Джон Каунт - Организуй себя

Не позволяйте данной категории отвлекать ваше внимание от задач, входящих в категорию В. Тот факт, что задачи категории С являются срочными, ни в коей мере не делает их более важными. Давайте зададимся вопросом, почему же они относятся к срочным? Зачастую вы можете обнаружить, что они представляют собой попытку некоторых служащих оправдать свое существование или прикрыть свою несостоятельность как специалистов в той или иной области. Такие задачи можно перепоручить или тихонько проигнорировать. Конечно же, в своем решении относительно того, что делать с этими задачами, вам следует руководствоваться политикой организации или подразделения, определяющей положение вашего рабочего места. Если задачи категории С исходят от вашего начальника, который считает их важными и срочными, вам, возможно, придется внести некоторые коррективы в вашу собственную оценку этих задач.

Не следует расходовать свое время и энергию на выполнение задач данной категории. Нередко они используются как самопроизвольно возникающие попытки отвлечения внимания — уважительные причины уклонения от выполнения более важной работы, рассматриваемой с некоторой долей опасения. Постарайтесь распознать их и уделяйте им столько внимания, сколько они того заслуживают, сосредоточив свои основные усилия на выполнении задач, относящихся к другим секторам.

Правило 80:20 было сформулировано итальянским экономистом Вильфредо Парето (Vilfredo Pareto) примерно в 1900 г. Он обнаружил устойчивое явление, заключающееся в том, что 80 % всех богатств той или иной страны контролируется приблизительно 20 % ее населения. С тех пор принцип 80:20 получил широкое распространение в других областях и, в частности, во всех аспектах бизнеса. Особенно широко он применяется в отношении элементов управления. «80 % результата достигаются за счет приложения 20 % усилий». С точностью данной формулировки можно поспорить, но, тем не менее, факт остается фактом. Благодаря концентрации усилий на немногочисленных направлениях деятельности, вместо их распыления на многочисленные тривиальные задачи, вы можете добиться гораздо более впечатляющих результатов.

Первые шаги по направлению к лучшей самоорганизации включают в себя:

· Ясное понимание своей профессиональной и должностной роли в организации

· Постановку ясных целей

· Охват всей производственной картины в целом и по отдельным деталям

· Соблюдения баланса между различными элементами вашей работы

· Определение повседневных приоритетов

Время — категория, отличающаяся от многих других ресурсов тем, что распределяется между людьми равномерно. Все мы имеем в своем распоряжении одинаковое количество времени каждый день. Различия между всеми нами заключаются в том, как мы расходуем свое время и как мы пытаемся «растянуть» его.

Ваша задача по лучшему управлению своим временем заключается как в сокращении количества часов, проводимых на рабочем месте, так и в достижении больших результатов за одинаковое количество часов. Это вопрос упорядочения приоритетов. Вы говорите себе «У меня просто нет на это времени», но на самом деле подразумевается, что что-то другое является для вас более важным, чем-то, о чем вы только что мысленно высказались. Проблема заключается в том, что из-за несовершенного планирования и контроля мы теряем управление нашим временным графиком и нам не удается провести различия между загрузкой времени, дающей высокую отдачу, и загрузкой того же времени, дающей меньшую отдачу. Мы вдруг неожиданно говорим себе, что у нас нет на это времени, имея в виду выполнение важной задачи, потому что мы уже израсходовали слишком много времени на выполнение тривиальной задачи.

В данной главе нам предстоит рассмотреть методы планирования и отслеживания тех задач, на выполнение которых мы должны расходовать свое время. Но, прежде всего, давайте рассмотрим, как вы расходуете свое время сейчас.

Прежде чем приступить к новому режиму планирования вашего времени, небесполезно будет уделить некоторое внимание тому, каким образом вы расходуете его в настоящий момент. Некоторыми программами по управлению для этой цели предлагается в течение нескольких недель вести журнал строгого учета времени. Лично я не вижу в этом необходимости, но, со своей стороны, хотел бы предложить вам в течение нескольких дней провести простое контрольное упражнение.

Цель данного упражнения заключается в повышении вашей осведомленности об относительной важности задач, которые вам предстоит выполнять в течение вашего рабочего дня. Кроме того, данное упражнение поможет вам выявлять те области, на которых вы можете сконцентрировать свои усилия в целях достижения положительного результата. На чистом листе формата А4 воссоздайте диаграмму, с которой вы встретились в главе 1, и пометьте все четыре сектора в соответствии с рис. 2.1.

В течение всего рабочего дня держите этот лист под рукой и отмечайте выполняемые задачи в соответствующем секторе, руководствуясь примером, отображенным на рис. 2. 2.

Заполняйте по одному такому бланку каждый день в течение, как минимум, трех дней и, сравнивая их, постарайтесь ответить на следующие вопросы:

· Возникают ли у меня трудности при попытке различить, какие задачи являются важными, а какие задачи не так важны? Если все-таки они возникают, то, какие шаги я должен предпринять, чтобы ликвидировать для себя путаницу в данном вопросе?

· Приблизительно, какая часть моего времени расходуется в настоящий момент на решение незначительных задач? (Сектора С и D.)

· Что бы я мог сделать, чтобы сократить число задач, появляющихся в вышеупомянутых секторах?

· Достаточно ли времени я уделил решению задач, относящихся к сектору В?

· Как мне увеличить количество времени на решение задач вышеупомянутого сектора?

Если в процессе этого упражнения вы вдруг неожиданно откажетесь или перепоручите выполнение тех задач, которые ранее выполняли сами, другим лицам, значит дело пошло. Это начало процесса лучшей организации вашего времени. В качестве альтернативы заполнению вышеупомянутых бланков в процессе работы вы можете воспользоваться другим методом, который заключается в ретроспективном их заполнении в конце последней рабочей недели.

После того как вы проверили, как расходуется ваше время в настоящий момент, следующий шаг будет заключаться в принятии на вооружение эффективной системы планирования и контроля вашего времени на дни, недели и месяцы вперед.

Вы должны быть способны:

· определять ваши цели;

· определять шаги, которые необходимо предпринять для достижения стоящих перед вами целей;

· разбивать проекты и задания на задачи, их составляющие;

· принимать решения относительно предположительности действий;

· принимать решения относительно сроков завершения задач на протяжении последующих дней и недель;

· определять, чего вам следует добиваться от других, чтобы вы смогли завершить выполнение своих собственных задач.

Вы должны быть способны вести учет:

· ваших контактов;

· ваших совещаний и намеченных встреч;

· того, что вы уже сделали, и того, что вам осталось сделать;

· того, что делается другими людьми в ваших интересах, и к какому времени это должно быть сделано;

· вашей активности при поддержании контактов и развитию новых направлений.

В соответствии с тем, что уже было сказано ранее об охвате всей картины в целом и по отдельным деталям, вам следует осуществлять планирование в различных временных рамках. Относительная важность долгосрочного и краткосрочного планирования будет различаться в зависимости от природы вашей работы. Возможно, вам подойдет планирование времени по следующим трем направлениям. Первым и наиболее общим направлением может стать всеобъемлющий обзор ближайшего трехмесячного периода с учетом основных видов деятельности, направленных на развитие. Вторым направлением является еженедельный обзор, цель которого заключается в определении степени вашей готовности и необходимой подготовки для решения задач с истекающим сроком исполнения. Третье направление представляет собой детальное ежедневное планирование, обеспечивающее достижение баланса между важными и срочными вопросами и задачами, решение которых вносит свой вклад в достижение долгосрочных целей.