Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Чтобы «включиться» в творческую работу, нужно вызвать к жизни мысли, которые хоть как-то касаются нужной вам темы. Конечно, можно сидеть за столом и ждать музу, но придет она или нет – большой вопрос. Выйти прогуляться – вариант получше. Однако не факт, что мы не станем думать над более важными вещами, нежели конкретное дело. Способ, который никогда не подводит, связан с возбуждением ассоциаций, которые вовлекают нас в размышления на нужную тему. Звучит мудрено, а на деле очень просто.

Для того чтобы начать работу над творческой задачей, нужно в нее погрузиться. А чтобы это сделать, достаточно:

• перечитать черновики (пересмотреть наброски), которые уже есть;

• почитать, посмотреть, послушать то, что напрямую относится к теме (если предыдущий способ невозможно применить или он не помог).

Результат гарантирован – спустя краткое время мы начнем погружаться в проблему и выдавать идеи, которые послужат основой для статьи, презентации, выступления или книги. Остается малость – записать это в таск-менеджер.

Если у вас есть задачи, связанные с творческой деятельностью, переформулируйте их так, как предложено здесь. Например, задачу «подготовиться к презентации для выступления перед учредителями» можно сформулировать следующим образом: «прочитать отчетные документы, данные из которых нужно доложить учредителям» или «просмотреть презентацию выступления перед учредителями за прошлый год».

Главное, о чем нужно помнить при работе с задачами, – эффективность работы пропорциональна времени, которое на нее выделено. Чем больше (в разумных пределах) внимания мы уделяем осмыслению предстоящих действий и правильному их распределению, тем проще и легче работать и тем лучше результат.

Однако это общая рекомендация. А есть та, которая относится к повседневной работе с таск-менеджером, когда мы уже определили, какие дела будем делать, и перешли в режим реализации. Она звучит так:

Чем меньше задач в поле зрения, тем выше качество выполнения каждой из них.

Чем меньше задач в списке дел, тем больше внимания можно уделить каждой в отдельности и тем выше концентрация на ней. Соответственно мы быстрее в нее погружаемся, мысленная модель оказывается лучше, исполнение – четче. Идеальное число задач в поле зрения – 2–3. Максимальное – не больше 7.

Однако как быть с тем, что в списке дел, как правило, около десятка задач или даже больше? Что делать, если после ежедневного обзора их осталось 12 и ни одну нельзя убрать? Никаких проблем, следите за руками.

То, что задач должно быть немного в поле зрения, не означает, что их должно быть мало вообще или в списке на сегодня. Как правило, почти все таск-менеджеры позволяют по-разному сортировать задачи в списках дел и сворачивать неиспользуемые подгруппы.

Соответственно вы можете выбрать метод сортировки, например «по времени начала», и скрывать все, которые стартуют после полудня. Можете использовать сортировку «по проектам» и работать только над задачами одного из них. Можете подобрать задачи «по контекстам» и начать с тех, которые относятся к контексту «звонки» или оценены как «задачи на 1–5 минут». В общем, вы поняли.

Смысл этого простой – если оставлять список задач несвернутым, внимание распределяется на каждую и сложно сосредоточиться на отдельных. Иногда другие могут отвлекать и привести к тому, что мы забудемся и начнем делать несколько дел одновременно.

Возможно, в некоторых таск-менеджерах такой функции нет. Например, в Wunderlist. В тогда мы будем пользоваться «звездочкой», чтобы выбрать одну и только одну задачу, над которой пора начать работу. Отметим ее, появится новый список, в котором будет только она. Нужно переключиться на него, чтобы не обращать внимания на те, с которыми мы пока не работаем. Закончили ту, что начали, – идем в список дел на сегодня, выбираем еще одну, и все повторяется. Этот способ особенно помогает, когда задач больше 7, да еще выдался очень динамичный день. С ним легко сохранять концентрацию и не «потеряться» в хаосе работы.

Если искать таск-менеджеры в Google или же в каталогах приложений Google Play или App Store, легко запутаться – там их сотни. Управление задачами – настолько «живая» область, что софт, который предназначен для этого, пишут очень многие студии и энтузиасты.

Сужение поиска, выбор софта только под GTD, тоже не принесет должного эффекта. Чтобы выбрать тот, который нужен, потребуются недели, а то и месяцы. Этот раздел сэкономит вам время. Он расскажет об основных таск-менеджерах, которые, как мне кажется, лучше всего подходят для управления задачами по GTD.

Пойдем от простого к сложному. Если вы стали пользоваться GTD недавно, обратите внимание на Wunderlist – www.wunderlist.com. Несмотря на абсолютную простоту, этот сервис вполне отвечает запросам начинающих и продвинутых пользователей.

Хоть Wunderlist и зарабатывает на версии для командной работы, их реализация, на мой взгляд, не слишком укладывается в рамки нашей технологии. Поэтому назовем его идеальным таск-менеджером для тех, кто только начал и собирается пользоваться GTD самостоятельно.

Из дополнительных плюсов можно отметить возможность резервного копирования, а также то, что Wunderlist сделал клиенты для всех устройств и операционных систем. Им очень удобно пользоваться вне зависимости от того, какие у вас компьютеры, сотовые телефоны и планшеты. У разработчиков отличный вкус, и они сделали дизайн, который доставляет эстетическое удовольствие. Кстати, функционала бесплатной версии более чем достаточно для комфортной работы одному. Платный функционал потребуется, только если вы захотите пользоваться Wunderlist вместе с сотрудниками и прицеплять к задачам файлы.

Итак, основные плюсы:

• русскоязычный интерфейс;

• только необходимый функционал;

• резервное копирование;

• мультиплатформенность;

• очень приятный дизайн.

Минусы:

• командная работа с задачами по GTD реализована не очень хорошо;

• иногда возникают проблемы с синхронизацией, можно потерять задачи.

Отличный менеджер задач для тех, кого не пугает англоязычный интерфейс. Подходит для личного использования и небольших команд. Имеет больше функций, чем Wunderlist (хоть и не позволяет прикреплять к задачам файлы). Платная версия отличается от бесплатной только синхронизацией с мобильными устройствами (бесплатная синхронизируется раз в сутки, платная – на лету) и тем, что в бесплатной не получится использовать локальные приложения.