Максим Горбачев - ОТКАТ-2. Особая Техника Клиентской АТтракции

Но даже на данном этапе можно осадить «не своего» поставщика. Для этого в проект договора иногда вставляют «драконовские» условия. Например, «поставщик отвечает за каждый день просрочки в объеме своих внеоборотных активов», либо назначается штраф в размере 50 % от суммы поставки, если первичные документы предоставлены несвоевременно. Другой способ – просто сорвать тендер, когда в число участников включается «фирма-помойка» с лучшей ценой и условиями оплаты. После победы она уклоняется от заключения договора. Затем еще тянется время, чтобы признать тендер недействительным и в аварийном режиме приступить к закупкам у «своих» поставщиков.

Так как процедура проведения тендера (открытого конкурса) трудоемка и затратна для компании-организатора, обязательно нужно определить минимальную сумму закупки, при которой организация тендера будет экономически целесообразна по сравнению с другими способами закупки. Так, например, в государственных закупках (согласно закону № 94-ФЗ) максимальным порогом для проведения закупок через запрос котировок является сумма в 250 тысяч рублей. В ряде случав громоздкость и «продажность» «бумажных» тендеров позволяет компенсировать использование интернет-технологий в сфере закупок. О них мы и поговорим в следующем разделе.

Использование интернет-технологий в сфере закупок исключает вероятность сговора представителей покупателя и продавца, устраняя возможность личных контактов между участниками сделки. Пример подобного решения – система электронных торгов (электронная торговая площадка).

Каким же образом реализуется преимущество системы электронных торгов? Для того чтобы представить основной принцип работы, нужно разобраться с традиционной системой закупок на отечественных предприятиях. В упрощенном виде она выглядит следующим образом (рис. 13). Подразделения компании формируют заявки на закупку необходимой продукции и передают их в отдел закупок. Отдел снабжения сравнивает заявки со складскими запасами, определяет необходимый объем закупок, перечень закупаемой продукции и формирует план закупок. Затем отдел снабжения (каждый специалист по снабжению в соответствии со специализацией) осуществляет анализ рынка и поиск поставщиков (если это необходимо), либо запрашивает коммерческие предложения от известных ему поставщиков. По результатам анализа предложений и дополнительных переговоров с поставщиками составляется конкурентный лист, который передается руководителю для принятия решения о заключении договора с тем или иным поставщиком.

Рис. 13. Традиционная система закупок на отечественных предприятиях

Закупки с использованием системы электронных торгов (рис. 14) позволяют исключить из процесса этап взаимодействия специалистов по снабжению с поставщиками путем передачи функций обслуживания процесса сбора и обработки информации оператору системы (IT-подразделению или внешней организации). В результате процесс закупок становится прозрачным, и возможность злоупотребления специалистов по снабжению своим служебным положением для получения откатов от поставщиков исключается. То есть все коммерческие предложения поставщиков по каждому тендеру учитываются в системе, без возможности удаления или искажения информации. При этом поданная информация является закрытой для всех участников торгов до момента объявления о его завершении. Таким образом, достигается чистота проводимых конкурсов, а также экономия на накладных расходах отдела снабжения (сокращение длительности телефонных переговоров, снижение расходов на картриджи и бумагу, используемых для получения и отправки факсов, сокращение трудозатрат сотрудников на подготовку сделки).

Рис. 14. Закупки при помощи системы электронных торгов

Для функционирования системы необходимо создать специализированное подразделение (оператор системы) в рамках IT-департамента компании или передать данный процесс на аутсорсинг независимой компании-оператору, что позволяет еще более снизить влияние «человеческого фактора» на закупочный процесс.

Основное ограничение системы электронных торгов – ее использование только при закупке стандартизированных (с измеримыми и легко описываемыми характеристиками) и небрендованных товаров (нефтепродукты, металлопрокат, стройматериалы, инструменты, продукты питания и т. д.). Закупка товаров, а тем более услуг с уникальными и неизмеримыми характеристиками требует взаимодействия потребителя и поставщика для уточнения всех технических условий. Кроме того, действует и дополнительный психологический фактор. Как сказал генеральный директор одной компании, «на сто тысяч рублей через подобную площадку закупить по предоплате можно, а вот контрактовать поставку на несколько миллионов, не взглянув человеку в глаза, я не могу».

Виды систем электронных торгов

Такие системы можно разделить на корпоративные системы электронных торгов и электронные торговые площадки, исходя из того, кто является оператором системы, то есть осуществляет и обслуживает ее (собственное IT-подразделение или внешняя организация).

Корпоративная система электронных торгов (buy site) может быть встроена в общекорпоративный сайт или вынесена в отдельный портал. Данная система в идеале должна быть интегрирована с информационными системами, используемыми в компании: системой управления ресурсами (ERP-системой), системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системой), системой управления цепочками поставок (CSM-системой). В качестве примера корпоративной системы электронных торгов можно привести интернет-площадку MiraxTenders (www.mirax-tenders.ru).

MiraxTenders – проект департамента подбора подрядчиков Mirax Group, на котором представлена информация о текущих и прошедших подрядных торгах и система электронных тендеров на поставку стройматериалов на объекты компании. Главные преимущества системы – упрощение процедуры и сокращение сроков подготовительных этапов проведения тендеров, автоматическое оповещение всех пользователей системы о тендерах, которые проводит Mirax Group, прозрачная конкурентная среда и одинаково комфортные условия проведения тендера для всех его участников.

Подобную интернет-площадку можно реализовать на базе одного из программных решений, представленных на IT-рынке. Например, электронная система управления закупками Norbit Business Trade. Стоимость создания корпоративной системы электронных торгов с привлечением IT-компании начинается от 100 тысяч у. е. Для того чтобы внедрение подобной системы окупило себя, необходимо, по грубым расчетам, проведение закупок на сумму от 1 млн у. е. за период окупаемости, так как экономия от внедрения корпоративной системы электронных торгов составляет в среднем 10 %. Более оптимальным вариантом для многих компаний будет использование независимых электронных торговых площадок.