции со стороны вашего коллеги.) Я провел одно исследование…» (с этого момента вы можете начать высказывать свои возражения).