Реджина Лидс - Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

ПРЕОБРАЖЕНИЕ ДЕЛОВОГО ГАРДЕРОБА

Сборы в отпуск мы уже обсудили. На отдыхе удивлять своим гардеробом некого — ни служащим отеля, ни членам вашей семьи он неинтересен, а осмотр достопримечательностей не стоит превращать в показ мод. В командировке можно обойтись лишь двумя костюмами: один вы наденете в самолет, другой положите в чемодан. Если двух вам кажется мало — ну что ж, возьмите третий.

А преображать ваши костюмы (я говорю и о мужских, и о женских) будут аксессуары. Мужчинам достаточно менять рубашки и галстуки — и все будут довольны. У дам выбор шире — блузки, чередование пиджака со свитером, украшения, шарфики, вторая пара туфель. Несколько лет назад я читала доклад на одной конференции и осталась на выходные, чтобы послушать других докладчиков. Я каждый день надевала новые украшения, шарфик, топ, и в результате никто, включая знакомую, которая меня пригласила выступить на конференции, не заметил, что костюм-то у меня все время был один и тот же.

С обувью дела обстоят чуть сложнее: я всегда вожу с собой как минимум две пары. Это началось с поездки в Китай, когда обнаружилось, что одной пары туфель (очень удобных) на 12 дней подряд маловато даже для меня. Обычно деловые командировки непродолжительны, и вечерние приемы в них не предусмотрены. Но если в вашем случае такое мероприятие запланировано, нужно к нему как следует подготовиться.

Всегда проверяйте, что входит в стоимость номера. Зачем, к примеру, брать с собой шампунь, если он будет в номере?

Один из моих клиентов, который объездил весь мир, клянется, что авиакомпании часто предлагают ему пересесть в бизнес-класс только потому, что он приезжает в аэропорт в костюме и галстуке. В нашем обществе по-прежнему встречают по одежке, и в данном случае она может помочь улучшить условия поездки.

СПИСОК ВЕЩЕЙ

Собирая в дорогу косметику, не забудьте об ограничениях на пронос в салон самолета жидкостей. Перед выходом из дома стоит заглянуть на сайт авиакомпании и выяснить, не появилось ли в расписании полетов изменений, касающихся вашего рейса.

Основные аксессуары

Несколько запасных пар линз и жидкость для них

Очки (если вы носите контактные линзы, это запасной вариант; если нет — возьмите на всякий случай еще одну пару)

Очки для чтения (если необходимо)

Солнечные очки

Дезодорант

Одноразовые лезвия для бритья

Духи

Лосьоны (для тела, лица и загара)

Пилка для ногтей

Лак для ногтей

Салфетки для снятия лака

Станок для бритья

Мыло (жидкое или твердое)

Зубная щетка, зубная нить и ополаскиватель для полости рта

Зубная паста

Бумажные платочки

Макияж и средства ухода за волосами

Шампунь

Кондиционер

Гель или мусс для волос

Тени для век

Карандаш для бровей

Румяна

Тональный крем

Щетка для волос, расческа, гребень

Лак для волос, гель

Губная помада, блеск для губ

Бальзам для губ

Тушь для ресниц

Пудра

Щипчики

Аптечка

Бактерицидный пластырь

Йод

Антисептические салфетки

Термометр

Мозольный пластырь

Ножницы (если летите самолетом, не забудьте сдать их в багаж)

Дополнительные рецепты на случай острой необходимости

Лекарства

Антацид

Средства от головной боли

Снотворное и беруши

Витамины

Таблетки или пластырь от укачивания

Антигистаминный препарат (если необходимо)

Репеллент от насекомых и крем для укусов

Одежда

Рубашки и блузки

Свитера

Джинсы

Брюки

Костюм

Юбки

Платья: дневные или вечерние

Туфли: классические, спортивные, повседневные

Носки: классические, спортивные, повседневные

Чулки или колготки

Шорты

Купальник, сандалии, шлепанцы

Спортивный костюм

Пиджак

Пальто

Нижнее белье / Одежда для сна

Халат и тапочки

Бюстгальтеры

Пижамы или ночные сорочки

Нижнее белье

Документы

Личные данные для экстренных случаев (предпочтительно — заламинированные)

