Ирина Красоткина - Деловой имидж

Каждый из участников может выступать в одной из нижеследующих ролей.

1. Обеспечивающий решение задач – активное участие в решении задач, стоящих перед участниками.

2. Создающий благоприятные условия – налаживание контактов, установление и поддержание обстановки, способствующей более благоприятному ведению дискуссии, преследование более скорого достижения поставленных на совещании целей.

3. Эгоист – препятствие эффективной работе совещания, в силу довлеющей ориентации на достижение личных целей, нередко в ущерб общим. Хотя возможность исполнения такой роли скорее обусловлена неформальным характером и состязательным стилем проведения совещания, не стоит забывать и о том, что если перед участниками стоит целью достижение полного согласия, то возможность удовлетворения личных нужд присутствующих должна обязательно учитываться.

Естественно, первые два типа ролей наиболее важны для любого совещания, и обычно их берут на себя люди, к чьему мнению в коллективе прислушиваются и те, которые считаются наиболее опытными и ответственными среди участников.

Совсем не трудно оценить себя с этой точки зрения, так же как и коллег, но помните о том, что негативное проявление поведения, как своего, так и соседа, намного заметней, чем позитивное, просто в силу того, что отсутствие явных признаков «плохого» поведения во многих местах является самым распространенным признаком положительного поведения, особенно там, где благожелательность и сдержанность считаются нормой.

Как вы, должно быть, знаете на собственном опыте, совещания, на которых превалируют личные интересы, не могут быть эффективными и зачастую ведут просто к открытому противостоянию. Во избежание этого каждому участнику совещания необходимо осознавать собственную ответственность в выражении своего мнения. При этом нужно уметь четко и ясно формулировать свою точку зрения, не нанося при этом урона достижению общих целей и интересов.

А теперь, с вашего позволения, мы хотели бы дать несколько конструктивных советов, если вы решили изменить собственное поведение на совещаниях. Во-первых, вы должны решить, что вы в состоянии сделать, но при этом избежать лишних амбиций.

Во-вторых, можете попросить своего коллегу понаблюдать за вашим поведением во время совещания, будет неплохо, если свои замечания он зафиксирует письменно, это поможет вам предпринять более конкретные шаги в изменении себя. Тот же коллега может поддерживать вас во время совещания, способствуя более благоприятным условиям для вашего выступления, и стимулировать вас во время совещания, а также подбадривать в случае непредвиденных заминок.

В-третьих, спросите себя: «Чего от меня ждут на этом совещании? Зачем меня пригласили? Выполнения какой роли от меня ожидают? Хочу ли я сам выступить в этой роли?» Ответьте себе на эти вопросы и поступайте, сообразно вашим убеждениям.

И еще один совет: при высказывании замечаний другим людям не ограничивайтесь только критикой, постарайтесь проявить и позитивный подход, уделите внимание их достижениям и вариантам преодоления трудностей. Словом, постарайтесь быть более объективными.

А теперь мы хотим обратиться к руководству. Готовить и проводить совещание, если вам предстоит выступить в роли его председателя, – занятие довольно хлопотное. Поэтому прежде всего у вас должен быть помощник – секретарь.

На плечи председателя ложится ответственность за выполнение таких функций, как быстрое и наиболее эффективное решение поставленных задач, а также поддержание наиболее результативной групповой работы.

В то время, как на секретаря ложится обязанность обеспечения наиболее благоприятных условий для достижения целей совещания, сюда входят подготовка, рассылка документации и грамотное ведение протокола во время заседания.

Председатель может назначить секретаря, но ему следует руководствоваться соображением о том, что нередко именно от секретаря зависит правильная подача информации в протоколе и заключительных документах, а следовательно, и полное представление и осуществление замыслов организаторов совещания и достижение поставленных целей.

Условно выражаясь, председатель – хозяин совещания, а секретарь – хозяйка. На секретаря также возлагаются такие «бытовые» вещи, как подготовка помещения, если нет специального, заказ напитков, контроль за обеспечением наиболее комфортных условий для участников совещания и т. п. К тому же хорошему секретарю неплохо бы позаботиться о том, чтобы принести с собой несколько копий необходимых документов, на тот случай, если кто-то из участников их забудет.

