Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Я знаю, что не всегда мой выбор будет лучшим. И каждый раз в таком случае я буду иметь отличную возможность называть себя самым большим тупицей в мире, недостойным в этой жизни ничего хорошего. Я много раз делал такой неверный самоограничивающий выбор. Мы вообще часто имеем дурную привычку помещать себя в сектор неудачи на собственной шкале «победа/поражение». Замахиваемся, но не попадаем по мячу – а потом бьем себя по рукам за то, что неидеально играем в бейсбол. И выходим из игры.

С некоторыми из клиентов мы потратили много времени, вырабатывая навыки эффективной деятельности. Но они чувствовали вину за то, что не могли научиться «как следует поддерживать процесс». Поскольку наши методы очень просты и основаны на здравом смысле, люди думают, что могут овладеть всеми приемами мгновенно, после чего освоенное автоматически станет их постоянной привычкой, уклониться от которой будет просто невозможно. Поэтому, единожды поскользнувшись, они чувствуют себя так, словно весь достигнутый ими прогресс в отношении увеличения продуктивности пошел прахом. «Если я не могу даже такую простую вещь сделать сразу, зачем вообще пытаться?»

Много лет назад мой великолепный тренер по гольфу сказал: «Не переживай по поводу количества своих очков или мячей, закатившихся в воду. Просто знай, что каждый раз, вступая в игру, ты обязательно сделаешь несколько отличных ударов!» Хороший совет. Так что в этом году я сделаю как минимум на несколько отличных ударов больше, чем в прошлом. Такое отношение к жизни позволяет мне оставаться в игре и совершенствоваться в ней.

Закончив чтение этой книги, выберите сами, на чем именно нужно фокусироваться и что делать дальше. Сделайте свой ход. Все может сложиться по-настоящему удачно. А если нет – не волнуйтесь. У вас еще появится масса чудесных шансов до того момента, когда придет пора отправляться в постель.

– Назовите три игры, в которые вы стали играть лучше. Какая еще игра вас привлекает?

– Совершали ли вы недавно какую-нибудь серьезную ошибку?

Готовность ко всему требует от каждого из нас умения приводить свои дела в порядок, эффективно и эффектно. Для этого нужно определить, каким должен быть результат дела, и решить, что именно должно происходить в процессе его выполнения. Но реальный объем и сложность всего, с чем мы сталкиваемся в этой жизни, так велики и разнообразны, что становится понятно: нам крайне необходимо и полезно иметь некоторые инструкции, выполнение которых оберегает нас от неожиданностей и дает гарантию, что наших рук и душевных сил хватит на все. Ниже приведены самые действенные практические приемы, суть которых более подробно раскрывается в книге «Как привести дела в порядок: Искусство продуктивности без стресса», о которой я упоминал в самом начале.

Это руководство по обеспечению «горизонтального» контроля. Оно посвящено тому, как правильно зафиксировать все ваши дела, точно идентифицировать их и успешно управлять ими. Стадии 2 и 3 подробнее раскрываются в схеме обработки и организации потока работ. Более того, схема – отличный инструмент, который можно держать перед собой на рабочем месте до тех пор, пока процедура не станет для вас совершенно привычной.

1. Сбор

– Собирайте все, что привлекает ваше внимание, во внешние «резервуары», защищенные от «протечек» (корзины для входящих документов, электронную почту, блокноты, носители для записи голосовой почты и так далее). Освободите тем самым свою «оперативную память».

– Таких «резервуаров» должно быть как можно меньше, но при этом все же достаточно.

– Регулярно очищайте их, обрабатывая и организуя все содержимое (подробнее – в следующем разделе).

2. Обработка

– Обрабатывайте содержимое «резервуаров» (принимайте решения по поводу собранных элементов исходных данных).

– Если тот или иной элемент исходных данных не имеет практического значения, удалите его, отложите (если он пригодится в будущем) или сохраните (для информации).

