Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Для специалиста в области анализа и обработки информации при выборе дела в определенный момент времени имеют значение как минимум три набора динамических факторов, которые я расположил бы примерно в таком порядке.

1. Контекст. Что я могу сделать в этот момент?

2. Тип работы. Я занимаюсь задачей, которую наметил заранее; я выполняю неожиданную срочную задачу или обновляю список дел?

3. Уровень работы. На чем мне следует сфокусироваться? Ответ на полученное по электронной почте письмо; проект, требующий завершения; область ответственности, с которой необходимо что-то сделать; цель, о достижении которой я мечтаю, или предназначение, которому я должен следовать?

Игнорирование любого из этих факторов рискованно. Улучшение управления любым из них означает всплеск энергии.

Совершенство складывается из мелочей, а совершенство – не мелочь.

1. Контекст. Если в связи с отложенной на пятнадцать минут встречей у вас появилось свободное время, держите ли вы под рукой список звонков, которые можно сделать, чтобы уладить все незавершенные дела? Если нет, вы чаще реагируете на происходящее, чем предпринимаете упреждающие действия, а потому внутреннее давление на вас, скорее всего, будет возрастать. Если вы являетесь обладателем такого списка и уверены, что в нем перечислены все звонки, вам легче будет оказаться в «зоне ожидания».

2. Выполнять и ставить задачу, которая должна быть выполнена. Если вы не хотите, чтобы на вас обрушилась лавина из пятисот сообщений электронной почты; если откажетесь выяснять, что они значат и что нужно с ними сделать, ваша энергия немедленно будет перенаправлена в сторону, прямо противоположную вашей работе. И дальнейшие действия, скорее всего, будут определяться желанием всеми способами избежать выполнения этой задачи. Если же вы все-таки разберете входящую почту, понимая, что нужно «расчистить площадку» и освободить внимание для чего-то другого, вы откроете «сезон удач» в своей собственной жизни.

3. Множественные горизонты обязательств. Если вы не поговорите с боссом, супругой или партнером, зная, что давно пора обсудить изменения в своей жизни или карьере, вы окажетесь в фазе сжатия вместо фазы расширения – профессионально, психологически или духовно. Если вы действительно научитесь вовремя договариваться с собой и с окружающими, вы сможете наслаждаться постоянным потоком энергии и сбалансированным фокусом.

Уклониться от исполнения своих обязанностей можно легко, но мы не можем уклониться от последствий такого уклонения.

Вы существуете на многих уровнях. Если вы начнете избегать их, они сыграют с вами злую шутку. Как только вы возьмете на себя ответственность по управлению всеми уровнями своей жизни в равной степени, то сразу же обнаружите, что легче наслаждаться игрой в целом и продолжать расширять ее горизонты.

– Чем вы занялись бы сегодня на работе, окажись у вас тридцать три минуты свободного времени? Готовы ли вы к ситуации, когда возникнет такая возможность?

– Какие переговоры и на каком уровне вы уже должны были провести? Необходимость в каких переговорах еще только назревает?

Скорость и точность – ключевые компоненты эффективного движения в любом из боевых искусств, а расслабление позволяет добиваться максимального контроля и фокусирования. Работают ли эти принципы в других ситуациях? Если вы встревожены, то не сможете с полной самоотдачей ломать доски или крушить кирпичи. В таком состоянии вы вряд ли справитесь с четырьмя противниками, напавшими на вас в темном переулке; едва ли успешно проведете переговоры о сделке или обсудите какие-то важные, значительные для вас вопросы с партнером, супругой или сыном. Так что лучше расслабиться. Выясните, что для вас сейчас является источником стресса, и разберитесь с ним – тоже прямо сейчас, – если сразу хотите стать по-настоящему эффективным на всех уровнях. Быть расслабленным и уметь фокусироваться на том, что перед вами, реагируя не чрезмерно и не недостаточно, может только истинный мастер. В таком контексте появляется шанс достичь фантастических возможностей.

