Ирина Красоткина - Деловой имидж

Соответственно, поиск решения возникшей проблемы, выбор наиболее оптимального пути выхода из кризисной ситуации, наиболее эффективное преодоление трудностей – все это может быть вполне осуществимо на совещании согласовательного стиля.

А теперь давайте поговорим о состязательном стиле совещания формального и неформального характера.

Совещания, проводимые в учреждениях бюрократического направления, к которым относятся правительственные учреждения, крупные общественные организации и высшие учебные заведения, как правило, по стилю проведения можно отнести к состязательным формальным. Это заседания, объединяющие группы лиц, нередко представляющих различные интересы. Стиль проведения таких совещаний требует официальной манеры общения, соблюдения формальных обязанностей и процедур, таких как наличие постоянного председателя и секретаря.

На таких совещаниях особенно ценится умение отстаивать и лоббировать свои интересы, ораторское искусство, навыки политической борьбы, личные достижения и согласие пойти на компромисс.

Успех на таком совещании зависит от продуманной и тщательной подготовки и изучения не только необходимых документов, но и самих участников совещания – их взглядов, интересов и возможных аргументов. В свою очередь необходимо подготовить контраргументы и заручиться поддержкой со стороны предполагаемых союзников, изучить область теоретически реальных компромиссов. Вы можете не бояться вносить собственные предложения, так как неожиданные компромиссные решения и возможность нового решения проблемы приветствуются на таких собраниях.

Однако здесь большая часть ответственности за успешный итог совещания зависит в первую очередь от председателя. Общая атмосфера этих совещаний не располагает к групповой работе и мешает сосредоточиться просто в силу того, что участники не расположены друг к другу и склонны судить об оппонентах скоропалительно и безапелляционно. Скромные и неуверенные люди чувствуют себя очень неловко в обстановке взаимного недоверия, и роли многих участников оказываются предопределенными с самого начала. Так, женщинам отводится «почетная» обязанность – вести протокол совещания.

Стиль неформальных состязательных совещаний предполагает группу совещаний со свойственной им внутренней нестабильностью. Здесь не существует никаких формальных правил или обязанностей, никаких норм поведения и специальной подготовки. Поэтому на таких совещаниях стихийно возникает властная элита, что чревато возможностью возникновения конфликта. Словом, скорее этот вид совещаний можно было бы назвать параноидальным, так как нередко они перерастают в открытую конфронтацию.

Теперь давайте перейдем к более приятным вещам и рассмотрим согласовательный стиль совещаний формального и неформального характера.

Большинству преуспевающих компаний свойственно проведение совещаний в формальном согласовательном стиле. Безусловно, это, пожалуй, самый цивилизованный, мы бы сказали, «бескровный» способ достижения консенсуса. Даже если и возникает только относительное согласие, сам стиль проведения предполагает возможность голосования, что только приветствуется участниками совещания.

Залог царящей на таких совещаниях спокойной, дружелюбной и взаимовежливой атмосферы, конечно, в первую очередь определяется общим процветанием компании. Отсюда – отсутствие скрытых конфликтов, большая склонность к консенсусу, лояльность и внимание к групповым достижениям, удовольствию от работы и укреплению чувства причастности у сотрудников.

Хотя на таких совещаниях обязателен протокол, соблюдение правил и процедур проведения, но сами правила и процедуры могут варьироваться. Так, вместо традиционного для всех совещаний председателя может появиться посредник, поочередно выслушивающий мнения участников.

Несмотря на кажущуюся скуку таких совещаний, только они и дают полное право на гарантированную демократию. Вмешаться в процесс обсуждения и высказать свое мнение гораздо проще, когда заведомо определены и хорошо известны правила проведения, чем тогда, когда царит неформальная атмосфера.

Ну а собственно к совещаниям согласительного стиля и неформального характера относятся совещания небольших групп планирования и просто рабочих групп. Они прекрасно обходятся без формальностей уже потому, что объединены общей идеей и поиском ее реализации или общей целью, а также не боятся доверять друг другу. Конечно, на таких совещаниях присутствуют некоторые, свойственные формальным совещаниям признаки проведения. Например, четко сформулированная и разработанная повестка дня. Никто не станет спорить с тем, что более организованный подход к цели совещания экономит в конечном итоге достаточное количество времени.

