Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

– Видишь ли, сынок, в яблоке содержится много железа. При соединени с кислородом происходит процесс окисления железа, и при этом оно темнеет…

– Папа, а с кем ты сейчас разговариваешь?

Образовательный проект папы, направленный на собственного сына, очевидно, закончился провалом. Реакция сына является первичной обратной связью от целевой группы. Фактически одним предложением он указывает папе на ошибки планирования – неверную оценку потенциала целевой группы и выбор некорректного и неэффективного способа вмешательства.

Итак, основные функции мониторинга – это внесение корректив, получение обратной связи, облегчение управления проектом и документирование деятельности, как следствие – обеспечение гарантии достижения запланированных результатов независимо от изменений внутренних и внешних факторов в процессе реализации проекта.

Как вы уже знаете, мониторинг бывает внешний и внутренний. Внутренний мониторинг производится силами команды исполнителей проекта, внешний предусматривает контроль сторонними наблюдателями либо организациями, в том числе финансирующими, государственными и вышестоящими органами.

Кроме этого, виды мониторинга могут быть определены в соответствии с логикой построения ЛСС: от общей цели через цель проекта к видам деятельности, при условии выполнения допущений, при которых возможно осуществление деятельности. В соответствии с этой классификацией можно выделить:

• Мониторинг ресурсов / деятельности

В основном его цель – отследить использование ресурсов, таких, как:

– Финансы (Какая сумма была потрачена на (канцтовары, стройматериалы, закупку продуктов и так далее) в отрезок времени с… по.). Информация представляет интерес в первую очередь для бухгалтерского учета.

– Оборудование (Сколько дней в месяц используется оборудование? Какова загрузка оборудования и т.д.). Касается вопросов аренды, приобретения и эксплуатации необходимого оборудования.

– Материалы: сколько какого материала требуется для осуществления деятельности; сколько цемента надо на заливку фундамента; сколько продуктов необходимо на приготовление обедов на N человек в день и какими они должны быть.). Показатели могут относиться как к количественным, так и качественным характеристикам материалов.

– Человеческие ресурсы (Сколько человек приняли участие в мероприятии.). Если же вопрос касается оценки трудозатрат, как правило, емкость ресурса оценивается в человеко-днях.

• Мониторинг результатов

Мониторинг результатов должен показать, что конкретно было сделано для целевой группы за время работы проекта. В данный момент ответственное лицо не интересует произведенный эффект, только «голая» статистика.

Например, если в рамках программы борьбы со СПИДом распространялись презервативы среди представителей целевой группы, то в данный момент ответственное лицо интересует только количество розданных средств гигиены.

• Мониторинг воздействия (уровень цели проекта)

Мониторинг воздействия предполагает получение обратной связи от целевой группы в прямом или косвенном виде. Часто измерить степень проведенного воздействия на целевую группу бывает сложно, тогда в ход идут косвенные показатели.

Например, если в рамках программы борьбы с распространением СПИДом среди представителей целевой группы распространялись презервативы, мы не можем прямо измерить эффективность от их применения. Однако, при отсутствии других одновременно действующих проектов в той же сфере, мы можем проследить общую статистику роста количества презервативов, приобретенных в аптеках и магазинах, и сделать выводы на основании косвенного показателя.

• Мониторинг влияния или эффекта (уровень общей цели)

Этот вид мониторинга должен определить тот эффект, который будет получен в результате осуществления деятельности. В отличие от процесса проведения оценки проекта, когда мы рассматриваем ожидаемый эффект, здесь мы оцениваем все изменения в поведении целевой группы – положительные, отрицательные, и даже связанные с результатом косвенно.

В рамках той же программы борьбы с распространением СПИДом мы можем обнаружить, что кроме использования предохранительных средств в поведении представителей целевой группы наметились определенные изменения, например, становится все более популярной идея воздержания.

• Мониторинг окружения

У проекта всегда есть окружение – весь мир вокруг, и этот мир влияет на деятельность в рамках проекта. К категории показателей мониторинга окружения, как правило, относятся показатели, которые отвечают за анализ допущений.

Например, если для осуществления некоторой стадии проекта нам необходимы определенные погодные условия, мы должны регулярно отслеживать прогноз погоды, чтобы вовремя внести изменения в разработанный план действий.

Мониторинг деятельности и результатов, как правило, состоит в получении информации, производимой внутри организации. В процессе осуществления мониторинга влияния и окружения, получаемая информация, как правило, существует вне организации. Для осуществления такого вида мониторинга часто приходится подбирать косвенные показатели, поскольку размер целевой группы может быть очень большим либо измерение прямого показателя может быть дорогостоящим или занимать много времени. Такие показатели надо использовать с осторожностью, поскольку они могут значительно исказить требуемую информацию.

Итак, мониторинг может быть внутренним и внешним. Схема мониторинга может разрабатываться исходя из логики проекта в целом, и для каждого элемента логикоструктурной схемы могут быть определены соответствующие показатели. Также при разработке схемы мониторинга надо учитывать специфику тех показателей, которые производятся внутри организации, и тех, которые будут получаться извне.

К показателям мониторинга предъявляются такие же требования, как и к обычным показателям: они должны быть «умными» – SMART (Specific, Measurable, Approved, Realistic and Time-Bound), то есть конкретными, измеряемыми, достижимыми, реалистичными и иметь временные рамки (см. главу «Какими должны быть показатели и источники проверки?»). Вдобавок к этому существует еще четыре требования, предъявляемых именно к показателям мониторинга:

• Обоснованность – между тем, что вы измеряете и тем, что вы хотите измерить, должна быть четкая связь.