Кэролайн Арнольд - Микрорешения. Проверенный путь к достижению больших целей

Глава 17

Организованность

Аккуратность – внешняя сторона упорядоченности, а организованность – внутренняя. Если вы человек организованный, то ясно мыслите и успешно решаете проблемы в личной и профессиональной жизни. Внутренняя дисциплинированность помогает вам получать то, что нужно, и тогда, когда нужно, будь то документ в компьютере, телефонный номер, протокол встречи, свидетельство о рождении или зонтик. Организованность помогает приходить готовым, вовремя и туда, куда надо, эффективно и энергично справляться с постоянно меняющимися обстоятельствами в офисе и дома, чтобы главное всегда получало должное внимание, а мелочи никогда не переходили в разряд неотложных дел. Вы всегда можете вспомнить важные детали проекта, встречи, телефонного разговора или конференции.

Можно создать умнейшую файловую систему, но если вы не поддерживаете ее изо дня в день, она пропадет втуне. Организованность, как и аккуратность, – это систематичность, которая полностью зависит от автопилота. Из-за ежегодных обещаний самому себе дисциплинироваться (это всегда есть в списке новогодних планов) ежедневники и блокноты направляются в мусорное ведро, поскольку на передний план выходит уверенность в спасительной силе многокамерной настольной картотеки. Нет ничего криминального в пирамиде папок и файловых контейнеров, но только при условии, что у вас выработана привычка размещать документы в правильных ячейках.

От природы структурное и дисциплинированное мышление – это дар, как и способность действовать в условиях хаоса. Но даже если вы способны фиксировать, просеивать и классифицировать детали, пока над головой летают пули, все равно более организованный подход сэкономит ваше время, творческую энергию, самоконтроль и избавит от стресса. Лихорадочно разыскивая нужные вещи, готовясь в спешке к совещанию, о котором только что вспомнили, или пятнадцать минут проискав записи с заседания, а может быть, десять минут потратив на поиск в стопке писем отчета, который попадался на глаза две-три недели назад, вы теряете ценный ресурс под названием деятельная инициатива, который относится к тому же источнику, что и самоконтроль и принятие решений. Потратив время на поиск документа на своем столе, потом переключившись на электронный календарь, надеясь найти его во вложении к приглашению на встречу, и наконец обратившись к коллеге за копией, вы лишитесь активной инициативы еще до того, как документ попадет вам в руки. Напротив, выполнив на автопилоте незначительные ожидаемые задачи, вы сохраните мышление в тонусе ради наиболее сложной работы. Зачем растрачивать интеллект и силы на рутинные дела?

Метод микрорешений сам по себе является организующим инструментом, с помощью которого вы меняете свое поведение и достигаете результата. Сосредоточившись на одном-единственном изменении привычного уклада, вы сэкономите время и станете эффективнее. Изменение не должно быть всеохватывающим и сложным, это всего лишь шаг, который превратит требующую психологических усилий деятельность в автоматическую. Определите конкретный элемент, нуждающийся в исправлении, и сделайте его объектом микрорешения. Если каждый раз вы в стрессе ищете записи и документы, подумайте, почему их так трудно найти. Нужно посмотреть кипы бумаги на столе? В компьютере (ноутбуке) множество версий, через которые нужно пробраться к искомой? Сделали заметки к презентации и забыли дома? Ваша файловая система настолько не выстроена, что один документ может оказаться в нескольких категориях? Проанализировав огрехи своей нынешней системы хранения документов (или вообще осознав ее отсутствие), можно решить для себя, что главное – находить протоколы и материалы прошедших встреч. Можно взять за правило сохранять важные записи, сделанные во время заседаний, в электронном календаре, или создать папку с документами, расположенными в хронологическом порядке, – так вы быстро найдете и просмотрите их. И будете уверены, что у вас есть правильно организованная папка с ключевыми документами и записями. Поддерживать эту систему нужно безо всяких оговорок, занося туда все записи либо сразу после встреч, либо в конкретный день. Для начала можно сосредоточиться на новой папке для одного вида переговоров, чтобы на ее примере выработать привычку и ощутить преимущества такого подхода, при этом минимизировав помехи.