Общим для согласительных совещаний как формального, так и неформального характера остается одно – внимание акцентируется на групповых успехах в работе, общих усилиях, прилагаемых коллективом для достижения целей. Функции председателя упраздняются или трансформируются, становятся условными, и возрастает значение и ответственность рядовых участников совещания.

Отсюда и более высокие требования – желательно, чтобы каждый сотрудник обладал такими качествами, как: умение слушать, выступать достаточно ясно и убедительно, открытость, уважение и интерес к чужому мнению, а также знание и понимание процесса принятия решения и умение участвовать в нем. Словом, на таких совещаниях приветствуется любая разумная инициатива, новый взгляд на ситуацию и умение обосновать свою точку зрения.

Однако самым желательным должна быть высокая самодисциплина, в противном случае согласительные совещания грозят стать утомительными по своей продолжительности и малоэффективными по своей результативности.

Поскольку мы перечислили некоторые желательные качества рядового участника совещания, то давайте перейдем к вопросу грамотной подготовки к самому совещанию. Сначала давайте выясним, что необходимо сделать рядовому сотруднику, чтобы прийти на совещание, так сказать, во всеоружии.

Теперь, когда вы знаете, как определить стиль и характер совещания, у вас появилась возможность оценить те совещания, на которых вы бывали прежде. Если вы проработали на нынешней должности уже достаточное время и успели посетить несколько рабочих совещаний, то наверняка имеете представление о том, какого стиля совещаний придерживаются в вашей организации. Вы можете лучше понять, что от вас требуется. Но также вы можете сделать выводы, которые помогут вам предпринять несколько шагов к изменению собственного стиля поведения, а может быть, и стиля проведения совещания в целом.

Так, вы наверняка поймете, к какому стилю тяготеете в собственном поведении. Скажем, на вашем предприятии принято проводить совещания в согласительном стиле, а вы более склонны к состязательному, тогда, возможно, вам придется постараться развить свою сдержанность, рассудительность и не прибегать во время выступлений к открытым выпадам, удерживаясь от постановки острых вопросов.

Что же касается стиля совещания, то вы должны помнить о том, что свое поведение изменить гораздо легче, чем поведение, принятое группой людей. Однако вы можете использовать свой шанс, попытаться изменить стиль проведения совещания, задав, например, следующие вопросы:

«Может быть, имеет смысл спросить у каждого, что он думает по этому поводу?»

«Быть может, стоит каждому участнику, согласному с предложением, просто поднять в знак согласия руку?»

К тому же имеет смысл заручиться перед началом совещания поддержкой у возможных союзников или попробовать провести неформальное лоббирование в поисках поддержки, или привести несколько примеров успешного проведения совещаний предлагаемого вами стиля. Словом, планомерная и продуманная тактика вашего поведения, возможно, принесет со временем ощутимые результаты.

Конечно, изменение стиля совещания нередко зависит от проведения реформ, быть может, радикальных, стиля работы организации в целом, но это, как говорится, уже совсем другая история.

Для того чтобы подготовиться к совещанию, вы должны знать, что неадекватное поведение рядовых участников делает сами совещания малоэффективными и нередко отвлекает от главного. И, естественно, ваша задача – избежать подобных ошибок в своем поведении.

Во-первых, это элементарная неподготовленность. Если вы заинтересованы в развитии своей компании, то должны перед каждым совещанием прочитать протокол предыдущего совещания и повестку дня предстоящего совещания. Желательно прочитать подготовленные к совещанию документы по темам, которые вас интересуют, и зафиксировать письменно свои комментарии или возникшие вопросы.

Ваше выступление должно укладываться в отведенные рамки, а также должно быть четко сформулировано и оформлено, вы должны уметь ясно излагать свою позицию. Каждому участнику совещания неплохо было бы выяснить еще до его начала, зачем он приглашен на заседание, что будет обсуждаться в процессе и чего попытаются достичь в итоге.