Алексей Рязанцев - Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней

Шаг 7. Прописать должностные инструкции «как есть». Этот раздел подробно описан в главе 4, поэтому я остановлюсь лишь на том, какие пункты здесь необходимы: название должности, подчиненность (обязательно!); список бизнес-процессов, в которых участвует сотрудник; пошаговый план выполнения задачи в каждом бизнес-процессе. Еще можно прописать систему мотивации, прикрепить приказ о расчете зарплаты, систему премирования/депремирования и добавить формы контроля сотрудников.

Шаг 8. Составление книги продаж. Без нее автоматизировать процессы сложно, если вообще возможно. В книге продаж процесс продаж описывается с разных сторон. Как ее составить, подробно рассказано в главе 6. Можно сказать, что это взаимодополняющие вещи: если вы не опишете технологию продаж, автоматизация будет идти тяжело. В книге продаж вашей компании прописывается вся информация, касающаяся продаж, – о вашей компании и клиентах, как вы продаете и какой продукт, каким образом приходят клиенты, как работают менеджеры, скрипты продаж и как ими пользоваться.

Итак, если вы поняли, что тратите много времени на решение повторяющихся задач, что вам нужно описать и отдать определенные задачи сотрудникам и не заниматься ими самостоятельно, что надо описать процессы бизнеса для легкого масштабирования или упаковки франшизы, эта глава – для вас.

Что такое бизнес-процесс? Это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта (услуги) для потребителей. Немного более сложным языком – это последовательность функций, преобразующих входы в выходы. Входы – то, на чем инициируется процесс (информация, ресурсы, материальные ценности). Выходы – то, что есть на выходе процесса (информация, ресурсы, материальные ценности). Инициатором процесса может стать событие, движение ресурсов, таймер. Или он запускается вручную.

1. Выделить ресурсы на проект по автоматизации – время и деньги. Если у вас нет необходимого запаса времени, кто еще будет заниматься стратегическим развитием? Для этого мы предварительно и делегировали текучку. Деньги понадобятся, так как набивание шишек в бизнесе чего-то стоит. Есть шишки дорогие, а есть дешевые, но они неизбежны: опыт в бизнесе редко бывает бесплатным.

2. Прописать организационную структуру предприятия, в которой будут видны все связи между отделами и кто кому подчиняется.

3. Прописать функциональную структуру. Определить роли в компании и функциональные обязанности каждой роли.

4. Прописать макромодель бизнес-процессов.

5. Выписать все бизнес-процессы.

6. Описать каждый бизнес-процесс «как есть».

7. Оптимизировать процессы и получить их «как должно быть».

8. Создать рабочую группу по реализации оптимизации и описанию бизнес-процессов.

9. Прописать и внедрить новые должностные инструкции.

Цели автоматизации бизнес-процессов

1. Ускорить процессы в бизнесе.

2. Увеличить качество продуктов и сервиса.

3. Свести к минимуму человеческий фактор.

4. Иметь возможность удаленно управлять бизнесом.

5. Удаленно брать управление в свои руки.

6. Легко масштабировать свой бизнес: открывать филиалы и представительства.

7. Упаковать франшизу.

8. Предпродажная подготовка бизнеса.

Освободите время – минимум 8–16 часов в неделю. Это несложно, особенно с учетом того, что вы уже кое-что сделали в данном направлении во время предварительной подготовки к проекту. Отметьте для себя процент времени, которое занимает текучка в работе. Задача руководителя – не заниматься работой в бизнесе, а заниматься работой НАД бизнесом – развитием компании, построением системы. Пока вы будете тратить свое время на подписание бумаг, прием входящих звонков, поиск партнеров и клиентов и тому подобное, ваш бесценный временной ресурс будет урезан почти вдвое, а может, и больше. В сутках 24 часа, и когда-то всем нужно спать. Задача эффективного руководителя – не встать в центре и управлять всеми процессами, чтобы все было завязано на него, а встать сбоку и управлять бизнесом, развивать его как систему (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Схема организации компании, завязанной на руководителе

Рис. 9.2. Схема бизнеса на «автопилоте»

Смысл в том, что нужно запретить себе выполнять определенные задачи: заниматься маркетингом, если у вас есть маркетолог, который получает за это зарплату; все секретарские функции и др. рис. 9.2. Нужно выписать такие задачи и не касаться их. А по части маркетинга достаточно один раз в месяц просматривать таблицу по рекламной эффективности и корректировать бюджет.

9. Организационная структура.

Ее очень удобно нарисовать в виде интеллект-карты в программе MindManager. В ней есть некоторые профессиональные решения, которые реально все упростят. Пропишите, кто является директором, ближайших приближенных к нему лиц, руководителей отделов, сами отделы и каждого подчиненного в них. Каждому звену присвойте подчиненность. Например, программисты подчиняются руководителю отдела внедрения и сопровождения, который в свою очередь подчиняется директору (рис. 9.3).

Задание на 20 минут: пропишите организационную структуру – какова она и как функционирует сейчас, а затем – какой вы ее видите через полгода-год.

10. Функциональная модель.

После того как вы прорисовали организационную структуру, нужно нарисовать функциональную модель. Это делается следующим образом: вы рисуете сеть отделов, прописывая над каждым его задачу. Затем в каждый отдел вносите роли сотрудников, закрепляя за ними определенные функции, которые приведут к успешной работе отдела. И так на всех этапах – от уборщицы (если она есть) до генерального директора. В итоге вы получите функциональную модель вашего бизнеса (рис. 9.4).

Оптимизация бизнеса с помощью организационной и функциональной структуры прежде всего позволяет решить проблему с подчинениями. Иногда задачу сотруднику ставит не его непосредственный руководитель, а человек, который уполномочен ставить задачи. Сотрудник в большинстве случаев задачу не выполняет, аргументируя это тем, что получил задание не от своего прямого начальника. Ваша организационная структура решит эту проблему благодаря тому, что вы систематизируете функционал всех должностей, и будет понятно, кто за что отвечает.

Затем найдите пересекающиеся задачи и функции, которые выполняют несколько сотрудников. Помните, что на этом сильно теряется эффективность! Поэтому нужно назначить на каждую задачу одного ответственного. Также отследите функции, за которые никто не отвечает.