Я когда-то прочел, что история продуктивности – это история личной свободы. Контекст данного замечания заключается в том, что степень индивидуальной свободы в обществе коррелирует с более высокой производительностью в расчете на человека или единицу усилия. Интуитивно это кажется правильным, хотя я и не специалист в этом вопросе. Меня поразило другое: это является чистой правдой в рамках нашего собственного сознания. Чем более свободен и раскрепощен наш разум, тем более креативные результаты мы выдаем. А если у нас в голове присутствуют искусственно созданные ограничители? Как мы можем стать свободными?

Уму, который спокоен, подвластна вся Вселенная.

Полезное определение свободы можно дать, только исходя из принципов достижения этой свободы в главном деле человеческой жизни – то есть в процессе тренировки своих чувств и обретения навыков по управлению всем, что нас окружает.

Большинство людей на самом деле постоянно держат в голове массу мыслей, связанных с работой и личной жизнью. В основном такие мысли непродуктивны: они отвлекают нас и являются источником стресса. Как минимум они становятся ограничителями, если не порабощают нас. Почему это происходит? Разве наш ум – это тиран, контролирующий и наказывающий человека? Нет, он прекрасный, но не особенно сообразительный слуга, со всех ног бросающийся выполнять все обязательства, возникшие в результате наших внутренних договоренностей и обещаний, данных себе и окружающим. Он похож на ребенка, постоянно ноющего и пристающего к нам: «Не забудь – с этим нужно что-то сделать! Нам нужно что-то сделать, а мы еще ничего не сделали!» Et cetera ad nauseam[11]…

К сожалению, эта часть нашей психики не знакома с понятиями прошлого и будущего – она действует так, как если бы все следовало сделать прямо сейчас. Она в любой момент может привлечь наше внимание к проблеме, но обычно это случается тогда, когда мы не в состоянии продуктивно ее решить. К примеру, напоминание о батарейках к нам поступает только тогда, когда они выходят из строя, а не заблаговременно, перед витриной магазина, где они продаются.

Действительно интеллектуальная составляющая нашего сознания (очень сильно отличающаяся от дребезжащего ума) может в нужное время взять на себя контроль. Она способна распознать обязательства и незавершенные дела, решить, что нужно для их завершения, и элегантно провести новые переговоры с собой обо всех вариантах выбора. Она знает, что одновременно можно делать только что-то одно, и признает, что остальные вопросы на этот период будут забыты, – это нормально. Она способна создать все условия для истинной свободы разума, но при этом не может полностью контролировать ситуацию без появления и использования какой-либо внешней, объективной и реальной системы, которая поможет эффективно управлять всеми полученными результатами и действиями.

В ходе своих семинаров я иногда сталкиваюсь с такой реакцией: люди смотрят на мои списки и системы и восклицают: «Ничего себе! Если бы мне пришлось обдумывать и отслеживать все это, я бы не стал продуктивным – я бы просто постоянно терял драгоценное время!» И я могу их понять. Большинство систем, протестированных людьми, неполны или неясны с точки зрения ожидаемых результатов и требуемых следующих действий. Люди, использующие эти ущербные системы, никогда не понимали, что такое настоящая свобода. Так зачем напрягаться? И я бы не стал.

Но если вы на самом деле прислушиваетесь к голосу собственного разума и думаете, как справиться с его опасениями и тревогами (решить, какими должны быть результаты, и предпринять следующие действия, имея напоминания в полноценной системе, которой можно доверять, поскольку она подвергается регулярной ревизии), у вас будет стимул для подобных инвестиций. И тогда вы добьетесь более высокой производительности, достигаемой естественным образом при наличии личной свободы.

– Когда вы в последнее время чувствовали себя максимально свободным человеком? Как вы этого добились? Каким способом вы могли бы добиться этого снова?

– Когда вы чувствовали себя максимально эффективным человеком? Как это связано с вашей способностью концентрироваться?

– Что больше всего провоцирует возникновение постоянного фонового шума в вашей жизни? Как вы могли бы приглушить его?