Любая система, которую вы создаете для себя, будет надежна, если поддерживать ее регулярно. Начните с самого простого формата, постепенно усовершенствовав его по своим потребностям. Удивительно, но простейшие организационные навыки способны повысить нашу продуктивность.

Зак был привязан к своему смартфону и зависел от него и в личном плане, и в профессиональном. Каждую неделю он получал множество звонков с неизвестных номеров. Он редко добавлял их сразу же в контакт-лист, предпочитая подождать, пока не станет понятно, нужно ли добавлять данные собеседника в телефонную книгу. Когда Заку нужно было найти какой-то номер, который он еще не заносил в список контактов, он просматривал все входящие звонки, зачастую прослушивая несколько голосовых сообщений, прежде чем найти то, что надо. Поскольку он использовал архив голосовой почты как некую разновидность хранилища пока еще не постоянных контактов, его ящик часто был заполнен до предела.

Зак принял микрорешение добавлять каждый новый номер телефона в список сразу же, без всяких промедлений. Не разделяя контакты на нужные и ненужные, он включал их все скопом после разговора или получения голосового сообщения. Хотя Зак частенько спешил и ему хотелось записать номер позже, жесткая установка не позволяла обмануть самого себя. Он стал очень быстро добавлять номера в список, обходясь всего лишь одним именем для распознавания, и весь процесс занимал менее тридцати секунд.

Смена привычки сразу же повысила производительность Зака. Теперь не надо было прокручивать весь список и гадать, стоматолог звонил в 11:00 или в 11:15. Не было нужды прослушивать массу голосовых сообщений, чтобы найти номер, когда дорога каждая секунда. Больше не было и пропущенных сообщений из-за нехватки памяти в мобильном. Даже внесение в список телефонов ненужных организаций оказалось полезным, потому что Зак мог в будущем игнорировать их звонки.

У Элен была секретарь, которая занималась ее бумагами и файлами, поэтому на рабочем месте царил порядок, но дома письменный стол был завален бумагами. Там лежали нераспечатанные письма, каталоги, журналы, рецепты, счета, списки для чтения, важные документы и многое другое, что требовало внимания. Элен полагалась на память, когда ей нужен был какой-то документ, с которым надо было разобраться.

Взглянув как-то на стол, она поняла, что в основном он завален ненужными письмами, каталогами и журналами. Тогда Элен решила сортировать почту, прежде чем приносить ее домой. Вместо того чтобы забирать все из почтового ящика, она стала выбрасывать в корзину для мусора все ненужное сразу, тем самым сократив кипу на столе на две трети или даже больше. Она начала класть журналы на столик в гостиной, а на письменный стол теперь попадали только конверты.

Кипа бумаг уменьшилась, но то, что требовало внимания, лежало там неделями, пока не обретало статус неотложного дела. Второе микрорешение Элен сводилось к тому, чтобы разбирать стол в первый и третий понедельник месяца. Этот день подходил для сортировки счетов, потому что ее бойфренд по вечерам ходил на занятия, и Элен была предоставлена самой себе. Сортировка бумаг каждые две недели не позволяла расти стопке на столе и устраняла повод для опасений, что что-то позабыто.

Через несколько месяцев Элен приняла третье микрорешение открывать все конверты, прежде чем складывать их в корзину для почты. Она обнаружила пару писем, которые выглядели как стандартные счета, а на самом деле оказались сообщениями, требующими неотложного ответа. Новое правило отнимало всего несколько минут в день, но позволяло своевременно разбираться с вопросами, которые не терпели отлагательства.

Три микрорешения Элен показывают, как со временем развиваются организационные навыки и как нужно практиковаться, чтобы они стали привычными. Когда одна система заработает в полную силу, остальные затем дополняют ее, повышая нашу эффективность.

Кэтрин, старший юрист в федеральном агентстве, отвечала за самые важные дела, связанные с правительством. У нее под рукой всегда был список приоритетов, в том числе телефонных звонков, которые надлежало сделать. Среди таких звонков был хотя бы один, которого она боялась, потому что ожидала несогласия, конфронтации или давления. «Страшные» звонки не всегда были безотлагательными, поэтому Кэтрин регулярно откладывала их на потом. Однако она заметила, что если подобный звонок есть в распорядке дня, то он заслоняет все остальные дела, лишает ее энергии и продуктивности, а значит, это самый важный звонок из тех, которые надлежит сделать.