Клубные карточки, дающие скидки

Водительские права

Адреса членов семьи и друзей

Страховые документы

Расписание мероприятий, информация об отеле, контакты

Справка о прививках (если необходимо)

Паспорт и его копия (если необходимо)

Билеты (на самолет, поезд или автобус; а также театральные и прочие)

Если у вас нет паспорта и водительских прав — документ, их заменяющий

Деньги

Наличные

Кредитная или дебетовая карта

Иностранная валюта (если необходимо)

Дорожные чеки (если необходимо)

Разное

Фотокамера, батарейки и зарядное устройство

Мобильный телефон и зарядное устройство (телефон можно использовать как будильник)

Адаптер для электрических розеток (если необходимо)

Женские предметы личной гигиены

Украшения

Ноутбук, запасной аккумулятор и сетевой кабель

Компактный зонт и плащ (или полиэтиленовый дождевик)

Небольшая плоская сумка для сувениров

Книги в мягких обложках и журналы

Головоломки, игры

Блокнот для заметок и ручка

Спортивные аксессуары (например, теннисная ракетка)

Замки для чемодана

Набор для шитья

Бинокль

Фонарь

Калькулятор для обмена валюты (возможно, есть в телефоне)

Дополнительные пакеты «зиплок» разных размеров

Влажные салфетки

Четвертая неделя

Составляем отчет о расходах

На этой неделе вы можете:

Создать систему для составления отчетов о расходах.

Необходимое время: 60 минут.

Отчеты о расходах отнимают немало времени. Многие считают, что это время лучше уделить проектам или ежедневным делам. На этой неделе я дам несколько советов, которые облегчат вам процесс составления отчетов. В конце концов, возмещение расходов нужно вам, а не кому-то еще. Итак, советы.

СОБЕРИТЕ ЧЕКИ!

Возьмите большой конверт и напишите на нем место и время командировки («Нью-Йорк, 3–7 апреля 2009 г.»). Во время поездки ежедневно доставайте из сумки или портфеля чеки и кладите их в этот конверт. Можно сделать и так: складывать чеки в закрывающееся на молнию отделение портфеля, а в конверт переложить уже дома. Теперь при составлении отчета вам не нужно будет судорожно вспоминать, куда вы дели тот или иной чек.

Каждый раз, совершая покупки, отмечайте ее цель прямо на чеке и обводите дату и итоговую сумму. Это тоже облегчит вам составление отчета, особенно если чеки на иностранных языках и в иностранной валюте.

Сделайте копии отчета и всех чеков. Теперь у вас будет страховка, и, даже если что-то потеряется, без возмещения расходов вы не останетесь.

Предоставьте отчет в распоряжение своей компании как можно скорее, в идеале — на следующий день после возвращения из командировки. Чем раньше вы это сделаете, тем быстрее получите компенсацию.

Помимо расходов в командировках бывают и ежедневные представительские расходы. Вне зависимости от того, возмещаются они или списываются с ваших налогов, хранить связанные с ними документы необходимо в одном и притом безопасном месте. Возможный вариант — в папке, которая будет лежать в верхнем ящике вашего стола. Из обычной папки чеки легко могут выскользнуть, поэтому лучше взять расширяющуюся папку с закрывающимися или гофрированными боковыми сторонами.

Наконец, если вы хотите получить компенсацию, но не можете заставить себя заполнить необходимые формы, обратитесь к кому-нибудь, кто сможет сделать это за вас. У меня, к примеру, есть клиент, чья невестка регулярно помогает ему с составлением документов на возмещение командировочных расходов. Он ездит в командировки едва ли не круглый год, так что речь идет о тысячах долларов компенсации. Взамен во время семейных походов в ресторан он всегда оплачивает ее обед. Таким образом, это взаимовыгодное сотрудничество. А может, у вас есть сын-доброволец? Не стесняйтесь доверить эту работу тому, кто обладает необходимыми знаниями и чувством ответственности.

ОКТЯБРЬ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Синхронизируйте свои электронные устройства. У них, как и у людей, есть потребность в общении друг с другом.