Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Сообщение выходило далеко за рамки сокращения числа рабочих мест. Стратегические изменения были направлены на защиту бизнеса, сохранение конкурентных преимуществ и предупреждение новых рисков. Однако после презентации самой обсуждаемой в кулуарах темой неизбежно становилось сохранение работы. Мы понимали, что должны спланировать структуру истории до мелочей, чтобы охватить и сделать понятными все ключевые моменты.

После длительного обсуждения презентации с председателем совета директоров и его коллегами мы посоветовали сделать презентацию как можно более короткой и сфокусированной. Не было никакого смысла перегружать аудиторию информацией. Структура презентации должна была дать докладчикам возможность быстро поместить предполагаемые изменения в контекст, а затем перейти к сути – к тому, чем все это чревато для слушателей. Мы были настроены сделать самую ориентированную на аудиторию внутреннюю презентацию за всю историю компании.

Понятно, что за изменениями такого масштаба стоят огромные количества факторов, данных и обоснований. Какими бы тяжелыми ни были последствия для тех, кому было суждено потерять работу, новый стратегический подход был абсолютно необходим, чтобы справиться с будущими рыночными трудностями. И у нашего заказчика был контент, позволяющий это доказать.

Однако мы согласились с тем, что неизбежная эмоциональная реакция аудитории «заглушит» немалую часть нашего контента. В лучшем случае слушатели просто проигнорируют его, а в худшем – поймут неправильно.

Поэтому мы рекомендовали использовать для коммуникации презентационный микс. Начать следовало с краткого изложения новой стратегии (включая неоднозначные элементы) в ходе выступления. Более объемный и подробный бумажный документ должен был служить поддержкой – докладчик мог ссылаться на него, подчеркивая моменты, к которым слушателям стоит вернуться после презентации. Далее были запланированы сессии в форме «Вопрос – ответ» по подразделениям, совмещенные с выступлениями отдела по работе с персоналом.

Характер материала презентации и наличие бумажного документа с обилием текста подталкивали нас к тому, чтобы сделать слайды максимально наглядными везде, где это возможно. Простые визуальные образы, иллюстрирующие изменения и их последствия, должны были заинтересовать слушателей, даже если их внимание занято чем-то другим.

Попутно мы осознали интересную закономерность: сильный эмоциональный настрой аудитории снижал значимость мощного визуального подтекста по сравнению с обычной презентацией. Тема выступления сама по себе гарантировала эмоциональную вовлеченность аудитории.

Визуальные материалы для бумажного документа также были сделаны не очень броскими. Назначение документа состояло в том, чтобы предложить достаточное количество подробностей и контента, подкрепляющего основную историю, так что мы постарались сделать навигацию как можно более простой.

Презентация должна была проводиться по всей компании последовательно, сверху вниз – от председателя к его непосредственным подчиненным и руководителям подразделений. Деликатность ее темы, а также большое количество докладчиков потребовали проведения тренингов в трех офисах компании.

Донести эмоциональное сообщение с использованием презентационного микса – это, безусловно, искусство. Поэтому мы потратили некоторое время на то, чтобы добиться готовности и уверенности всех сторон, и только после этого объявили о мероприятии.

Несмотря на сложность темы, все участники сошлись на том, что проект завершился успешно. Благодаря ясности ключевого сообщения все, кого затрагивали предстоявшие изменения, понимали, как это скажется на них и какие шаги следует предпринять. Это позволило избежать расползания ложной информации внутри компании и за ее пределами (знаете игру «Испорченный телефон»?).

Компания осталась одним из основных игроков в своей отрасли и сумела сохранить силу и работоспособность, несмотря на сложности в экономике.

Наши планы порой с треском рушатся в самых разных областях нашей жизни, и презентации здесь не исключение. Внезапно на пути возникают преграды – и все идет наперекосяк.

Например, ваш коллега заболел накануне большой презентации и надеется, что вы примете удар на себя. Или ваш начальник вежливо просит вас поделиться своими мыслями по какому-то вопросу на ближайшем собрании правления… которое состоится через два дня. Черт возьми, может даже случиться так, что вы, прочитав эту книгу за несколько дней до важного выступления, осознали, что подготовленный материал никуда не годится. (Если с вами случилось именно это, приношу свои извинения. Но это для вашего же блага!)

По какой бы причине вам ни пришлось бегать по офису с ошалелым взглядом, бормоча себе под нос: «Тепловая карта аудитории… визуальный подтекст…» – перестаньте паниковать. Вот несколько приемов на тот случай, если жизнь подставила вам подножку в подготовке презентации.

Примечание. Каждый из этих приемов предполагает, что вы проводите презентацию с помощью визуального материала, используя PowerPoint, Prezi или что-то подобное. Как обычно, выбор подхода к демонстрации наглядного материал (ноутбук, планшет, бумажный документ) определяется вашей аудиторией.

Посмотрим правде в глаза: за 4 часа мало что можно сделать, чтобы исправить плохо подготовленную презентацию. На самом деле самое худшее может произойти как раз в том случае, если вы сейчас попытаетесь поменять слишком многое. Примите как данность: у вас по большому счету нет другого выбора, кроме как извлечь максимум из того, что у вас уже есть.

Порепетируйте выступление перед зеркалом как можно дольше. Времени мало, но так вы по крайней мере будете уверены в том, что хорошо знаете все элементы своей презентации.

Возможно, вы чувствуете себя не в своей тарелке, но 24 часов на самом деле достаточно, чтобы как следует причесать презентацию и сделать ее намного увлекательнее. Да, она не станет так же эффективна, как полностью оптимизированная презентация, однако будет во многих отношениях вполне работоспособна. Главное – четко определить приоритеты.