Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

– число активных дней в месяце – 25, суббота и воскресенье – как один день, оставшиеся 2–3 дня отношу на начало нового месяца: планирование, приведение в порядок мелких дел и пр. Выбор этих «круглых» цифр, помимо всего прочего, объясняется простотой расчета эффективности в уме.

Бонус за выполнение задачи придаёт скачкообразный характер эффективности. Так и должно быть в приличной игре. Вот бедные футболисты мучаются, бегают туда-сюда, у одной команды даже преимущество (в активности!) и вдруг – бац, гол! Уже какой-то результат.

Результат спортивный по своей условности ближе к результату личного планирования, чем бизнес-результат. Потерянное время более условно, чем потерянные или приобретенные деньги. Выиграл ты со счетом 3:0 или 1:0, получай свои 3 очка плюс большее или меньшее удовлетворение от игры. А когда-то за победу давали 2 очка, но, как решили законодатели футбольных правил, изменение будет больше стимулировать игроков к победе. Но дальше не пошли, скажем, на то, чтобы прибавлять очки за большее количество голов.

Как я убедился – в планировании бонус – дело тонкое. Слишком маленький – стимулирует к большим затратам активного времени, слишком большой – приводит к неправдоподобному значению эффективности, т. е. более 1,0 по месячным итогам. Вообще для каждого направления деятельности оптимальное значение бонуса будет различным в соответствии со вкусами Организатора (Тайм-менеджера). Но для нашего примера в таблице 5.1 ради простоты установили одинаковый бонус – 20 % от планового времени, выделяемого на каждое направление.

На то или иное дело мы даём столько, сколько оно, по нашему мнению, заслуживает в ряду других. Таким образом, расставляем Приоритет задач ещё до начала их выполнения. Мы ещё не знаем, какие будут Весомости, т. е. потраченное активное время Т, месяц покажет.

После распределения запасов времени по направлениям, для каждой задачи осталось не так много времени. Значит, и ошибки планирования будут не значительными. В любом случае, на стадии начала месячного планирования неточное определение времени на задачу не имеет значения. Несколько месяцев планирования – и опыт поможет решить эту проблему.

1. Наработка активного времени за день вносится в столбцы D … G… в чётных строках – 2,4,6,8. Суммарная наработка ΣТ подсчитывается в столбце B. Так, для направления РБТ на 4-й день

ΣТ = 3,5 + 2 + 4,2 + 2,6 = 12,3

Или по формуле таблицы Excel

ΣТ = СУММ (D2:G2)

Аналогично в строках 4 … 9 заполняем ячейки данными хронометража по наработке для других направлений. В компьютерном варианте обновление данных не создаёт проблем. А в программе Excel, кроме того, автоматически заполняются ячейки результатами вычислений по формулам. В бумажном варианте, очевидно, придётся дополнить таблицу 5.1 примечаниями с промежуточными данными.

2. 10-я строка – ежедневная суммарная наработка по всем направлениям; так, для 1-го дня

Т = СУММ(D2;D4;D6;D8) = 3,5 + 1,5 + 1,5 + 1,2 = 7,7

По всем направлениям – ячейка B10

ΣТ = 7,7 + 5,6 + 8,9 + 7,0 = 29,2

3. Маршрутное время дня вычисляется в 11-й строке как сумма активного времени с учетом коэффициента Мерфи Km = 0,8. Так для 1-го дня, ячейка D11

tm = Kmt = 0,8 · t = 7,7 · 0,8 = 6,1.

Общее маршрутное время Tm = 29,2 · 0,8 = 23,2 (ячейка B11). Коэффициент Km = 0,8 здесь принят одинаковым для всех направлений. Для более тонкой настройки его значение можно разнообразить, исходя из специфики направлений.

4. Бонусы Tf  вносятся в нечетных строках 3,5,7,9 по мере выполнения запланированного этапа задачи, завершенные этапы отмечаются заливкой ячейки бонуса, в данном случае серой краской. Для 1-го дня направления РБТ бонус Tf  = 2 (Ячейка D3, выполнение задачи 1)Плн). Для всех направлений 1-го дня

Tf = СУММ(D3;D5;D7;D9) = 2, ячейка D12

5. Эффективное время дня в 13-й строфе te= tm+ tf. Например, для второго дня te= 4,4 + 3 = 7,4 (ячейка E13), за 4 дня – ячейка C13

Te = Tm + Tf = СУММ(D13:G13) = 8,1 + 7,4 + 7,1 + 8,6 = 31,2

6. Дневная эффективность e = te/tc – в 14-й строке. Для второго дня e = E13/8 G14 = 7,4/8 = 0,92 (при дневной норме ресурса активного времени Тс = 8 ч)

7. Общая, или средняя, эффективность Е для n-го дня подсчитывается в 15-й строке как средняя эффективность, начиная с первого дня

E = (e1 + e2 +…+en)/n

Для 4-го дня E = (1,01 + 0,92 + 0,88 + 1,07)/4 = 0,97

Таким образом, значение Е на данный день дает нам общую оценку деятельности по всем направлениям.

8. Наконец, последняя характеристика – количество эффективных дней в 13-й строке, показывает наглядно серой заливкой, на каком отрезке пути к завершению плана мы находимся. После окончания четвертого дня мы «прошли» целых три дня

De = E · D = 0,97 · 4 ~ 3

Основное назначение годового плана – распорядиться в первом приближении годовыми запасами времени в соответствии с поставленными целями. Желательно в годовом плане сохранить структуру такую же, как и в месячных планах, особенно направления нашей деятельности. Только в годовом плане, будут не кратковременные задачи, а проекты с их этапами, не дни, а месяцы.

Сохранение структуры планов (главным образом, количества направлений деятельности) нужно для того, чтобы мы могли видеть перед собой картину своей работы в длительном временном разрезе, т. е. для нашей личной статистики, самооценки, стимулирования успешной работы в текущем году и поддержания постоянного интереса к жизни. Одно дело, когда «Алания» однажды стала чемпионом России по футболу, и совсем другое – многократные чемпионы «Спартак» и «Зенит». Сравнение годовых итогов покажет нам, когда мы были чемпионами, и есть ли надежды на будущее.

По большому счету, сохранение количества направлений – вопрос не принципиальный. Мне, например, приходилось менять структуру направлений неоднократно. Ну, потратим на изменение структуры и статистики исторических достижений часа три.

Имея данные о величине месячной эффективности по результатам месячных планов, посмотрим, каковы итоги прошлых «спортивных» сезонов (Диаграммы 5.1, 5.2).