– Если элемент исходных данных имеет практическое значение, решите, какое следующее действие вы выполните сразу (если оно займет меньше двух минут): делегируете его (список «В ожидании») или отложите (список напоминаний о действиях или папка «Действия»). Если для завершения дела требуется более одного действия, определите свое обязательство как проект (список напоминаний о проектах).

3. Организация

– Сгруппируйте результаты обработки исходных данных, отнеся их к категориям, в которых данные будет легко найти в любой момент. Четыре основные категории, подразумевающие ваши действия, таковы:

– «Проекты» (проекты, которые вы обязаны завершить);

– «Календарь» (действия, которые должны произойти в определенный день или установленное время);

– «Следующие действия» (действия, которые должны быть выполнены как можно скорее);

– «В ожидании» (прочие проекты и действия, которые предполагается выполнить и которые вызывают ваше беспокойство).

– Добавьте к этим спискам – если это облегчит их использование – подкатегории («Звонки», «Командировки», «Дома», «За компьютером» и так далее).

– Добавьте списки долгосрочных целей и ценностей, которые влияют на вашу жизнь.

– Добавьте материалы, которые могут быть полезными (служебные обязанности, список триггеров[12] событий, организационные диаграммы и так далее).

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему файлов со справочной информацией и материалами, которые не требуют немедленных действий, но могут пригодиться впоследствии.

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему возможного переноса действий на более поздние даты (список «Когда-нибудь / может быть», календарь, напоминания).

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему вспомогательной информации по проектам (она может храниться в системе файлов со справочной информацией или отдельно).

4. Ревизия

– Проводите ежедневную ревизию календаря и списков действий (или по мере возникновения возможности выполнить какое-либо из внесенных в них дел).

– Проводите тщательную еженедельную ревизию системы, чтобы актуализировать и обновить ее данные; поддерживайте и по возможности улучшайте ее (подробнее – в разделе «Еженедельная ревизия»).

– Проводите ревизию списков долгосрочных целей, ценностей и ви́дения так часто, чтобы список проектов всегда оставался полным и актуальным.

5. Выполнение

– Выбирайте действия, отталкиваясь от собственных возможностей (контекст) и приоритетов. Учитывайте при этом, каким количеством времени и энергии вы располагаете.

– Оставайтесь гибкими, поддерживайте в актуальном состоянии систему напоминаний о действиях «для всей жизни» и доверяйте своей интуиции, принимая решения.

– Регулярно и последовательно фокусируйтесь на приоритетах, чтобы быть уверенными в правильности интуитивно принятых решений («Почему сделать Х лучше, чем Y?»). «Навещайте» свои обязательства и проводите их перенастройку через различные интервалы времени для разных уровней работы и личной жизни:

– на взлетной дорожке – текущие действия (ежедневно);

– 10 000 футов – текущие проекты (еженедельно);

– 20 000 футов – текущие обязанности (ежемесячно);

– 30 000 футов – цели на один-два года (ежеквартально);

– 40 000 футов – цели на три-пять лет (ежегодно);

– 50 000 футов и выше – карьера, предназначение, образ жизни (ежегодно или реже).

Эта модель основана на естественном методе планирования, который используется нашим разумом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть наиболее эффективный способ обдумать какой-то один определенный проект или ситуацию. После того как вы идентифицировали все свои проекты, может потребоваться более детальная фокусировка на одном или нескольких уровнях, чтобы вы могли быть уверенными в результате.

1. Предназначение / Руководящие принципы

– Зачем это делается? Что является истинной целью этого дела?

– Каких ключевых стандартов нужно придерживаться, принимая решения по проекту и выполняя его? По каким правилам мы играем?

– Какие цели и принципы являются руководящими критериями для принятия решений по проекту.

2. Миссия / Видение / Цель / Успешный результат

– Как будет выглядеть результат проекта в случае его полного успеха? Откуда я это знаю?

– Что этот успех будет означать для каждой из заинтересованных сторон?

3. Мозговой штурм

– Какие мысли вызывает у меня данный проект? Какова реальная картина ситуации?