Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

9 февраля — сороковой день года. В соответствии с нашими вычислениями это число олицетворяет общую сумму реально рабочих дней в году. Можно сказать, что все оставшиеся дни, вплоть до декабря — это потерянное время, потерянные силы, потерянные возможности.

Предлагаю отмечать этот день как большой праздник, например День труда. Соберитесь всем коллективом. Пригласите и начальство. Выпейте чаю с тортом, порадуйтесь тому, что весна на пороге, что работа идет и что еще многое может быть сделано на общее благо. День интегрированного тайм-менеджмента дает вам возможность осознать свои достижения, планы и перспективы отдела и главное — пообщаться. День интегрированного тайм-менеджмента подчеркивает ценность интеллектуального использования времени и применения на практике идей, изложенных на этих страницах, таких как «краеугольное время», время возможностей, постоянное совершенствование и т. д.

Дома нам хочется чувствовать себя свободно и забыть о правилах, которые ограничивают наше поведение в стенах офиса. Зачем же применять навыки управления временем там, где мы живем, а не работаем? Ответ прост: всегда и везде нужно использовать любые навыки, облегчающие жизнь и снижающие риск стресса.

Завтрак — это источник энергии для организма после ночного отдыха. Как уже говорилось ранее, утренний прием пищи очень важен для человека, однако им зачастую жертвуют, потому что времени не хватает.

Питательная ценность завтрака обсуждалась в главе 12, способы найти время для неспешного завтрака мы предлагали в главе 13. Тем не менее стоит повторить основную мысль: спокойный, за газетой или телевизионными «Новостями» завтрак гораздо важнее, чем лишние десять минут сна. Даже если у вас маленькие дети, которым нужно помочь собраться в школу, отведите себе время для спокойного завтрака (например, до того, как поднять детей), и он даст вам силы справиться с напряженным днем.

Для тех же, кто абсолютно не в силах подняться раньше ради завтрака, есть иное решение: завтрак брать с собой.

К 16.00 обычного дня большинство жителей США еще не знают, что у них будет на ужин, из-за чего возникает масса проблем.

• Вы зря расходуете интеллектуальную энергию. Основная проблема в том, что ваше внимание рассеивается, мысли постоянно возвращаются к предстоящему ужину. На первый взгляд невелика беда, но имейте в виду, что краткосрочная память способна удерживать очень небольшое количество пунктов. Отвлекаясь на мелочи, вы теряете способность сосредоточиться на работе, снижаете продуктивность, а значит, увеличиваете объем невыполненных дел.

• Вы мешаете близкому человеку. Вам волей-неволей приходится названивать своей второй половине и вести примерно такие разговоры: «Чего бы тебе хотелось на ужин?» «Не знаю. А тебе?»

В результате вы еще больше отвлекаетесь и переживаете. В Интернете можно найти миллионы всевозможных рецептов, но вряд ли вы станете прибегать к их помощи вечером после работы.

• Вы тратите вечер на магазины. В конце концов вы придумали, что у вас будет на ужин, по дороге домой вам предстоит зайти в магазин. А ведь это ваше драгоценное личное время. Каждый такой поход отнимает минут 20—30, а за месяц складывается порядочное количество часов. Вы многим интересным могли бы заняться, но, к сожалению, это время не ощущается как ценность, поскольку, как уже обсуждалось в главе 3, ваши действия спонтанны.

• В последнюю минуту вы прибегаете к фастфуду. С приближением вечера проблема ужина беспокоит вас все сильнее: это действует особый гормон голода, который выделяется в кровь из желудка. Этот гормон не терпит промедления, рациональное мышление ему не свойственно, ему требуется лишь пища. И решение подмигивает желто-красными цветами на каждом углу: фастфуд. Но мы ведь уже знаем, что такая еда — не лучший выход. Правда, крупные компании быстрого питания изменили свои меню в соответствии с требованиями здоровья, и все же жиры, соусы и прочие ингредиенты, используемые в фастфуде для вкуса и сохранности, невозможно сравнить по качеству с домашней едой.

Заранее составленное домашнее меню предоставляет вам прекрасную альтернативу готовым блюдам. Один час в неделю — вот все, что вам нужно, чтобы составить меню семи завтраков, обедов и ужинов и избежать перечисленных выше проблем, на которые уходят силы и время. Заранее составленное на неделю меню дает шанс семье провести время вместе за здоровой едой. Время, которое часто расходуется на походы по магазинам после работы, станет временем для отдыха и прочих нужных дел. И что самое приятное, известные вам вкусы ваших близких делают составление меню простым процессом. Любимые блюда можно повторять каждую неделю или когда хочется. Вы быстро привыкнете без всяких сложностей составлять меню на неделю.

Для большинства из нас походы по магазинам — не самая интересная часть жизни. Однако дело это необходимое и главное — отнимает время. К счастью, при наличии заранее составленного меню (см. выше) и использовании метода управления своим временем проведенное в магазине время можно сократить вдвое, для чего необходимо составить список товаров в том порядке, в котором вы их находите на полках. Поначалу такой подход покажется странным, но в действительности это тот же план проекта, только проект в данном случае — поход в магазин [32].

Карта магазина. Прежде всего начертите схему расположения полок в магазине, где чаще всего отовариваетесь. Это можно сделать и во время очередного похода, а можно устроить и специальную экскурсию. (Вспомните пример с рогаткой из главы 14.) На схеме должны быть отмечены все прилавки, проходы с полками по обеим сторонам, секция свежих фруктов и овощей, хлебный и молочный отделы.

Затем представьте, будто вы делаете круг по торговому залу, обозначая каждый отдел и секцию соответствующим номером. Например, секция фруктов и овощей находится в углу у входа: №1. Далее хлебный отдел — №2. Потом проходы: верхние полки первого прохода — № 3, нижние — № 4. Далее вы разворачивает тележку и движетесь по второму проходу: в промежутке №5, верхние полки второго прохода — №6, нижние — №7. Так вы продвигаетесь по магазину вплоть до самого конца, где обычно располагается молочная секция, примерно № 20. По-вашему, слишком много хлопот? Поверьте, когда пребывание в магазине сократится с двух часов до одного, вы оцените усилия.

Итак, теперь у вас есть карта, на которой проложен четкий, логичный путь по торговому залу. (Метод тот же, что изложен в главе 10 по отношению к имейлам. С его помощью вы избавляетесь от двойной работы.)

Следующий шаг касается списка покупок. Внесите продукты, которые обычно покупаете на неделю или на месяц, в лист Microsoft Excel. (В Excel работать проще, чем на бумаге, потому что можно добавлять забытые пункты позже и сортировать их.) Сделайте четыре столбца [33].

• Озаглавьте первый столбец «Необходимо». Он понадобится позже, когда вы решите, что из продуктов хотите купить на этой неделе.

• Второй столбец озаглавьте «Название».

• Третий столбец озаглавьте «Очередность».

Цифры в столбце «Очередность» напротив названия каждого продукта соответствуют порядковым номерам тех секций на вашей карте магазина, где можно взять данный продукт. Например, авокадо — это фрукт, следовательно, находится в секции № 1 вашей карты, «Фрукты и овощи». А вот сода для выпечки найдется в секции № 8, на нижнем ряду третьего прохода, рядом с кассами. Разумеется, вам понадобится несколько походов, чтобы запомнить, где что брать, но выгода очень велика.