Словом, как вы уже поняли, создание выгодных условий для проведения совещания – полностью забота секретаря, и ему непростительно упускать из внимания детали. Хороший секретарь всегда должен помнить о том, что именно из деталей складывается мнение как о человеке, так и компании.

Другая сторона – фиксирование происходящего на совещании. Главное внимание здесь, естественно, отводится таким вещам, как фиксирование фактов, цифр и принятых решений. Именно на основе секретарских записей составляется протокол совещания.

И наконец, мы хотим поговорить о роли самого председателя совещания. Для начала нам хотелось бы привести бытующее в современном маркетинге мнение о типах председателей.

Итак, председатель может быть:

1) боссом, тогда на его плечи ложится планирование, контроль и направление работы и целей совещания детально, то есть по пунктам. У остальных участников остается очень мало возможностей оказать влияние на принятие решений, им просто приходится выполнять то, о чем их просят, то есть поддерживать председателя в его начинаниях и исполнять его директивы. Естественно, что продуктивность таких совещаний очень низка;

2) руководителем, который уже позволяет участвовать в принятии решений остальным участникам, хотя зачастую только по второстепенным вопросам. Участники могут высказать во время заседания различные мнения, жалобы и претензии и таким образом повлиять, а точнее, вынудить руководителя принять другое решение. Но в целом последнее слово остается за председателем, и ответственность остальных участников за принятие решений ничтожно мала;

3) стимулятором, который распределяет между участниками совещания функции по контролю и выполнению принятых решений и директив. Председатель поощряет принятие участниками самостоятельных решений, за которые они несут в дальнейшем ответственность. Также председатель такого типа не стесняется максимально использовать способности участников, что помогает добиться высокой и продуктивной групповой работы. Конечные результаты совещания вполне оправдывают способы его проведения. Это один из немногих случаев, в котором цель оправдывает средства.

Также вам следует знать, что существует ряд причин, по которым совещания становятся малоэффективными. И порой вина за неэффективность лежит на председателе и его помощнике.

Лучше подстраховаться от возможных неудач и при подготовке к совещанию учесть следующие пункты: все участники должны быть оповещены о дате, месте, времени проведения совещания, а также получить распечатку повестки дня и необходимых документов; совещание должно всегда начинаться и заканчиваться в назначенное время; избыточное число участников неизменно снизит продуктивность совещания и вынудит потратить намного больше времени, поскольку каждому должна будет предоставиться возможность высказаться; необходимо проследить за письменной фиксацией основных решений, принятых на совещании; нужно регламентировать время выступлений и ограничить количество задаваемых вопросов, сведя их к необходимому минимуму.

Также вам стоит постараться «разговорить» участников совещания. При этом употребляйте поощрительные выражения и акцентируйте внимание на положительных сторонах:

«Очень хорошо, что вы затронули именно этот вопрос...»; «Господин X очень точно заметил, что...»; «Высказанное вами предложение очень ценно, мы все должны его обсудить...»

Как вы уже, наверное, поняли, от председателя зависит очень многое, практически весь заведомый процент эффективности совещания. Председатель может так организовать групповую работу, что предпринятые действия помогут фирме достичь ощутимых достижений или, наоборот, не сделать этого.

Конечно, идеальных председателей нет в природе, но стремиться к тому, чтобы ваши совещания приносили максимум пользы и минимум вреда непременно стоит. Поэтому, если вас избрали председателем, вы должны реально осознавать свои возможности и понимать, почему выбрали именно вас.

Если вашу кандидатуру выдвинули коллеги, то вы вполне можете рассчитывать на их поддержку. Если вы руководите отделом, то вполне закономерно, что именно вас и выдвинут на роль председателя, поскольку вы – «босс», но это вовсе не означает, что вам автоматически удастся провести совещание на высоком профессиональном уровне.