Нейл Фьоре - Легкий способ перестать откладывать дела на потом

Расписание Фрэн

Занятия и время (в минутах)

I. Утро, дома (7:00–9:15)

Прослушивание радио лежа в постели – 15

Растяжка, приседания, йога – 10

Душ – 15

Одевание – 20

Завтрак за просмотром телевизора – 30

Заезд в прачечную (сдать и забрать белье) и подбор документов для встречи вечером в клубе – 15

Дорога до работы – 30

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 2 ч 15 мин

II. Утро, на работе (9:15–12:45)

Беседа с начальством – 10

Чтение электронных писем, газет – 20

Телефон, исходящие звонки – 15

Мечты и размышления, планирование похода по магазинам – 10

Уборка на столе, поиск папок – 15

Перерыв, кофе, общение с коллегами – 15

РАБОТА, НИЗКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория В) – 45

Телефон, входящие звонки – 20

РАБОТА, ВЫСОКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория А) – 60

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 3 ч 30 мин

III. День, на работе (12:45–18:15)

Обед, общение – 75

Ответы на телефонные звонки – 30

Встречи – 60

РАБОТА, НИЗКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ, НО СРОЧНО (категория В) – 30

Перерыв – 15

РАБОТА, ВЫСОКАЯ ПРИОРТЕТНОСТЬ (категория А) – 30

Консультирование – 30

РАБОТА, СРЕДНЯЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория Б) – 30

Уборка, организация завтрашних встреч – 15

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 5 ч 30 мин

IV. Вечер, дома (18:15–23:30)

Дорога домой – 30

Шопинг – 20

Общение, чтение писем – 15

Занятие спортом – 25

Душ – 10

Приготовление ужина – 30

Ужин – 45

Телевизор – 60

Телефон – 20

Оплата счетов, сведение баланса чековой книжки – 20

Чтение – 30

Подготовка ко сну – 10

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 5 ч 15 мин

ОБЩЕЕ ВРЕМЯ – 16 ч 30 мин

Работа – 3 ч 30 мин; занятие спортом – 35 мин

Мы с Фрэн рассмотрели, как она проводит время в течение обычного дня, и наметили несколько областей, требующих улучшения. Она решила, что хочет вставать с постели сразу же, как проснется, и тратить меньше времени на завтрак. Сократив просмотр телевизора по утрам и вечерам в те дни, когда у нее мало времени, Фрэн сэкономит 75 минут в день и сможет лечь спать пораньше. А оставляя все личные дела на вечер, Фрэн могла бы быстрее собираться утром и быть на работе вовремя.

Выполняя приоритетные задания категории А (бюджет, клиенты, дилерские вопросы, которые могли бы иметь значение для компании в долгосрочной перспективе) первым делом утром, она обнаружила, что могла сократить то время, которое тратила на почту, телефонные звонки и болтовню ни о чем.

Кроме того, Фрэн пересмотрела свое желание проводить больше свободного времени с друзьями, а также иметь больше времени на чтение и отдых. Она поняла, что, если бы планировала на свое привычное обеденное время прогулку или урок йоги два-три раза в неделю (оставив время на легкий перекус), то чувствовала бы себя более отдохнувшей днем и работала бы продуктивнее, чем после плотного обеда. Это также освободило ей какое-то время по вечерам, которое раньше она тратила на занятия спортом.

Наблюдение за собой в течение нескольких дней позволит оценить то, как вы проводите свое время. Устроив ревизию всех своих обычных занятий в течение недели, вы получите общее количество часов, потраченных на телефон, чтение писем, еду, общение, работу и т. д. Это, в свою очередь, обнажит модель поведения, которую вы, возможно, захотите поменять, а также выявит те занятия, которые вы будете поощрять или, может, захотите перенести на более раннее время в своем расписании.

Возможно, вас встревожит мысль, что многое из происходящего в вашей жизни не связано напрямую с высокоприоритетными заданиями. Не ждите, что в день выйдет восемь часов качественной работы. Много вполне серьезных занятий никак не связаны напрямую с продуктивностью. Например, работа в крупной компании требует встреч и общения для создания комплексного подхода и общей вовлеченности в дело. Просто поищите, что бы вам хотелось улучшить и какие случаи возникновения задержек и простоя требуют большего контроля с вашей стороны.

