Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

Получение отчетов, необходимых ежедневно или ежемесячно, желательно автоматизировать.

В результате проведенной работы будет сформирован Реестр отчетов по форме:

Реестр следует утвердить приказом. К Реестру необходимо приложить все формы отчетов, указанные в нем. Последующие корректировки форм, введение новых отчетов или упразднение старых необходимо также утверждать приказами.

В идеале все отчеты должны формироваться автоматически. В автоматизированных отчетах в графе «Ответственный» будет проставлено «автоматическое формирование», а получатель такого отчета приказом о введении данного Реестра получает право его формирования (право доступа в АС).

Система контроля исполнения внутренних нормативных документов и поручений

Все помнят, как выглядит типовая форма приказа:

Об утверждении Единого корпоративного реестра программного обеспечения ООО «Красочный мир»

В связи с внедрением в ООО «Красочный мир» системы управления программными активами в соответствии с международным стандартом ISO/IEC 19770-1:2006

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Единый корпоративный реестр программного обеспечения ООО «Красочный мир» (приложение 1).

2. Утвердить Положение о Едином корпоративном реестре программного обеспечения в ООО «Красочный мир» (приложение 2).

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Генерального директора по информационным технологиям Иванова И.И.

Генеральный директор Петров П.П.

Последний пункт приказа обычно такой: «Контроль оставляю за собой» или «контроль возложить на…» и подпись директора. На практике директор не в состоянии лично контролировать и следить за сроками и объемами выполнения поручений, указанных в приказе. Как правило, контроль исполнения осуществляют сотрудники отдела делопроизводства, которые регистрируют приказ и вносят данные из него в реестр поручений, который ведут в рабочем порядке в таблицах Excel.

Если есть система электронного документооборота (СЭД), то контроль исполнения осуществляется автоматически путем задания сроков и отправки поручений/документов исполнителю. Исполнитель получает электронную копию приказа, в назначенный срок направляет отчет о выполнении поручения либо обосновывает продление сроков. Сотрудники делопроизводства осуществляют мониторинг просроченных поручений.

Значительная часть поручений выдается во время совещаний. Поэтому необходимо внедрить эффективную систему ведения протоколов: сотрудник отдела делопроизводства (или любой другой ответственный сотрудник) ведет протокол во время совещания сразу в электронном виде по заданной форме. Руководитель совещания четко формулирует пункты протокола и поручения – диктует их.

В результате в течение одного-двух часов после совещания его участникам высылается утвержденный протокол с поручениями.

Мы неоднократно успешно внедряли подобную систему. Основная трудность – убедить руководителей сразу формулировать вслух пункты протокола для записи под диктовку. Почему-то многие считают, что секретарь или делопроизводитель должны сами догадаться, о чем идет речь, и самостоятельно сформулировать поручения. Приходилось указывать на нелогичность такого подхода: «Получается, у вас секретари не уступают по квалификации руководителям фирмы?»

Ведение протокола на бумаге или последующая расшифровка аудиозаписи значительно снижают скорость и качество создания протокола, что, в свою очередь, удлиняет сроки выполнения поручений и тормозит работу фирмы.

Контроль выполнения планов работ, как правило, осуществляется во время еженедельных/ежемесячных итоговых совещаний, поскольку многие планы являются взаимосвязанными и их выполнение зависит от нескольких подразделений. Во время совещания удобно обсуждать ход исполнения со всеми участниками.

Контроль бизнес-процессов

В организации контроль бизнес-процессов осуществляется в рабочем порядке – путем мониторинга приказов, связанных с изменениями организационной структуры, появлением новых штатных единиц и т. п. Ответственный сотрудник вносит необходимые коррективы в действующие бизнес-процессы.

Кроме этого, аудит бизнес-процессов желательно проводить в плановом порядке не реже одного раза в год: проверять актуальность, эффективность и нагрузку на сотрудников. По результатам аудита оформляют предложения о сокращении численности или необходимости расширения штата.

В крупных компаниях для этих целей создают административный департамент с функциями делопроизводства, контроля исполнения и бизнес-аудита.

В небольших фирмах работу с организационной структурой и бизнес-процессами поручают отделу персонала, юристам или отдают на аутсорсинг.

Аттестация персонала

Аттестация – это форма контроля качества персонала, соответствия его квалификации текущим требованиям.

Рекомендуется проводить аттестацию не реже одного раза в два-три года.

Процедура аттестации требует тщательной подготовки и скрупулезного соблюдения законодательства. Поэтому в комиссию по проведению аттестации обязательно должен входить юрист.

Аттестация помогает:

• выявить и, при необходимости, уволить некомпетентных работников;

• сформировать план по повышению квалификации сотрудников;

• выявить «избыточную квалификацию» работников и сформировать предложения по карьерному росту внутри компании для таких сотрудников.

Регулярное проведение аттестации мотивирует персонал повышать свои компетенции и актуализировать профессиональные знания. В сочетании с качественной системой обучения и повышения квалификации она дает хорошие результаты.

Чтобы построенная модель фирмы не теряла свою эффективность, необходимо периодически проводить бизнес-аудит: проверку соответствия бизнес-процессов потребностям бизнеса, внутренним нормативным документам, которые их регулируют, и действующему законодательству.