Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Известный совет: не приступай ко второму делу, не закончив первого. Действительно, если выполнять дело № 1 до тех пор, пока оно будет не кончено, это увеличивает производительность труда по этому делу, сокращает время на подготовительные этапы, но:

– до дела № 2 можно и не добраться;

– втянувшись в дело № 1, не заметишь, как его сократить: все в нем кажется важным, так что даже в периоды стрессовых ситуаций можно включать свой асинхронный режим: подумать, оглядеться.

Позвольте, возразят нам люди, отравленные здравым смыслом, – если не побежать за уходящим трамваем, можно и опоздать. Но можно и угодить под колеса попутного транспорта. На одной чаше весов – опоздание на 10 минут, а на другой – вся оставшаяся жизнь.

Собственно, управление временем – это «тихая игра», сопоставимая с компьютерными играми, где вы набираете очки и подводите итоги, определяя свой рейтинг в конце каждого периода.

Ежедневное время игры составляет 10–20 минут (не обязательно каждый день, ведь мы в асинхронном режиме!), ежемесячное – 3–4 часа. Если же подведение итогов идет в полуавтоматическом режиме, например, в программе Excel, иногда не терпится ввести данные, не дожидаясь конца дня. Как там очередное приращение эффективности Е изменит мой график?

Наибольший результат зависит не только от количества затраченного времени, но и повышения навыков его рационального использования, вашего «спортивного» мастерства.

Однако имеется существенное отличие от таких игр, как карточные, компьютерные, шахматные и пр. Эти игры замкнуты сами в себе, хотя повышение результатов для игроков-профессионалов делает иногда игру солидным средством к существованию. СПК имеет двустороннюю связь с жизнью иного рода:

• прямая связь (деловая, утилитарная) – управление временем позволяет решать жизненные цели, а также совмещать приятное с полезным;

• обратная связь (игровая) – отражение жизни в системе управления временем делает ее Игрой.

Автор – не сторонник жесткого, «синхронного» режима, хронометража, длинных списков необходимых срочных дел, четких компьютерных программ планирования и контроля, короче того состояния, когда обстоятельства начинают управлять нами. Он – за то, чтобы мы сами управляли временем в свободном, «асинхронном» режиме.

Рассмотрим некоторые ситуации игры в СПК.

Ситуация 1. Конец января, январские итоги подведены. Составлен план на февраль, до начала которого имеется два-три «вольных дня».

Действия. Если нет срочной задачи, делаем все, что захотим, расслабление. Если при этом под руку попадают некоторые плановые задачи, выполняем их с удовольствием, ибо это задел на будущий месяц. Срочная задача также не вызывает планового напряжения, можно ею только и заниматься без досады, что ты упускаешь нечто важное.

Ситуация 2. Начало февраля: у нас достаточно запасов по всем направлениям.

Действия. Спокойная работа по всем направлениям. В первые дни особенно высокое значение эффективности за счет задела от прошлого месяца.

Ситуация 3.1. Середина февраля.

Подходят сроки выполнения некоторых задач, а выделенное плановое время Тпна них исчерпано.

Действия. Берем недостающее время от других задач своего или, в крайнем случае, «чужого» направления. Можно подумать о делегировании части вопросов, если это возможно.

3.2. Если эффективное время Те направления больше активного Т,рассмотрим возможность уделить время на повышение качества и уравняем их. Когда Те постоянно меньше Т подумаем об изменении нормативов со следующего месяца.

Ситуация 4. Конец февраля.

Напряжение увеличивается, основная задача месяца не решена, исчерпан весь резерв времени, за исключением незаменимых задач.

Действия. Увеличить усилия по решению основной задачи. Смириться с тем, что критерий эффективности E = Те/Тc по итогам месяца будет ниже единицы. Зато активность высока.

Нетерпение: в конце месяца желание скорее подвести итоги из-за медленного продвижения и составить новый план.

Излишняя мотивация загоняет в классический тупик: неужели я этого хотел?

Или снять напряжение: подвести итоги месяца раньше и начать работать в счет следующего месяца. Попробуйте войти внутрь Игры, гарантирую: это на всю жизнь. Хотя ваши правила (ограничения!) и комбинации в Игре могут быть совсем иными, но они должны быть.

Американский писатель Вашингтон Ирвинг сказал: «Великие люди ставят перед собой цели, остальные следуют своим желаниям». Добавлю: есть еще плодотворные, они совмещают то и другое.

Мы рассмотрели СПК с четырех сторон, которые определяются ее базовыми основами.

Первая сторона – системный подход. Это управление единой системой – собственной неповторимой жизнью, в которой все взаимосвязано временем. Это не только научный, но и подход здравого смысла в противоположность узкоспециализированному.

Настоящая персональная система управления временем слагается из формирования личностью:

• ценностей жизни, того, что особенно дорого, но осмыслено, возможно, через годы;

• целевых установок, того, что мы добиваемся, преодолевая все новые и новые рубежи;

• сближения приоритетов деятельности с весомостями, т. е. затратами времени;

• эффективного взаимодействия между различными видами деятельности;

• структуры деятельности, определяющей ее иерархию – разделы, направления и пути;

Вторая сторона – организационная, операционный менеджмент, т. е. управление:

• самим собой;

• своим временем как некоторым запасом;

• операционным преобразованием запасов времени в определенные результаты;

• балансом видов деятельности, распределением, упорядочением работ;

• благоприятным сочетанием эффективности и рациональности, достижением цели и снижением затрат времени.

Третья сторона – психологическая, мотивация личности.

Это управление:

• все возрастающими потребностями личности, гармонизация интересов с помощью разумного распределения времени;

• по достижению стабильного режима жизни, когда мы знаем, что проходим именно тот путь, который намечен;

• по реализации стремления личности к самовоплощению заложенных в ней способностей;