Используя автоответчик или прибегая к услугам секретаря, вы могли бы отвечать на звонки в удобное для себя время. Или, может, вы вдруг поймете, что, как и большинству людей, вам нужно больше часа, чтобы «раскачаться», прежде чем вы действительно возьметесь за работу. Что если приниматься за высокоприоритетные дела рано утром, еще до того, как читать почту или звонить кому-то? Для того чтобы произошли перемены, вам нужно перестать действовать на автопилоте и делать выбор осознанно.

Воспользуйтесь учетом времени, чтобы определить события, которые предшествуют прокрастинации или низкоприоритетной работе. Определив их, вы поможете себе переключиться на более продуктивные занятия.

Теперь, после хронометража, у вас должно сложиться более ясное представление о своих слабых местах, которые толкают вас на прокрастинацию в течение дня. Вы, возможно, также обнаружите, что учет времени дает вам больший контроль над тем, куда оно уходит, помогает получать больше удовольствия от отдыха, не испытывая при этом вины, и побуждает вас работать качественно, концентрируясь на выполнении своих задач.

Учет времени выявит многочисленные сферы неэффективной работы и пустой траты времени, но не предоставит никакой информации об актуальной ситуации, которая бы сигнализировала о потребности в смене фокуса во избежание старой модели поведения. Для этого и требуется вести учетную таблицу прокрастинации, где вы будете фиксировать занятие, которого избегаете, конкретную причину этого, оправдывающее обстоятельство, неудачное реше-ние и результирующую мысль.

Имея запись о вашем текущем поведении и мыслях, вы будете знать, на что направить корректирующие действия. Не имея такой записи, почти невозможно извлечь урок из своих прошлых ошибок. Вы помните свою последнюю неделю: что вы делали, сколько времени было потеряно и каковы были ваши ощущения, которые затем вызвали прокрастинацию? Вероятно, нет. Вот поэтому я настоятельно рекомендую вам записывать все свои занятия и мысли или использовать учетную таблицу. Она поможет взять под контроль ваше время и вашу модель поведения.

Таблица учета прокрастинации

Другой мой клиент, Фрэнк, страховой агент, весьма продуктивно справлялся со всеми важными проектами своей жизни – на работе дела шли хорошо, он соблюдал все договоренности и дедлайны, находил время для жены и детей. Но ненависть к мелочам и ведению переписки заставляла его чувствовать себя прокрастинатором. Весь его стол был завален просроченными векселями, необналиченными чеками, неотвеченными письмами, которые частенько терялись в этой куче. Где-то под грудой не подшитых в папку газетных вырезок валялись фотографии, которые он обещал отослать родителям в Нью-Йорк, а в одном из ящиков стола лежали пленки с давнишнего отпуска, которые еще даже не были проявлены.

Так почему же такой успешный человек, как Фрэнк, прокрастинировал вместо того, чтобы отправить фотографии близким?

Мы проанализировали учетную таблицу Фрэнка на предмет поведенческих стереотипов и мыслей, которые отвлекали его от задач, требующих усидчивости. Фрэнк понял, что при одном взгляде на стол его накрывало ощущение безысходности от количества работы, которую предстояло сделать, и его мозг тут же обращался к другим проектам – заняться садом, смастерить столик для детей, прочитать офисные материалы. Его заваленный стол, единственный неорганизованный уголок в его в целом очень правильной жизни, был для него болезненным напоминанием о том, скольким людям он задолжал ответ на письмо. Мелкие задания терялись в огромной куче, которую легко было игнорировать в угоду более стоящим занятиям, предполагавшим более очевидные шаги к достижению цели.

Определив источник проблем Фрэнка, мы смогли разбить большую задачу по самоорганизации на менее пугающие части, с которыми легко справиться. В результате Фрэнк сумел заменить самокритику из-за страшного беспорядка на столе обязательством начать немедленно выполнять по одному делу (например, поиск фотографии, написание письма, раскладывание бумаг по подписанным конвертам с наклеенными марками) за короткий промежуток времени (пятнадцать-тридцать минут), организовать по-другому перерывы и вознаграждение за работу таким образом, чтобы они венчали короткий период работы, например сортировку фотографий, складывание счетов в одно место или написание одного письма.

В ту первую неделю Фрэнк отослал фотографии маме, оплатил несколько потерянных счетов и организовал вертикальные файлы для хранения бумаг на столе, чтобы иметь к ним быстрый доступ. Для этого Фрэнк выбирал три дня в неделю и тратил по меньшей мере по полчаса на то, чтобы навести порядок и распределить по папкам счета, входящие электронные письма и бумажную корреспонденцию.