Светлана Брунгильд - Управление дебиторской задолженностью

Еще одним путем разрешения конфликтных ситуаций в сфере бизнеса считается обращение в судебно-арбитражные органы. Этот путь кажется самым простым способом устрашения должника. Почему это не так? Что мешает нам верить, будто претензия или угроза судебным разбирательством возымеет действие и мы сократим задолженность?

Общим местом стало рассуждение о том, что долги отдают только тем, кто напоминает. Вторым таким избитым положением является призыв не уговаривать вернуть долг, а требовать. Третьим – в сделке участвуют личности, и, значит, всегда можно договориться. Все это абсолютно правильно. Но что конкретно надо делать? Как начать разговор? Как его вести? Часто, ожидая помощи, мы надеемся, что получим что-то конкретное, осязаемое и применимое на практике, но… «Знал бы прикуп – жил бы в Сочи»!

Почему урегулирование конфликтов проще решить на уровне личных отношений и договоренностей? Как добиться общего взгляда на проблему? Как, находясь постоянно в сфере конфликта, сберечь себе нервы? Как удержаться на острие иглы, где, с одной стороны, понятное желание коммерческого директора «грузить», финансового директора – «вернуть», а торгового представителя – «заработать» и не потерять клиента?

В большинстве коммерческих фирм возвращение долга покупателя – задача менеджера, работающего с этим покупателем. Кредитный отдел воплощает собой таможню, которая «дает добро» или нет. Менеджер поощряется денежной премией за отсутствие просроченной задолженности или штрафуется за ее наличие. Роль кредитного контролера часто выполняет функция компьютерной программы, автоматически запрещающая отгрузку. В помощь менеджерам и торговым представителям, вынужденным вести неравную борьбу с должниками, в книге даются минимальные, но необходимые знания из арсенала всех подразделений предприятия, так или иначе относящиеся к проблеме дебиторской задолженности.

Дебитор – это должник (от латинского слова debitum – долг, обязанность), одна из сторон гражданско-правового обязательства имущественной связи между двумя или более лицами.

Дебиторская задолженность – это сумма долгов, т. е. элемент оборотного капитала, причитающихся организации от юридических или физических лиц. Еще ее называют обездвижением собственных оборотных средств. Возникновение дебиторской задолженности при системе безналичных расчетов представляет собой объективный процесс хозяйственной деятельности предприятия. В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые сложно резко изменить путем принятия того или иного решения, дебиторская задолженность полностью зависит от политики предприятия относительно покупателей и продукции.

По характеру образования дебиторская задолженность делится на нормальную и неоправданную (отсроченную или текущую и просроченную). Неоправданной дебиторской задолженностью считается та, которая возникла в результате нарушения расчетной и финансовой дисциплины, имеющихся недостатков в ведении учета, ослабления контроля за отпуском материальных ценностей, возникновения недостач и хищений (товары отгруженные, но неоплаченные в срок, задолженность по недостачам и хищениям и др.).

Дебиторская задолженность – важный компонент оборотного капитала. Дебиторская задолженность является активом предприятия, который связан с юридическими правами, включая право на владение. Известно, что в составе активов организаций дебиторская задолженность имеет стоимость и играет достаточно важную роль в сфере предпринимательской деятельности. Дебиторская задолженность не обладает функцией товара, следовательно, продаваться может только уступка права требования, а она, в свою очередь, имеет цену лишь в случае появления потребительской стоимости, которая проявляется у покупателя в результате своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, возникшей по другой сделке, а также в случае предотвращения убытков, получения от дебитора выгодных покупателю товаров (услуг), установления контроля над дебитором.

Права на выгоду или потенциальные услуги должны быть законны или иметь юридическое доказательство возможности их получения. Договор купли-продажи позволяет определить вероятную будущую выгоду. Но если покупатель не внесет определенную сумму погашения дебиторской задолженности, то продавец фактически не теряет контроль над ресурсами, то есть потенциальным поступлениям, и, следовательно, актив перестает быть активом.

Нас интересует только выручка от продаж, которая является единственным средством для погашения всех видов кредиторской задолженности.

Основными задачами анализа дебиторской задолженности являются:

• проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе предприятия сумм дебиторской задолженности;

• проверка финансовой дисциплины и соблюдения правил расчетов;

• проверка наличия оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления;

• проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания;

• проверка своевременности и правильности оформления и предъявления претензий дебиторам, а также организация контроля за движением этих дел и проверка порядка организации, взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений;

• разработка рекомендаций по снижению дебиторской задолженности и упорядочению расчетов.

Дебиторская задолженность в своей сути имеет следующие существенные признаки:

• с одной стороны (для дебитора) – она источник бесплатных средств;

• с другой стороны (для кредитора) – это возможность увеличения ареала распространения его продукции, увеличение рынка распространения работ и услуг;

• третий аспект, который обычно не афишируется, – это способ отсрочки налоговых платежей по схеме «взаимных долгов».

Приступая к анализу, нужно, прежде всего, проверить расчеты с дебиторами, а также выяснить, правильно ли отражена дебиторская задолженность в балансе.

• Анализ состояния дебиторской задолженности следует начинать с анализа материалов инвентаризации расчетов с дебиторами.

• Анализ расчетов с дебиторами осуществляется в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах.

• Устанавливаются причины и виновники образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения, а также реальность получения (т. е. имеются ли акты сверки расчетов либо письма, в которых дебиторы признают свою задолженность), не пропущены ли сроки исковой давности (3 года), какие меры принимаются для взыскания задолженности.

• Организуются и проводятся встречные проверки.

На основании анализа составляется справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов, суммы задолженности, указано, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам дебиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

Чаще всего в хозяйственной деятельности предприятия встречаются расчеты с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги. Эта статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе предприятия. При анализе этой дебиторской задолженности необходимо обратить внимание на следующее:

• имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;

• правильно ли получены суммы за отгруженные товаро-материальные ценности.

Установив достоверность дебиторской задолженности, проанализировав данные, нужно проанализировать состав и структуру дебиторской задолженности, дать оценку с точки зрения ее реальной стоимости, распределить дебиторскую задолженность по срокам образования, определить качество и ликвидность этой задолженности.

Анализ общей дебиторской задолженности предприятия проводится по следующим основным этапам:

1. Анализ старения счетов дебиторов. Исходной информацией для его составления являются данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов. При этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения. Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.